Agenda PRO: o portal pelo lado do cliente (o que ele vê, o que faz sozinho e como cancela)
O QUE ESTA FONTE COBRE
O Agenda PRO é o aplicativo de atendimento com hora marcada: agenda por profissional, serviços com duração e portal de autoatendimento para o cliente final. Esta fonte é sobre esse portal pelo lado de quem agenda: o cliente final da sua loja. O que ele enxerga, o que resolve sozinho, o que só você resolve pelo painel e o que acontece depois que ele cancela. A visão geral do aplicativo, a configuração inicial, os textos dos avisos e o relatório de Lembretes ficam na fonte de visão geral do Agenda PRO. Cadastro de cliente, financeiro, nota fiscal, usuários e permissões são do ERP.
COMO O CLIENTE ENTRA NO PORTAL
O portal é um endereço público com o slug da sua loja. É o slug que liga o link à empresa e à loja certas. Slug que não existe devolve "Loja não encontrada!". Se o Agenda PRO não estiver liberado para aquela loja — integração desativada ou plano da empresa sem o aplicativo — o cliente recebe "Este portal não está disponível no momento." Nesse caso o problema está na loja, não no aparelho dele.
Não existe senha. O cliente informa o telefone e recebe por SMS um código de seis dígitos, com o texto "Seu código de acesso é:". Esse código vale cinco minutos. Se ele pedir outro antes disso, o portal responde "Um código foi enviado há pouco! Aguarde 5 minutos para reenvio ou use o código enviado anteriormente." — o código anterior continua valendo nesse intervalo. Código errado ou vencido devolve "Código inválido ou expirado, por favor, tente novamente.". A tela de login também passa por uma validação de captcha; quando o captcha não passa, a mensagem é genérica ("Ocorreu algum erro, por favor, tente novamente!"). Assim que ele entra, o código é apagado: cada entrada exige um código novo.
O telefone não precisa estar cadastrado antes. Se ninguém com aquele número existir naquela loja, o portal cria o acesso na hora, com um nome provisório ("---"), e a pessoa entra num portal vazio. O acesso é por empresa e loja: a mesma pessoa atendida em duas lojas suas tem dois acessos, e cada portal mostra só os agendamentos daquela loja. A sessão do portal é separada da sessão do ERP — estar logado no sistema não loga ninguém no portal, e o contrário também não.
AS TRÊS LISTAS QUE ELE VÊ
São três listas, e a lista é fechada. Não há outras abas, nem filtro, nem busca.
Próximos: tudo com data de hoje em diante, menos os cancelados, do mais próximo para o mais distante.
Anteriores: tudo com data anterior a hoje, menos os cancelados, do mais recente para o mais antigo.
Cancelados: todos os cancelados, de qualquer data, passada ou futura, do mais recente para o mais antigo.
O corte entre próximos e anteriores é pelo dia, não pela hora. Um horário das 9h continua na lista de próximos o dia inteiro, mesmo depois de atendido, e só cai para anteriores quando vira o dia. Nas duas primeiras listas aparecem todas as situações menos Cancelado, ou seja, Pendente, Confirmado, Em andamento e Finalizado. Cada linha traz a situação com a cor dela e a foto do profissional responsável. As três listas são montadas pelo acesso do cliente logado, dentro daquela empresa e daquela loja: ele não vê agendamento de outra pessoa nem de outra loja sua.
O QUE ELE FAZ SOZINHO
Agendar, consultar, cancelar e sair. Ao agendar ele escolhe o serviço, o profissional e um horário entre os disponíveis, confirma nome, e-mail e telefone, escreve uma observação e preenche os campos extras cadastrados na sua empresa. O nome e o e-mail que ele digita completam o cadastro de acesso dele quando esses campos estavam vazios ou ainda com o nome provisório: é assim que o acesso criado sem nome passa a ter o nome real.
O agendamento feito no portal nasce Pendente. Com a confirmação automática ligada nas configurações do Agenda PRO, ele nasce Confirmado. Isso muda mais do que o rótulo: os avisos de confirmação e de lembrete só são criados no ato quando o agendamento nasce Confirmado. Nascendo Pendente, nada é disparado até alguém confirmar pelo painel.
O QUE ELE NÃO FAZ
Não edita nada do agendamento, nem data, nem hora, nem profissional, nem serviço. Não existe botão de reagendar: para mudar, ele cancela e agenda de novo, ou fala com você. Não muda a situação (só o cancelamento é dele), não apaga agendamento, não vê o histórico de situações do compromisso e não vê agendamento de outra loja sua. "Reagendado" não é situação válida no Agenda PRO, então não espere encontrar isso em lugar nenhum.
