Assinatura Digital: de quem está pendente — situação por signatário, função e histórico
POR QUE ESTA FONTE EXISTE
A situação do documento (Em andamento, Assinado, Expirado, Cancelado, Recusado) responde se o processo terminou. Ela não responde a pergunta que o cliente realmente faz: "está faltando quem?". Essa resposta está um nível abaixo, na situação de cada signatário dentro do documento. É isso que esta fonte ensina a ler.
ONDE ISSO APARECE
No aplicativo Assinatura Digital, em Documentos, abra o documento para visualizar. A visualização traz cada signatário com a situação dele, a função dele e a data em que assinou, e traz o histórico do documento em ordem cronológica.
Atenção a um ponto que economiza tempo: o filtro de situação da listagem de documentos usa as cinco situações do DOCUMENTO. Não existe filtro por situação de signatário. Para trabalhar em cima de quem está faltando, abra o documento.
Documentos e Contatos aqui são telas do próprio aplicativo Assinatura Digital. O cadastro de Contatos do aplicativo é dele, com base própria; não é o cadastro de clientes do ERP. Se a pergunta for sobre a tela de Clientes que aparece dentro do aplicativo, ela é a tela de clientes do próprio ERP — responda pelas fontes de cadastro de clientes do ERP.
AS NOVE SITUAÇÕES DO SIGNATÁRIO
A lista é fechada. São exatamente estas nove, e nenhuma outra:
E-mail não enviado, SMS não enviado ou WhatsApp não enviado. É a mesma situação. O texto muda conforme o canal escolhido para aquele signatário. Prova só que o convite ainda não saiu para ele.
E-mail enviado. O sistema disparou o e-mail com o link. Prova o envio, não a entrega e muito menos a leitura.
WhatsApp enviado. O convite saiu pelo WhatsApp.
SMS enviado. O convite saiu por SMS.
E-mail visualizado. O e-mail foi aberto. Leia a seção seguinte antes de usar isso.
WhatsApp visualizado. Existe na lista de situações, mas hoje nenhum fluxo do sistema grava essa situação — na prática ela não aparece nos documentos. Se um cliente disser que viu essa situação, peça um print e confirme com o suporte técnico antes de explicar qualquer coisa.
Documento visualizado. O link do documento foi aberto. Vale a leitura das duas seções abaixo, porque essa situação tem regra.
Assinado. O signatário concluiu a assinatura. Ficam gravados a data, o IP e o dispositivo da assinatura.
Recusado. O signatário recusou, com data, IP e motivo informado.
O QUE "E-MAIL VISUALIZADO" PROVA E O QUE NÃO PROVA
Essa situação vem de uma imagem invisível de um único pixel embutida no corpo do e-mail. Quando o programa de e-mail carrega essa imagem, o sistema registra a abertura. Muitos clientes de e-mail bloqueiam imagens por padrão. Nesse caso a pessoa lê o e-mail normalmente e a situação nunca sai de "E-mail enviado".
Conclusão prática: "E-mail visualizado" prova que abriu. A ausência dela não prova que não abriu. Nunca use essa situação para acusar o signatário de não ter lido o e-mail.
O QUE "DOCUMENTO VISUALIZADO" PROVA
Essa situação é registrada quando o link é aberto por quem não está logado no sistema ou está logado em outra empresa. Se quem abre está logado na própria empresa dona do documento, a abertura não conta — a exceção é o signatário marcado como proprietário, que é alguém da própria empresa incluído como assinante, e nesse caso a visualização é registrada.
Há um detalhe que gera muito chamado. A troca para "Documento visualizado" só acontece a partir de três situações: não enviado, E-mail enviado e E-mail visualizado. Quem recebeu o convite por WhatsApp ou por SMS continua marcado como "WhatsApp enviado" ou "SMS enviado" mesmo depois de abrir o documento, e só muda quando assina ou recusa. Isso não é falha. Nesse caso, use o histórico e não a situação.
A SITUAÇÃO PODE VOLTAR ATRÁS
Quando alguém da empresa manda o e-mail de novo pelo documento, a situação de todo signatário que ainda não assinou volta para "E-mail enviado" — inclusive de quem já estava em "Documento visualizado". O histórico não se perde: os eventos anteriores continuam lá.
O lembrete automático se comporta diferente: ele reenvia pelo canal do signatário e grava um novo evento de recebimento no histórico, mas não mexe na situação.
Ou seja: situação que "andou para trás" quase sempre é reenvio de e-mail. Confirme pelo histórico.
AS QUATRO FUNÇÕES DO SIGNATÁRIO
A lista também é fechada. São quatro: Signatário, Testemunhar, Aprovar e Acusar recebimento. Quando a função não é escolhida no cadastro, o sistema grava Signatário — é o padrão.
