Assinatura Digital: documento gerado pela situação — a fila e quem vira signatário
Esta fonte trata do caminho automático: o documento que nasce sozinho quando o pedido ou o contrato entra numa situação configurada para gerar assinatura. Duas coisas costumam ser entendidas errado aqui: quem assina, e quando o documento aparece.
QUEM ASSINA QUEM DECIDE É A SITUAÇÃO, NÃO É SEMPRE O CLIENTE
Na situação existe o campo Assinatura digital, com duas opções, e a lista é fechada: Não gerar assinatura e Gerar assinatura.
Escolhida a segunda, abre a janela Gerenciar assinatura digital. Ali você liga as chaves dos signatários e escolhe a pasta. As chaves são três, e a lista é fechada: Cliente, Vendedor e Técnico. Técnico só existe e só vale na ordem de serviço. Em contrato de serviço, locação e serviço recorrente há apenas Cliente e Vendedor. A janela já abre com Cliente ligado.
O que cada chave faz na hora da geração:
Cliente ligado: o cliente do registro entra como signatário. Cliente desligado: o cliente é REMOVIDO da lista. Não é "além do cliente" — sem essa chave ele não assina.
Vendedor ligado: entra o vendedor do registro, com o e-mail do cadastro dele e, se estiver vazio, o e-mail secundário. Se o registro não tem vendedor, ninguém é acrescentado.
Técnico ligado: entra o técnico, mesma regra de e-mail, e só se o pedido for ordem de serviço.
Se você marcar Gerar assinatura e não ligar nenhuma chave, a tela avisa: "É necessário adicionar ao menos um signatário para gerar a assinatura digital." e reabre a janela. Se ainda assim a situação ficar sem signatário nenhum, a geração assume o cliente.
A pasta escolhida nessa janela é a pasta em que o documento nasce. Sem pasta escolhida, ele nasce fora de qualquer pasta.
A área de assinatura é posicionada sozinha, dividida pela quantidade de signatários. Nesse caminho você não escolhe onde ela fica.
NÃO É NA HORA: EXISTE UMA FILA
Trocar a situação não cria o documento na hora. O sistema apenas marca o registro como pendente e agenda uma rotina para aquela loja.
Enquanto o registro está na fila, a própria listagem avisa: "Você possui 1 venda com assinatura digital em processo de geração, em breve será concluído." O texto acompanha a tela — venda, orçamento, ordem de serviço, contrato, locação, assinatura.
A rotina roda por loja e processa até 10 pedidos e 10 contratos por rodada. Quando o que sobrou na fila cabe numa rodada só, ela se desagenda sozinha, e volta a ser agendada na próxima vez que alguém enfileirar algo.
Por isso, diante de "mudei a situação e o documento não apareceu", o certo é esperar a rodada e conferir depois na listagem, ou em Documentos do aplicativo.
O que enfileira: cadastrar o registro já numa situação que gera assinatura e alterar a situação — isso vale para venda, orçamento, ordem de serviço, contrato de serviço, locação e serviço recorrente. Editar o registro e trocar a situação por dentro do formulário também enfileira, mas só em venda e em ordem de serviço; em orçamento e nos contratos, não.
A ação em massa Gerar e-Assinaturas, das listagens, usa exatamente a mesma fila — também não é instantânea. Duas diferenças: os signatários e a pasta marcados naquela janela SUBSTITUEM o que está na situação, só para aquele lote (e ficam guardados como sugestão para a próxima vez); e os registros que já têm documento vinculado saem sozinhos da seleção.
SE FALHAR NO MEIO, NÃO TENTA DE NOVO SOZINHO
A fila apaga a marca de pendente ANTES de processar. Isso protege contra gerar dois documentos para o mesmo registro, mas tem um preço: se a geração falhar, aquele registro não volta para a fila sozinho.
Em venda, orçamento e ordem de serviço o erro aparece na tela: na coluna e-Assinatura da listagem o registro fica com um selo vermelho Falhou, e passando o mouse por cima você lê o motivo — signatário sem e-mail, usuário que cadastrou o pedido sem e-mail, recurso de assinatura digital não liberado no plano da loja.
Em contrato de serviço, locação e serviço recorrente esse selo não existe: a listagem não mostra o motivo da falha. Ali, o caminho é conferir os e-mails dos signatários e mandar gerar de novo.
O motivo, porém, é sempre gravado. Em todos os casos, pedido ou contrato, o sistema grava a falha como uma observação de evento no próprio registro, e é dela que sai o texto do selo. Em contrato, locação e serviço recorrente essa observação existe do mesmo jeito, só não aparece na listagem — quando a conversa empacar, é o que o time técnico consegue consultar. E, assim que uma tentativa posterior dá certo, essa observação de erro é apagada: registro que gerou o documento não guarda mais o erro antigo.
