Recorrência: como configurar a cobrança que se repete
Locação e assinatura usam o mesmo motor de recorrência. São quatro campos, e entender os quatro resolve quase toda dúvida de "a fatura não saiu".
1. PRÓXIMO VENCIMENTO
A data da próxima cobrança. É o relógio do contrato: tudo se conta a partir dela.
2. GERAR FATURA — com quanta antecedência
Quando a fatura deve ser criada, em relação ao vencimento: no dia do vencimento, 1, 3 ou 5 dias antes, uma semana antes, 10, 15 ou 21 dias antes, ou 1 mês antes.
Esse é o campo mais mal-entendido. Ele não muda quando o cliente PAGA — muda quando o documento NASCE. Quem emite boleto precisa de antecedência: boleto gerado no dia do vencimento chega tarde demais.
3. REPETIR — de quanto em quanto tempo
A cada 1 dia, 7 dias, 15 dias, 20 dias, 1 mês, 2 meses, 3 meses, 6 meses ou 1 ano.
Mensalidade é "a cada 1 mês". Contrato trimestral é "a cada 3 meses". Diária de equipamento é "a cada 1 dia".
4. QUANTAS VEZES — até quando
- Para sempre — roda sem fim, até alguém encerrar. É a mensalidade clássica.
- Até a data — roda até o dia que você marcar.
- Algumas vezes — um número fixo de cobranças e para.
ENVIAR POR E-MAIL
Três opções: não enviar, enviar o lembrete de pagamento junto com o boleto, ou enviar somente o lembrete. Quem não usa boleto escolhe a terceira.
GERAR A PRIMEIRA AGORA
Há uma caixa "Desejo gerar a próxima fatura agora mesmo!" ao salvar. Marque quando o cliente já deve a primeira parcela; deixe desmarcada quando a cobrança só começa no próximo ciclo.
QUANDO A FATURA NÃO SAI
Nesta ordem:
1. A situação — contrato finalizado, cancelado ou pausado não gera.
2. O próximo vencimento — se ficou no passado ou não avançou, o ciclo travou.
3. O Quantas vezes — se era "Algumas vezes", pode ter chegado ao fim.
4. A antecedência — talvez ainda não chegou o dia de gerar.
A fatura gerada vira conta a receber no Financeiro. É lá que se confere se foi paga.