A função é um rótulo do papel da pessoa no documento. Ela aparece junto ao nome na página de assinaturas do PDF final e na notificação de recusa. Ela não muda o fluxo de coleta: quem está como Testemunhar, Aprovar ou Acusar recebimento recebe o mesmo convite, abre o mesmo link e conclui com a mesma assinatura de quem está como Signatário. Não existe função que dispense a assinatura nem função que mude a ordem de quem assina antes.
ASSINATURA E RUBRICA: AS MARCAÇÕES
Onde a assinatura e a rubrica caem dentro do PDF é definido no cadastro do documento, por marcação. Cada marcação guarda o tipo (assinatura ou rubrica), a página e a posição horizontal e vertical naquela página. E cada marcação pertence a um signatário específico.
É por isso que a rubrica pode ser exigida de um signatário e não de outro no mesmo documento: o sistema verifica se aquele signatário tem alguma marcação do tipo rubrica. Se tiver, a rubrica passa a ser exigida dele. Se não tiver, ele conclui só com a assinatura.
Isso também explica dois atendimentos comuns. Quem escolhe reaproveitar a assinatura salva e tem marcação de rubrica precisa ter também uma rubrica salva, senão o sistema avisa que não existe rúbrica salva para o signatário. E a imagem da assinatura só é desenhada no PDF nas marcações de quem já está com a situação Assinado — marcação de quem ainda não assinou fica em branco, e isso é o esperado.
COMO LER O HISTÓRICO
O histórico é o registro do documento inteiro, em ordem cronológica, e cada linha diz de qual signatário ela é. Leia evento por evento antes de concluir qualquer coisa. Os eventos que o sistema grava são: recebeu o e-mail, recebeu o WhatsApp, recebeu o SMS, abriu o e-mail, visualizou o documento, assinou o documento e recusou o documento. Lembretes e reenvios também entram como novos eventos de recebimento, no canal usado.
A situação do signatário mostra só o último estado dele. O histórico mostra o caminho. Quando os dois parecem se contradizer, o histórico é quem explica.
O PDF final do documento assinado é montado com três partes emendadas: o documento original com as assinaturas desenhadas nas marcações, a página de assinaturas e a página de histórico. A página de assinaturas lista nome, função, e-mail, telefone e a imagem da assinatura — só dos signatários que já assinaram. A página de histórico lista os eventos com data e hora e, para cada assinatura, o IP e o documento de identificação informado.
Cuidado ao usar a página de histórico do PDF como prova de visualização: nela, tanto a abertura do e-mail quanto a abertura do documento aparecem com o mesmo título "Documento visualizado". Para separar um do outro, use o histórico dentro do aplicativo, que diz "Abriu o e-mail" e "Visualizou o documento".
ORDEM DE DIAGNÓSTICO
Primeiro, abra o documento e veja a situação de cada signatário. Segundo, veja por qual canal aquele signatário foi convidado, porque a situação se comporta diferente entre e-mail e WhatsApp ou SMS. Terceiro, leia o histórico do começo ao fim. Só então diga de quem está pendente.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
O cliente cobra o signatário dizendo que ele não abriu o e-mail. Causa real: o e-mail foi lido, mas o programa de e-mail bloqueou a imagem de rastreio e a situação ficou em "E-mail enviado".
O signatário jura que abriu o documento e a situação continua "WhatsApp enviado" ou "SMS enviado". Causa real: a mudança para "Documento visualizado" só parte das situações de e-mail. Confirme pelo histórico.
A situação de um signatário voltou de "Documento visualizado" para "E-mail enviado". Causa real: o e-mail do documento foi enviado de novo, e o reenvio devolve a esse estado todo signatário que ainda não assinou.
O convite por WhatsApp ou SMS não saiu e o signatário ficou em "WhatsApp não enviado" ou "SMS não enviado". Causa real: esses dois canais dependem de consumo de saldo da carteira; sem o consumo confirmado, o convite não é disparado e a situação não muda.
Ninguém consegue recusar o documento. Causa real: a recusa só é oferecida se o documento tiver sido cadastrado permitindo recusa. Sem isso, o sistema responde que o documento não pode ser recusado. A recusa também é bloqueada para quem já está com a situação Recusado.
Um signatário recusou e o documento inteiro virou Recusado. É o comportamento correto: a recusa de um signatário leva o documento todo para Recusado, e o sistema avisa os demais signatários por e-mail informando quem recusou e o motivo.
O documento continua Em andamento mesmo com quase todos assinados. Causa real: o documento só passa a Assinado quando todos os signatários estão com a situação Assinado. Um único pendente segura o documento.
A pessoa da própria empresa abriu o link para conferir e nada foi registrado. Causa real: abertura por quem está logado na empresa dona não gera "Documento visualizado", a menos que essa pessoa esteja no documento como signatário proprietário.
Um signatário aparece com função Signatário sem ninguém ter escolhido isso. Causa real: Signatário é o padrão quando a função não é informada no cadastro.