Assinatura Digital: lembretes automáticos de assinatura
O lembrete automático cobra sozinho quem ainda não assinou. Ele tem regras próprias, e duas delas explicam quase todo atendimento: o limite de três envios e o fato de o lembrete só olhar para quem já assinou — não para a situação do documento.
NÃO CONFUNDA COM O REENVIO MANUAL
São duas coisas diferentes e o cliente chama as duas de "cobrar o cliente". O reenvio manual é você mandando o e-mail de novo pelo documento, na hora que quiser, e ele devolve para "E-mail enviado" a situação de quem ainda não assinou. O lembrete automático sai sozinho, na data marcada, e não mexe na situação de ninguém: ele só grava um novo evento no histórico. Reenvio, situação do signatário e leitura do histórico estão na fonte 1307; esta fonte é só do lembrete automático.
COMO O LEMBRETE NASCE
O lembrete é do DOCUMENTO, não do signatário. Ele é criado junto com o documento, quando você informa a frequência em DIAS no cadastro. Documento cadastrado sem essa frequência não tem lembrete nenhum.
Editar o documento depois não cria nem altera lembrete: ao salvar a edição o sistema grava pasta, nome, data de expiração, tipo de autenticação e os signatários — o lembrete não entra nessa gravação. Mesmo que o valor apareça preenchido na tela de edição, ele não é gravado.
Quem enviou e esqueceu do lembrete tem um caminho prático: CLONAR. O clone leva a frequência do documento de origem e, ao ser salvo, nasce com lembrete próprio e contagem zerada.
QUANDO CADA UM SAI
A conta é direta. O primeiro lembrete fica marcado para a data do cadastro mais a frequência: cadastrou hoje com frequência de 5 dias, o primeiro está marcado para daqui a 5 dias. Depois disso o ciclo se repete somando a mesma frequência à data anterior.
SÃO NO MÁXIMO TRÊS
Esta é a regra que fecha a dúvida mais comum. Cada documento dispara no máximo TRÊS lembretes. Depois do terceiro o documento ainda tem uma data marcada, e é nela que o lembrete se encerra sozinho, sem enviar nada — dali em diante aquele documento não lembra mais ninguém. Não é falha, não é bloqueio, não é fim de saldo.
E a contagem avança na data marcada mesmo quando nada chega a ser enviado. Documento expirado, todos os signatários já assinados ou carteira sem saldo consomem o ciclo do mesmo jeito. Por isso o lembrete pode chegar ao limite com menos de três mensagens efetivamente entregues.
QUEM RECEBE
Fica de fora quem está com a situação ASSINADO. Todos os outros continuam na lista — inclusive quem RECUSOU o documento, que segue recebendo lembrete até o limite de três. Se todos assinaram, nada sai.
Documento já expirado não gera lembrete: na data marcada o sistema compara com a data de expiração e pula o envio. Se você estender a expiração, os ciclos seguintes voltam a valer, mas os disparos já consumidos não voltam.
Cancelar o documento NÃO interrompe o lembrete: o cancelamento não desliga o registro do lembrete, e quem não assinou pode continuar recebendo até o limite de três. Não existe tela, campo ou botão para pausar, reativar ou mudar a frequência de um lembrete já criado. Situações do documento (expiração, cancelamento, exclusão) estão na fonte 217.
POR QUAL CANAL
O lembrete sai pelo MESMO canal escolhido para aquele signatário no documento. A lista é fechada e tem três opções: E-MAIL, WHATSAPP e SMS. Num documento com signatários em canais diferentes, cada um é lembrado pelo seu canal.
Nos três casos a mensagem leva o link de assinatura e repete o conteúdo do envio original — é normal o cliente dizer que "chegou o mesmo e-mail de novo". Cada lembrete enviado fica registrado no histórico do documento, no signatário, como "Recebeu o Email", "Recebeu o WhatsApp" ou "Recebeu o SMS" — o mesmo lugar onde você acompanha os envios normais.
SALDO DA CARTEIRA
E-mail não consome saldo. WhatsApp e SMS consomem, e o lembrete consome À PARTE do envio original: no cadastro do documento com lembrete configurado já existe um débito próprio de lembrete para cada signatário desses canais, e cada lembrete disparado depois consome saldo de novo, um por signatário lembrado. Na carteira, esse consumo do disparo aparece com a mesma descrição de comunicação do envio comum.
Sem saldo, o lembrete por WhatsApp ou SMS não sai — mas o ciclo é consumido assim mesmo; o de e-mail continua saindo. Consulta de saldo, recarga e como o custo se forma estão na fonte 221.
QUANDO O RECURSO NÃO ESTÁ VIGENTE
O lembrete só sai enquanto a empresa tem o recurso de assinatura digital liberado e dentro da validade. Sem isso ele simplesmente não sai. E como a rotina procura os lembretes marcados para aquele dia exato, o que ficou de fora não é recuperado depois.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
"Parou de lembrar depois de um tempo." Limite de três atingido. É a causa mais comum, e é comportamento normal.
"Configurei e nunca chegou nada." Confira, nesta ordem: o documento já estava expirado, o signatário já tinha assinado e, em WhatsApp ou SMS, se havia saldo na carteira.
"O lembrete não veio no dia que eu esperava." A conta parte da data de CADASTRO do documento, não da data em que o signatário abriu ou recebeu o link.
"Um signatário parou de receber e os outros continuam." Ele assinou. É exatamente o esperado.
"O cliente recusou (ou eu cancelei) e ele continua recebendo." É o comportamento atual: só a assinatura tira o signatário da lista. O envio cessa por conta própria ao chegar aos três.
"Quero mudar a frequência de um documento já enviado." Editar o documento não muda o lembrete. O caminho é um documento novo, ou um clone, com a frequência que você quer.
"Mandei de novo na mão e a situação mudou." Isso é o reenvio manual, não o lembrete. Veja a fonte 1307.