Agenda PRO: visão geral, onde fica, configuração inicial e mapa das fontes

O Agenda PRO é o aplicativo de agendamentos do sistema. Ele serve para quem trabalha com hora marcada — salão, clínica, oficina, estúdio, consultório — e entrega duas coisas: a agenda dos seus profissionais dentro do sistema e um portal na internet onde o próprio cliente escolhe o horário, sem ligar e sem passar por você. Ele é montado sobre agenda por profissional, serviços com duração e portal público de autoatendimento.

Esta fonte é a porta de entrada do assunto: o que ele é, onde fica, a configuração inicial obrigatória, o menu e o mapa das fontes que tratam cada tema a fundo. Detalhe de tela, campo, cálculo e mensagem de erro está nas fontes específicas listadas no fim.

ONDE FICA E O QUE ELE EXIGE

O Agenda PRO é um aplicativo, não uma tela do menu principal. Abra por Meus aplicativos › Agenda PRO (ou por Meus aplicativos › Ver todos os aplicativos, se ele ainda não estiver na sua lista).

Ele precisa estar liberado no seu plano. Se não estiver, o sistema leva você para a tela do plano em vez de abrir o aplicativo. Não é falta de permissão e não é erro.

ANTES DE TRATAR ISSO COMO CONTRATAÇÃO, OLHE O BOTÃO DO CARD dele em Meus aplicativos › Ver todos os aplicativos. Se estiver escrito TESTAR GRÁTIS, você mesmo liga o aplicativo na hora, por 7 dias, sem falar com ninguém. Se estiver ACESSAR e mesmo assim ele não abrir, o teste já foi usado ou o prazo acabou — aí sim o caso é de contratação, com quem cuida do seu plano.

O aplicativo também é ligado e desligado por loja, em Integrações. Loja com o Agenda PRO desligado fica com o portal fora do ar: o cliente que abrir o link recebe "Este portal não está disponível no momento.".

A PRIMEIRA CONFIGURAÇÃO É OBRIGATÓRIA

Na primeira vez, o Agenda PRO abre direto na configuração e não deixa passar para as outras telas enquanto ela não existir. Enquanto faltar, o aplicativo avisa que é necessário configurar os dados da sua AgendaPro e manda você para Configurações.

Isso costuma assustar quem acabou de contratar e acha que o aplicativo travou: ele não travou, está pedindo a configuração inicial. Não é erro e não é permissão.

Nessa primeira passagem o sistema cria sozinho o que falta para você começar: a configuração do seu usuário naquela loja e, se você ainda não tiver, uma agenda de profissional para você. Agenda que apareceu sem ninguém ter criado costuma ser essa — o detalhe está na fonte de sincronia com o ERP.

Guarde uma coisa desta primeira gravação: ela é a que costuma dar trabalho. O que você digita nesse primeiro salvamento das configurações gerais não fica gravado, e é preciso salvar de novo. Isso e os outros defeitos das configurações do portal estão na fonte do endereço do portal e da identidade visual.

O MENU DO APLICATIVO

Início, que é o painel. Agendamentos, os horários marcados. Clientes, que é a lista de quem tem acesso ao portal e o vínculo desse acesso com o cadastro de clientes do ERP. Serviços, que lê o catálogo de serviços do ERP e guarda o vínculo de cada serviço com o profissional que o executa. Funcionários, quem atende. Relatórios, com os relatórios do aplicativo e a listagem de Lembretes. Configurações, com Portal, Integração, Agendas, Grupos de usuários e Campos extras. E Sistema ERP, que devolve você para o sistema.

O PORTAL: O ENDEREÇO E A CARA DELE

Cada loja tem um endereço próprio de portal, escolhido em Configurações › Portal. É esse o link que você manda para o cliente marcar sozinho. Quem pergunta "o cliente consegue agendar pela internet?" está perguntando por isso. Como esse endereço nasce, por que trocar o endereço derruba o link antigo e quais arquivos a logomarca, o ícone e os banners aceitam: fonte do endereço do portal e da identidade visual.

O cliente não cria senha: ele entra informando o telefone e um código que chega por SMS. As regras desse código e do acesso estão na fonte do acesso ao portal.

Existe na tela uma marcação de habilitar o portal. Ela é gravada, mas hoje nenhuma parte do sistema consulta esse valor: desmarcar não tira o portal do ar. Quem tira o portal do ar é o Agenda PRO desligado para aquela loja em Integrações, ou o plano da empresa sem o aplicativo. Nunca prometa ao cliente que desmarcar essa opção fecha o portal.

