Área do Cliente: os pedidos e as O.S. que o seu cliente enxerga
QUEM É O "CLIENTE" AQUI
Duas pessoas diferentes aparecem nesta conversa. Você, assinante do ERP, é quem cadastra o pedido e a ordem de serviço. O cliente-final é um cadastro de cliente seu, que ganha acesso próprio e entra no portal Área do Cliente para acompanhar o que é dele. Sempre que este texto disser "o cliente vê", é o cliente-final. Ele não enxerga nada de outro cliente seu.
Esta fonte trata só da exposição no portal. Como cadastrar, editar, faturar ou mudar a situação de um pedido ou de uma O.S. é assunto do próprio ERP.
O QUE DECIDE SE UM REGISTRO APARECE
São quatro cortes aplicados juntos, e basta um falhar para o registro sumir do portal.
Primeiro, o serviço liberado. Pedidos e Ordens de serviço são duas marcações separadas na lista de serviços do cadastro do cliente. Sem a marcação, o serviço não abre: o portal responde "Você não tem permissão para acessar esta área!" e devolve o cliente para o início.
Segundo, a empresa e o cliente. O portal busca registros da mesma empresa e com o cliente do pedido igual ao cadastro que fez login. Não há recorte por loja: pedidos de qualquer loja sua aparecem, desde que sejam daquele cliente.
Terceiro, a visibilidade do registro. Só aparece o que está como público. A lista é fechada, com duas opções: "Público: Exibir na Área do Cliente" e "Restrito: Não exibir na Área do Cliente". É o mesmo corte usado em boletos e atendimentos.
Quarto, o tipo. Em Pedidos entram apenas três tipos, e essa lista é fechada: venda de produtos, venda de serviços e venda no balcão (PDV). Orçamento não entra, nem o de produtos nem o de serviços. Pedido e orçamento de e-commerce não entram. Ordem de serviço não entra em Pedidos: ela tem serviço próprio e é o único tipo que aparece ali.
O QUE VEM NA LISTAGEM
As duas listagens trazem os mesmos dados: número, data, previsão de entrega, situação e valor total. A situação vem com o nome e a cor que você cadastrou nela. A lista é paginada e a ordem padrão é do registro mais novo para o mais antigo.
A listagem também devolve o identificador (hash) que abre a versão para impressão do registro — o mesmo endereço público que você já usa para enviar o documento por e-mail.
Nota fiscal não faz parte do bloco de pedidos para o cliente-final. NF-e, NFS-e e NFC-e são três outros serviços do portal, cada um com marcação própria no cadastro do cliente, e lá o recorte é pelo destinatário da nota, não pela visibilidade do pedido.
OS FILTROS DA BUSCA
São três: data inicial, data final e situação. A lista de situações do filtro é a sua, cadastrada no ERP por empresa e por tipo: as situações de venda em Pedidos, as situações de ordem de serviço em Ordens de serviço. O portal sugere o primeiro e o último dia do mês corrente no formulário, mas a consulta só corta por data quando as datas são de fato enviadas na busca — na entrada, sem buscar, a lista vem inteira.
O DETALHE DO PEDIDO
Em dados gerais vêm número, data, vendedor, prazo de entrega, observações e a data de cadastro. É o campo de observações do pedido, não as observações internas, que são um campo distinto e não vão para o portal.
Os itens vêm separados em produtos e serviços. De cada produto: nome (com detalhes e variação, quando houver), quantidade, tipo do valor, valor unitário, desconto e valor total. De cada serviço: nome, quantidade, valor unitário, desconto e valor total.
Em pagamento vêm as parcelas, com vencimento, valor, forma de pagamento e observação da parcela — e ainda a categoria e o código de autorização do cartão, quando existirem. Repare no que não está aí: a parcela não traz se foi paga. O acompanhamento de pagamento é o serviço Boletos, que é outro serviço do portal e precisa ser liberado à parte.
Fechando, os totais: produtos, serviços, frete, desconto e total.
O DETALHE DA ORDEM DE SERVIÇO
Tem os mesmos blocos do pedido, com dois ajustes. O primeiro é o bloco de equipamentos: de cada equipamento vêm equipamento, marca, modelo, série, condições, defeitos, acessórios, solução, laudo técnico e termos de garantia. Ou seja, o laudo que o seu técnico escreveu chega ao cliente-final. O segundo é o total, que na O.S. separa mão de obra, peças, frete, outros, desconto e total.
ANEXOS
Todo arquivo anexado ao pedido ou à O.S. entra na consulta do portal e recebe o link do arquivo. Não existe anexo "só interno": não há marcação por arquivo que esconda um deles.
SITUAÇÃO E ANDAMENTO
O cliente vê a situação atual, com nome e cor, tanto na listagem quanto no detalhe. É por aí que ele acompanha o andamento, e é por isso que o nome da situação precisa fazer sentido para quem está de fora: ele lê exatamente o texto que você cadastrou.
O histórico de trocas de situação é tratado de forma diferente nos dois. No pedido, ele é removido de propósito da consulta do portal. Na ordem de serviço, não é: o histórico sai junto com a O.S., e ele carrega o usuário que fez a troca e a observação digitada na hora. Trate a observação de troca de situação da O.S. como algo que pode chegar ao cliente-final, e reveja o que a sua equipe escreve ali.
O QUE O CLIENTE-FINAL NÃO FAZ
O portal, nestes dois serviços, é só leitura. Existem duas ações: listar e visualizar. Não há aprovar, recusar, comentar, anexar arquivo, pedir alteração nem mudar situação. Quem precisa de ida e volta com o cliente usa Atendimentos, que é outro serviço do portal.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
O cliente entra e não vê nenhum pedido, mesmo com o serviço liberado. Quase sempre é cadastro duplicado: o pedido está preso a outro cadastro do mesmo cliente, e o acesso foi dado no cadastro sem movimento. Confira em qual cliente o pedido foi lançado.
Falta um pedido específico na lista. Cheque, nesta ordem, o tipo (orçamento e pedido de e-commerce nunca aparecem), o cliente do pedido e a visibilidade do registro.
O cliente diz que só vê os pedidos do mês. Isso é filtro de data: o portal sugere o mês corrente no formulário de busca, e quem clica em buscar sai com esse período aplicado. Limpando as datas, a listagem volta a trazer o histórico inteiro.
O cliente está vendo um pedido que sumiu da sua listagem no ERP. No ERP, uma situação pode marcar o pedido para não aparecer na listagem. O portal não usa essa marcação. Para tirar o registro da vista do cliente-final, o que vale é a visibilidade.
O cliente reclama que não vê se pagou. Correto: o pedido mostra o parcelamento, não a baixa. Libere Boletos para ele.
O cliente pergunta pela nota fiscal do pedido. A nota não sai dentro do pedido: libere NF-e, NFS-e ou NFC-e no cadastro dele, conforme o documento, e a nota aparece no serviço correspondente.
O anexo errado chegou ao cliente. Não há como esconder um arquivo isolado; a saída é remover o anexo do registro ou fechar a visibilidade do registro inteiro.
Aparece "Você não tem permissão para acessar este pedido!" ao abrir um registro (na O.S. a mensagem é "não possui"). É o mesmo recorte da listagem: empresa, cliente, visibilidade e tipo. Um link antigo, de um pedido que teve a visibilidade fechada, cai exatamente nessa mensagem.