Assinatura Digital: o que acontece quando o signatário abre o link

O QUE ESTA FONTE RESPONDE
Aqui está o ATO: o que o sistema faz quando o signatário abre o link, quando ele assina e quando ele recusa, e como o arquivo assinado é montado. Saber de quem o documento está pendente, ler as situações de cada signatário, as funções e o histórico é a fonte 1307. Token de 6 dígitos, selfie e foto do documento é a fonte 1303. Situações do documento, fonte 215. Assinar com certificado digital do próprio signatário é a fonte 1573. Não reexplique o que é delas.

ABRIR O LINK MARCA VISUALIZADO — COM UMA RESSALVA
Ao abrir o link, o sistema grava a situação "Documento visualizado" com o IP e lança "Visualizou o documento" no histórico. Isso só acontece se o signatário ainda estiver em "não enviado", "E-mail enviado" ou "E-mail visualizado": quem está em "WhatsApp enviado" ou "SMS enviado" continua na mesma situação mesmo depois de abrir. E não marca quando quem abre é a própria empresa dona do documento, logada no sistema. Na tela ele vê o documento, os anexos, o prazo de expiração e todos os signatários com situação e histórico.

ASSINAR
Ele desenha a assinatura; se o documento tiver marcação de rubrica para ele, a rubrica é gravada junto com a assinatura. Pode marcar para salvar a assinatura e reusar depois. Duas regras que geram chamado: a assinatura salva fica vinculada ao E-MAIL do signatário, não à pessoa; e se numa assinatura seguinte ele desenhar sem marcar salvar, a guardada é APAGADA. Em documento de link compartilhado a assinatura salva não é oferecida. São gravados IP e dispositivo e, quando o navegador informa, a localização. Quem já está Assinado e tenta assinar de novo recebe "O documento já está assinado.".

RECUSAR NÃO É INDIVIDUAL
Recusar só existe se o documento foi criado permitindo recusa; sem isso — e também para quem já recusou — a resposta é "Este documento não pode ser recusado.". Quando um recusa, o DOCUMENTO INTEIRO vira Recusado, ficam gravados o motivo e o IP, e todos os signatários recebem e-mail com o motivo escrito (por e-mail inclusive os que receberam o documento por WhatsApp ou SMS).

O ARQUIVO ASSINADO — É AQUI QUE ELE SE EXPLICA
O arquivo é remontado a cada assinatura, sempre a partir do arquivo original e com as assinaturas de quem já está Assinado. São quatro camadas, nesta ordem: o documento original com as assinaturas desenhadas nas marcações, a página de assinaturas, a página de logs — essas três são juntadas num arquivo só — e, por cima do arquivo já juntado, um certificado digital.

A página de assinaturas traz os dados de quem assinou e a imagem da assinatura. A página de logs traz os eventos com data e hora, os IPs de assinatura e de recusa e o documento de identificação informado. Se você vir esse arquivo descrito como documento mais página de assinaturas mais página de histórico, é a mesma coisa: página de logs e página de histórico são o mesmo. O certificado não é uma página, ele é aplicado sobre o arquivo. Como usar essas páginas como prova está na fonte 1307.

DE QUEM É O CERTIFICADO DA ÚLTIMA CAMADA
No fluxo comum — aquele em que o signatário se identifica por e-mail, token, selfie ou foto do documento — o certificado aplicado é o DO PRÓPRIO SISTEMA. O cliente não configura nada e não precisa ter certificado.

Há uma exceção, e ela importa: quando aquele signatário está marcado com certificado digital como forma de autenticação, a assinatura dele segue um caminho próprio e o arquivo sai assinado com o certificado DELE, não com o do sistema. Nesse caso o cliente que abre o PDF e não encontra o certificado do sistema está vendo o comportamento correto. Esse caminho, com as extensões aceitas e as mensagens dele, é da fonte 1573. Não responda "vai sempre o certificado do sistema" sem antes saber a autenticação daquele signatário.

O documento só passa para Assinado quando nenhum signatário está pendente; aí cada um recebe o aviso de conclusão pelo mesmo canal do envio dele — e-mail, WhatsApp ou SMS.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO
"Não existe rúbrica salva para este signatário": ele pediu para usar a assinatura salva, mas o documento tem marcação de rubrica e não há rubrica salva no e-mail dele.
"Não existe assinatura salva para este signatário": nunca salvou, salvou com outro e-mail, ou a última assinatura foi sem marcar salvar.
"Sumiu a assinatura que eu tinha salvado": a última assinatura foi feita sem marcar salvar, e isso apaga a anterior daquele e-mail.
"O cliente abriu e continua como enviado": ele recebeu por WhatsApp ou SMS, e nesses canais a situação não muda ao abrir. Use o histórico.
"Só um recusou, por que o documento inteiro recusou?": é assim que funciona. A recusa não é individual.
"O PDF não veio com o certificado do sistema": veja a autenticação daquele signatário antes de tratar como falha — pode ser o caminho do certificado do próprio signatário (fonte 1573).
O signatário errou o CPF ou o e-mail na confirmação de identidade: esse assunto é da fonte 1303.