AS CONFIGURAÇÕES QUE MAIS MUDAM O DIA A DIA

  • Confirmar agendamento automaticamente. Com Sim, o horário marcado pelo cliente já nasce Confirmado. Com Não, nasce Pendente e espera alguém da sua equipe confirmar. Isso muda mais do que o rótulo: os avisos ao cliente só nascem quando o agendamento fica Confirmado.
  • Período limite. Quantos dias à frente o cliente pode marcar. É ele que fecha o calendário do portal lá na frente.
  • Antecedência do lembrete e fuso horário da loja, que juntos definem a hora em que o lembrete sai.
  • Os textos da confirmação, do cancelamento e do lembrete, que são mensagens independentes e aceitam etiquetas trocadas pelo dado real do agendamento. Atenção: hoje esses três textos e o canal do lembrete não são gravados quando você salva as configurações gerais — os campos aceitam o que você digita e o sistema descarta. É defeito conhecido; a fonte dos avisos ao cliente explica o efeito disso.

AS SITUAÇÕES DO AGENDAMENTO

Pendente, Confirmado, Em andamento, Finalizado e Cancelado. A lista é fechada. Cancelar não apaga o agendamento: ele fica registrado como cancelado.

PAGAMENTO PELO PORTAL

O Agenda PRO tem uma tela própria de meios de pagamento e uma opção de habilitar o pagamento na configuração da loja. Não trate isso como um recurso pronto: com o pagamento habilitado, todo agendamento feito pelo portal é recusado e nada é salvo. A fonte de meios de pagamento do Agenda PRO explica a recusa e o que fazer.

O QUE O AGENDAMENTO VIRA DEPOIS

O compromisso atendido pode virar venda de serviço, orçamento de serviço ou ordem de serviço no ERP. Como essa conversão funciona está na fonte do agendamento.

MAPA: ONDE CADA ASSUNTO ESTÁ DETALHADO

O que tem fonte própria não se responde por aqui. Use estas:

  • Agenda do profissional, dias e faixas de horário, ativa, visível, serviços simultâneos e o cálculo do horário livre, com a ordem de conferência de "não aparece horário livre": a fonte da agenda do profissional.
  • O agendamento em si: campos gravados, quem pode criar e ver, o que cada troca de situação dispara, edição, cancelar contra excluir e a conversão em venda: a fonte do agendamento.
  • Serviço, duração, vínculo com o profissional, grupos e fotos: a fonte do serviço.
  • Avisos ao cliente: quando cada um nasce, os canais, o cálculo da antecedência, as etiquetas do texto, a diferença entre o que vai no SMS e o que vai no e-mail, a situação de cada envio e por que um aviso não é reenviado: a fonte dos avisos.
  • Aviso que ficou parado ou falhou: a fila, os motivos gravados no registro, o consumo e o estorno do saldo de SMS: a fonte dos avisos parados e falhos.
  • Fuso horário: qual fuso vale no portal, no agendamento e no lembrete: a fonte de fuso horário.
  • Endereço do portal, logomarca, ícone, banners e os defeitos da gravação das configurações: a fonte do endereço do portal e da identidade visual.
  • Meios de pagamento do aplicativo e a trava do pagamento pelo portal: a fonte de meios de pagamento do Agenda PRO.
  • Acesso do cliente ao portal e o vínculo com o cadastro do ERP: a fonte do acesso ao portal.
  • O portal pelo lado do cliente, o que ele resolve sozinho e o que acontece quando ele cancela: a fonte do portal do cliente.
  • Campos extras, grupo master do usuário e o que o aplicativo sincroniza com o ERP: a fonte de campos extras e sincronia.
  • Relatórios, cálculo da comissão e painel inicial: a fonte de relatórios e comissão.
  • Onde ficam as permissões do aplicativo e o que cada uma trava: as duas fontes de permissões do Agenda PRO.

O QUE NÃO É DO AGENDA PRO

O cadastro da pessoa é o do ERP; aqui existe o acesso dela ao portal. O serviço é o do ERP; aqui existe o vínculo dele com o profissional. Usuário, permissão, financeiro e nota fiscal são do ERP. Quando a pergunta for sobre cadastrar ou editar essas coisas, a resposta sai pelas fontes do ERP, mesmo que a tela do Agenda PRO tenha o mesmo nome.