Assinatura Digital: visão geral do aplicativo e onde está cada resposta
O QUE É ESTA FONTE
Esta é a visão geral da Assinatura Digital. Ela explica o que o aplicativo faz, o fluxo inteiro e o vocabulário, e diz em qual fonte está cada resposta. É o índice da pasta: use para situar a conversa e mande a resposta detalhada para a fonte certa, porque é lá que o detalhe fica atualizado. Nada aqui substitui a fonte específica.
O QUE O APLICATIVO FAZ
O aplicativo de Assinatura Digital envia documentos para serem assinados eletronicamente, com validade jurídica e rastro de quem assinou, quando e de onde.
Onde ele muda a rotina: contrato de serviço, contrato de locação, aprovação de orçamento de valor alto e autorização de ordem de serviço. Deixa de depender de imprimir, assinar, digitalizar e devolver — que é onde o negócio esfria.
NÃO CONFUNDA COM O CERTIFICADO DIGITAL DA NOTA FISCAL
É a confusão mais frequente e vale desfazer antes de responder qualquer coisa. O certificado digital da nota assina documento fiscal perante a SEFAZ. A assinatura digital daqui é para documento comercial entre você e o seu cliente: contrato, proposta, autorização, termo. São coisas diferentes. Se a dúvida é nota rejeitada, senha do certificado da nota ou validade dele, o assunto é fiscal e não é este aplicativo.
Existe, por outro lado, certificado digital DENTRO deste aplicativo: o que o sistema aplica sozinho sobre o arquivo assinado e o que o próprio signatário usa para assinar. São três certificados ao todo, e eles têm fonte própria — não responda de memória.
O FLUXO, DO INÍCIO AO FIM
1. o documento entra no aplicativo;
2. você indica os signatários, as pessoas que vão assinar;
3. cada signatário recebe um link, pelo canal escolhido para ele;
4. quem abre o link assina, ou recusa quando o documento foi criado permitindo recusa;
5. quando todos assinam, o documento fica com situação Assinado e o arquivo assinado fica disponível.
O envio acontece no CADASTRO do documento. Não existe rascunho, e a ação Confirmar documento não é o envio — esse ponto já gerou orientação errada aqui dentro e tem fonte de correção própria.
DE ONDE O DOCUMENTO PODE NASCER
São três caminhos, e a lista é fechada.
Arquivo enviado por você. É o caminho manual, o mais conhecido.
Registro do ERP. Você parte de uma venda, de uma compra, de um contrato, e o documento já nasce com o PDF e o signatário preenchidos. Esse caminho tem duas formas: você pede na mão, ou a própria situação do registro gera sozinha.
Modelo. O texto já está pronto. O modelo tem dois usos: por você, de dentro do sistema, e por um link público, em que a própria pessoa preenche os campos e assina na hora.
Não reduza modelo a "link": são dois usos do mesmo modelo, e eles se comportam diferente.
O NOME DO ITEM MUDA DE UMA TELA PARA A OUTRA
Quando o documento nasce de um registro, o caminho é sempre o mesmo — na listagem daquele registro, no menu de ações da linha (o botão de três pontinhos, ⋮, ao lado da lupa e do lápis) —, mas o nome do item não é, e é por isso que tanta gente diz que "não tem essa opção aqui".
Em vendas, orçamentos e ordens de serviço o item chama e-Assinatura e fica dentro do grupo Gerar do menu; depois que o documento existe, ele sai de Gerar e aparece "Ver assinatura", solto no menu. Essas três telas têm ainda a coluna e-Assinatura na listagem, com a situação do documento: clicar nela abre o documento ("Ver a assinatura digital") ou, sem documento, mostra "Sem assinatura" com a dica "Solicitar assinatura digital". Na visualização desses registros há também a aba e-Assinatura. Só o cartão do quadro (kanban) de ordens de serviço usa outros nomes: "Solicitar e-Assinatura" e "Ver e-Assinatura".
Em compras, cotações, contratos de serviço e locações o item chama Solicitar assinatura, e vira Ver assinatura depois que o documento existe (em compras, dentro do grupo Documentos do menu).
Em serviço recorrente existe só o item e-Assinatura, dentro de Gerar, e só enquanto aquele registro ainda não tem documento.
Nas listagens que têm ação em massa, o botão do topo chama Gerar e-Assinaturas.
Se o item não aparece na linha de jeito nenhum, o assunto deixa de ser o nome do botão e passa a ser permissão e acesso ao aplicativo — que tem fonte própria, listada no final.