Para tentar de novo, em qualquer um dos casos: mude a situação outra vez ou use a ação em massa.
DOIS SIGNATÁRIOS COM O MESMO E-MAIL VIRAM UM SÓ
Antes de criar o documento, o sistema compara os e-mails da lista. E-mail repetido é descartado, em silêncio, e fica só o primeiro.
Acontece direto quando o e-mail do vendedor é o mesmo do cliente, ou quando os dois usam o e-mail da empresa. O documento sai com um signatário só e sem aviso nenhum. Se era para os dois assinarem, cada um precisa de um e-mail próprio no cadastro.
Duas mensagens fecham essa validação. "Não há signatários válidos para assinatura." quer dizer que não sobrou ninguém. "O contato Fulano não possui e-mail!" quer dizer que alguém da lista está sem e-mail.
Um caso merece atenção: se a situação da ordem de serviço tem Técnico ligado e a OS não tem técnico preenchido, a geração falha e a mensagem sai com o nome em branco. É esse o motivo de aparecer "O contato não possui e-mail!" sem nome nenhum.
Os e-mails vêm do ERP: o do cliente, no cadastro do cliente; os do vendedor e do técnico, no cadastro do usuário. É lá que se corrige.
O ANDAMENTO APARECE NA PRÓPRIA LISTAGEM DO ERP
Nas listagens de venda, orçamento e ordem de serviço existe a coluna e-Assinatura. Nela cada registro mostra a situação do documento vinculado, com nome e cor, e o selo leva direto ao documento. Registro sem documento mostra Sem assinatura, e esse selo abre a criação manual do documento para aquele registro.
Três detalhes que geram dúvida:
A coluna e-Assinatura não é fixa: ela só aparece quando algum registro daquela página tem documento vinculado ou tem um erro de geração registrado.
A situação mostrada ali é a do DOCUMENTO inteiro — Em andamento, Assinado, Expirado, Cancelado ou Recusado. Quem já assinou e quem falta é outro assunto, tratado na fonte de situação por signatário.
A consulta respeita o acesso do usuário: documento de loja a que ele não tem acesso não aparece na coluna.
Nas listagens de contrato de serviço e de locação não há coluna: o que chega é só a existência do documento, que vira a opção Ver assinatura no menu do registro. Na listagem de serviço recorrente (assinaturas) nem isso aparece.
ENQUANTO HOUVER DOCUMENTO VINCULADO
O registro do ERP não pode ser editado: "Não é possível editar esse registro, pois existe documento digital vinculado ao mesmo." Esse bloqueio vale para venda, orçamento, ordem de serviço, contrato de serviço e locação. Serviço recorrente não é bloqueado.
E a fila não gera um segundo documento para o mesmo registro: ela verifica o vínculo antes, avisa que já existe assinatura digital vinculada e para por ali.
Cancelar ou excluir o documento desfaz o vínculo e libera a edição. Documento já assinado não é cancelado nem excluído — nesse caso o registro segue travado.
O PDF DO PEDIDO SAI SEM A LINHA DE ASSINATURA À MÃO
No caminho automático de pedido — venda, orçamento, ordem de serviço — o PDF anexado é a impressão do registro pedida com a área da assinatura manual em branco. O espaço fica reservado para a assinatura eletrônica. Isso vale para o layout padrão de impressão; se a sua empresa usa um layout personalizado, vale conferir como ele sai.
Nos contratos isso não acontece: a impressão sai como sempre, com a linha de assinatura à mão que o layout tiver. Não é erro de configuração sua.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
"Mudei a situação e não gerou nada na hora." É a fila. Espere a rodada. Se o alerta da listagem já sumiu e nada apareceu, procure o selo Falhou na coluna e-Assinatura.
"Só o cliente assinou, o vendedor não recebeu." Três causas, nessa ordem: a chave Vendedor não está ligada na situação; o registro está sem vendedor; ou o vendedor tem o mesmo e-mail do cliente e os dois viraram um.
"Marquei o técnico e ele nunca entra." Técnico só vale em ordem de serviço. Em contrato, locação e serviço recorrente ele não existe.
"Deu erro uma vez e nunca mais tentou." É assim mesmo: a fila não retenta. Troque a situação de novo ou use Gerar e-Assinaturas.
"Editei a venda e não gerou." Em orçamento e nos contratos, editar não enfileira. Use alterar situação.
"Gerou na pasta errada." A pasta é a definida na situação, não a do último documento que você criou à mão.
"Mudei a situação de novo e não gerou outro documento." Enquanto existir documento vinculado, não gera. Cancele ou exclua o anterior.
"Não consigo editar a venda." Documento vinculado. Cancelar ou excluir libera.