Área do Cliente: dar, trocar e tirar o acesso do seu cliente

QUEM É QUEM AQUI

"Assinante" é você, dono da conta do ERP. "Cliente-final" é o cliente que você cadastrou no seu ERP e para quem você libera o portal. Esta fonte trata de uma coisa só: como você DÁ, TROCA e TIRA o acesso de um cliente-final à Área do Cliente pelo administrativo (Área do Cliente ADM), e o que fazer quando ele não consegue entrar.

Há uma segunda porta que libera o mesmo portal, dentro da Gestão de Cobranças. Ela não é outro produto e tem diferenças importantes: isso está na fonte das duas portas.

A Área do Cliente é o portal onde o cliente-final entra com login próprio e consulta sozinho o que já é dele. O que ele consulta continua nascendo e sendo trabalhado no ERP; o portal só expõe.

ONDE SE FAZ

Pelo botão Meus aplicativos, abra a Área do Cliente ADM. É lá que ficam os clientes-finais com acesso. Você não precisa entrar no portal para liberar ninguém.

Se o aplicativo ainda não abre para você, veja o que o botão do card da Área do Cliente mostra em Meus aplicativos › Ver todos os aplicativos. Se mostrar TESTAR GRÁTIS, você mesmo libera na hora, por 7 dias, sem falar com ninguém. Se mostrar ACESSAR e mesmo assim não abrir, o teste já foi usado ou o prazo terminou — aí a contratação se resolve com o comercial.

VINCULAR UM CLIENTE

Em Clientes, use Vincular cliente e preencha quatro coisas.

1. O CLIENTE. A busca traz só cliente-final do seu cadastro que ainda não tem acesso e que não está inativo. Se ele sumiu da busca, quase sempre já está vinculado: ajuste pela edição.

2. O E-MAIL DE ACESSO. Este campo é da Área do Cliente: é com ele que a pessoa faz login, e ele é único entre os acessos ativos do sistema inteiro. Se aparecer "Este usuário já está cadastrado no sistema", o endereço já é login de portal de alguém, possivelmente de outra empresa, e a saída é usar outro.

ATENÇÃO, E ISSO SURPREENDE MUITA GENTE: ao salvar por esta porta, o sistema grava o e-mail de acesso POR CIMA do e-mail do cadastro do cliente-final. Vale ao vincular e vale toda vez que você editar o acesso. Ou seja, se você inventar um login diferente aqui, o e-mail do cadastro do cliente muda junto — e é esse e-mail que o ERP usa para mandar nota, cobrança e o que mais for. Confira antes de salvar. Pela porta da Gestão de Cobranças isso não acontece: lá o cadastro fica intacto.

3. OS DADOS DE ACESSO. Duas opções, e elas se comportam de forma bem diferente:
- ENVIAR CONVITE POR E-MAIL. Nenhuma senha é gravada. O cliente-final recebe um e-mail com um link e cria a própria senha. Enquanto ele não abrir o link e cadastrar, ele não entra. A mensagem do convite vem pronta e pode ser alterada. É o caminho recomendado, porque a senha nunca passa por você.
- CADASTRAR SENHA MANUALMENTE. Você digita a senha (mínimo 6 caracteres) e ela já vale. Nada é enviado sozinho: ao voltar para a lista, abre o modal "Enviar dados por e-mail" com o endereço, o e-mail e a senha prontos. Se você fechar esse modal sem enviar, o cliente-final tem acesso e não foi avisado de nada.

4. OS SERVIÇOS DISPONÍVEIS. Lista fechada de oito: Ordens de serviços, Pedidos, Cobranças, Atendimentos, Assinaturas, NF-e, NFS-e e NFC-e. Ao vincular, sete já vêm marcados; Assinaturas não vem. É essa marcação que decide a quais áreas ele chega: serviço não marcado, a área responde "Você não tem permissão para acessar esta área!". Sem nenhum serviço marcado, o portal não monta menu nenhum para ele.

Os nomes mudam entre a liberação e o portal — Cobranças vira Boleto no menu, e Assinaturas não tem item de menu. Isso, e o defeito que faz NF-e abrir para quem só tem NFS-e ou NFC-e, estão na fonte dos oito serviços.

Assim dá para liberar só as cobranças para um cliente-final e só o acompanhamento de O.S. para outro.

TROCAR O ACESSO DEPOIS

Na edição, Dados de acesso ganha uma terceira opção, Nenhuma ação, que é o padrão e mantém a senha que já existe. Cadastrar manualmente troca a senha. Enviar convite por e-mail apaga a senha atual e manda um link novo: até o cliente-final recadastrar, ele fica sem entrar. Não existe um botão de "reenviar convite": reenviar é justamente editar o acesso escolhendo Enviar convite por e-mail de novo, com o custo de apagar a senha que ele já tinha.

Toda gravação derruba o link enviado antes. Se você mandou o convite duas vezes, só o último vale; o antigo responde "Este link não está mais disponível!".

Lembre que a edição também regrava o e-mail do cadastro com o e-mail de acesso.

TIRAR O ACESSO

Deletar, na lista, apenas DESVINCULA: limpa o e-mail de acesso e a senha e desliga o acesso. O cadastro do cliente-final e todo o histórico dele no ERP ficam intactos, e ele volta a aparecer na busca de Vincular cliente para ser vinculado de novo.

QUANDO O CLIENTE-FINAL NÃO CONSEGUE ENTRAR

Nesta ordem:
1. Ele está vinculado e com o acesso ativo.
2. Ele está digitando o e-mail de ACESSO, não outro qualquer.
3. Se foi convite, ele abriu o link e cadastrou a senha. Convite parado é a causa mais comum.
4. Se foi senha manual, ela chegou até ele.
5. A coluna Último acesso mostra se ele já entrou alguma vez. Só traços: nunca entrou.
6. Não resolvendo, o caminho é o Esqueci minha senha do portal, e o e-mail vai para o e-mail de acesso.

QUANDO ELE ENTRA MAS NÃO VÊ ALGUMA COISA

Primeiro confira o serviço correspondente em Serviços disponíveis. Depois confira se o registro existe no ERP em nome daquele cadastro de cliente: cadastro duplicado é a causa número um. Se mesmo assim não aparecer, a regra é da área específica.

O QUE NÃO SE RESPONDE AQUI

  • A outra porta (Gestão de Cobranças), o que muda entre as duas e o subdomínio que ela exige: fonte das duas portas.
  • Os oito serviços, os dois nomes de cada um e o defeito do NF-e: fonte dos oito serviços.
  • O endereço do portal, o domínio próprio e por que o link do convite não bate com o subdomínio: fonte do endereço do portal.
  • Plano, ativação da integração por loja, quem aparece na lista do ADM, busca avançada e os e-mails que o ADM envia: fonte da Área do Cliente ADM. Permissões do seu funcionário: fontes de permissões.
  • Tela de login, mensagens de erro do portal, esqueci minha senha e sessão: fonte de login, senha e identidade da loja. O que o próprio cliente-final muda na conta dele: fonte da conta no portal.
  • O que aparece dentro de cada área do portal (cobranças, notas fiscais, pedidos e O.S., assinaturas, chamados): existe uma fonte por área.
  • Cadastrar cliente, criar pedido ou O.S., emitir nota, lançar financeiro e responder chamado: é o ERP, não o portal.