COMO ELE CANCELA E O QUE ACONTECE DEPOIS
O cancelamento é feito dentro do portal e só funciona nos agendamentos amarrados ao acesso dele. O sistema marca a situação como Cancelado. Nada é apagado: o compromisso continua no painel para você e continua visível para ele na lista de cancelados.
Não existe trava nesse cancelamento. Ele pode cancelar em cima da hora, pode cancelar um horário de hoje que já passou e pode cancelar um que já estava Finalizado. Se o seu negócio precisa de um prazo mínimo, hoje isso é combinado com o cliente; o sistema não segura.
E há três consequências que viram chamado.
O cancelamento pelo portal não entra no histórico de situações do compromisso. Ele muda a situação do agendamento, mas não escreve nenhuma linha no histórico. Quando a mudança de situação é feita pelo painel, aí sim fica registrada. Por isso o histórico pode mostrar a linha de "Agendamento cadastrado" e nenhuma linha do cancelamento.
O cancelamento pelo portal não dispara aviso para a sua equipe. Quem descobre é quem olha a agenda ou a lista de agendamentos. Não existe notificação automática de "o cliente cancelou".
Os lembretes já programados não são cancelados junto. Na hora do envio o sistema olha se o lembrete está pendente, não olha a situação do agendamento. Resultado: o cliente pode receber o lembrete de um horário que ele mesmo cancelou. Quando o cancelamento é feito por você no painel é diferente: ali os lembretes pendentes são cancelados e existe a opção de enviar o aviso de cancelamento.
POR QUE UM AGENDAMENTO NÃO APARECE PARA O CLIENTE
A lista do portal é montada pelo acesso, não pelo nome da pessoa. Só entram os agendamentos amarrados àquele acesso, dentro daquela empresa e daquela loja. Quando o agendamento é feito pelo próprio portal, o vínculo é automático. Quando é a sua equipe que agenda pelo painel, sem escolher um acesso já existente, o vínculo só é criado se a tela receber o nome e o celular (ou o e-mail) do cliente — e só quando ainda não existe acesso com aquele celular ou e-mail naquela loja. Se já existir, o agendamento não é salvo e aparece "Este celular já está registrado em nome de outro cliente. Por favor, tente com um número diferente ou selecione o cliente associado a este número." (ou a mesma mensagem para o e-mail): o caminho é selecionar o cliente já associado, e não digitar os dados de novo. Compromisso lançado sem esse vínculo existe no painel e nunca aparece no portal. Do mesmo jeito, agendamento de outra loja não aparece no portal daquele slug, mesmo sendo a mesma pessoa e a mesma empresa.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
"Não chega o código": é SMS. Se veio a mensagem pedindo para aguardar cinco minutos, é o bloqueio de reenvio, e o código anterior ainda vale. Peça para ele procurar a mensagem que já chegou.
"Diz que o código é inválido": passaram os cinco minutos, ou ele digitou o código de uma tentativa anterior. Peça um novo.
"Entrei e não tem nenhum agendamento": quase sempre o telefone digitado não é o mesmo que está amarrado aos agendamentos. Lembre que o portal deixa qualquer telefone entrar, criando um acesso novo na hora, e acesso novo tem lista vazia.
"O cliente cancelou e mesmo assim recebeu o lembrete": o lembrete já estava programado e o cancelamento pelo portal não o derruba.
"O cliente cancelou e ninguém aqui ficou sabendo": não há aviso automático, o acompanhamento é pela agenda.
"Não achei o cancelamento no histórico": cancelamento pelo portal não escreve no histórico de situações.
"Agendou pelo portal e não recebeu confirmação nem lembrete": o agendamento nasceu Pendente porque a confirmação automática está desligada, e nesse estado nada é disparado.
"O horário de hoje já passou e continua em próximos": o corte é por dia, não por hora.
"Onde o cliente reagenda?": não existe. Cancelar e agendar de novo.
"Este portal não está disponível no momento": o Agenda PRO não está liberado para aquela loja (integração desativada ou plano sem o aplicativo).
"Aparece 'Não conseguimos realizar seu pagamento, por esse motivo não foi possível concluir o agendamento'": a mensagem aparece com o pagamento pelo portal habilitado nas configurações do Agenda PRO. Não prometa como o pagamento funciona nem oriente a ligar a opção: abra um chamado para verificar a configuração daquela loja.
ONDE ISSO NÃO FICA
O acesso ao portal é um registro próprio do Agenda PRO, identificado pelo telefone, e não se confunde com o cadastro de clientes do ERP, que se responde pelas fontes do ERP. Configuração do portal, confirmação automática, textos dos avisos e o relatório de Lembretes ficam na fonte de visão geral do Agenda PRO.