O MENU DO APLICATIVO
Início, Documentos, Modelos, Contatos, Relatórios e Configurações.
Documentos é o que foi enviado e em que pé está, e é também onde ficam as pastas. Contatos é o cadastro de signatários do próprio aplicativo, com base própria — não é o cadastro de clientes do ERP. Modelos são documentos prontos com campos a preencher, para o que se repete. Relatórios traz volume por período e por signatário.
Acesso: Meus aplicativos › Ver todos os aplicativos › Assinatura Digital.
TELAS QUE ABREM DENTRO DO APLICATIVO E SÃO DO ERP
Este é o detalhe que mais economiza tempo. Configurações, Clientes, Colunas, Planos e Exclusão de dados abrem por dentro do aplicativo, mas são telas do próprio sistema. Trate cada uma como tela do ERP e responda pelas fontes do ERP.
O mesmo vale para criar e editar usuário, grupo e permissão: quem faz isso é o ERP. O aplicativo apenas lê a permissão já gravada. E o cadastro de cliente, de vendedor e de técnico, de onde saem os e-mails dos signatários do caminho automático, também é do ERP.
PASTA NÃO SERVE SÓ PARA ORGANIZAR
As pastas ficam em Documentos e ajudam a organizar, mas elas também controlam quem enxerga o quê. Pasta sem nenhum usuário vinculado é aberta; no instante em que você vincula um usuário, ela vira restrita. Nunca responda que pasta serve só para organizar.
DOIS CÓDIGOS DE 6 DÍGITOS DIFERENTES
Saiba de qual o cliente está falando antes de explicar regra nenhuma, porque as regras dos dois são opostas.
Um é o token de autenticação do signatário no documento, pedido na hora de assinar.
O outro é o código de acesso da Área do assinante, a tela em que o signatário acompanha os documentos dele.
Nunca peça, repita nem confirme código, token, link com hash ou senha na conversa.
ONDE ESTÁ CADA RESPOSTA
Situações do documento, as cinco: fonte 215.
O signatário não recebeu o link, reenvio e canais alternativos: fonte 216.
Expiração, cancelamento e exclusão do documento: fonte 217.
Saldo da carteira, o que consome e como recarregar: fonte 221.
Quem envia de verdade e por que Confirmar documento não envia nada: fonte 1571.
De quem está pendente: as nove situações do signatário, as quatro funções e como ler o histórico: fonte 1307.
O que acontece quando o signatário abre o link, assina ou recusa, e como o arquivo assinado é montado: fonte 1308.
Assinar com certificado digital — o do signatário (.pfx, .p12 e WebPKI) e o do sistema: fonte 1573.
Token de 6 dígitos, selfie e foto do documento: fonte 1303.
Lembrete automático de assinatura: fonte 1311.
Documento gerado de registro do ERP, de modelo e pelo link compartilhado: fonte 1312.
Documento gerado sozinho pela situação do pedido ou do contrato, a fila e quem vira signatário: fonte 1576.
Resumo do documento e mensagem do convite geradas por IA: fonte 1572.
Conferir se o documento assinado é autêntico — Número, hash, QR Code e Relatório de Assinaturas: fonte 1577.
O que dá para automatizar pela API do aplicativo: fonte 1582.
O que cada caixa da tela de permissões libera: fonte 1469.
Quem enxerga o quê — pastas restritas, loja, exclusão em massa e acesso ao aplicativo: fonte 1313.
Área do assinante, a tela do signatário: fonte 1309.
Não encontrou o aplicativo em Meus aplicativos: fonte 1231.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
O erro mais caro aqui não é técnico, é responder pela fonte errada. Quatro casos reais.
Tratar dúvida de certificado digital da nota fiscal como se fosse assinatura digital. São produtos diferentes; a resposta sai inteira errada.
Responder sobre a Área do assinante com as regras do token do documento, ou o contrário. São dois códigos, com prazos e regras que não se parecem.
Explicar Configurações, Clientes, Colunas, Planos ou Exclusão de dados como se fossem telas do aplicativo. São telas do ERP e têm fontes próprias.
Mandar o cliente clicar em Confirmar documento para o documento sair. Confirmar não envia; quem envia é o cadastro.
Sobre validade jurídica, fique no que está aqui: assinatura eletrônica com rastro de quem assinou, quando e de onde. Interpretar o conteúdo do contrato é matéria de advogado — não opine.