Agenda PRO: relatórios, cálculo da comissão e painel inicial
ESCOPO DESTA FONTE
Aqui você encontra só os relatórios e o painel inicial do aplicativo Agenda PRO. Tudo o que está descrito é do aplicativo, não do ERP. O Agenda PRO tem telas com nome igual ao do ERP (Clientes, Serviços, Relatórios, Configurações) e elas não são a mesma coisa. Cadastro de cliente, cadastro de serviço, financeiro, nota fiscal, usuário e permissão do sistema continuam sendo assunto do ERP e se respondem pelas fontes do ERP. A visão geral do Agenda PRO (portal, configuração inicial, situações, lembretes) também está em fonte própria.
OS RELATÓRIOS QUE EXISTEM
São cinco, e a lista é fechada: Relatório de agendamentos, Relatório de comissão por funcionário, Relatório de comissão por serviço, Relatório de clientes e Relatório de serviços. Não existe outro relatório no Agenda PRO.
Todo relatório é montado como um documento pronto para ver e imprimir, com a logomarca da loja e a data e a hora da geração no topo.
RELATÓRIO DE AGENDAMENTOS
Lista os agendamentos do período, um por linha, nas colunas Compromisso, Cliente, Data, Hora, Responsável, Local, Situação e Valor total. Quando o agendamento não tem cliente informado, a coluna Cliente sai como traços. A ordenação é por data e depois por hora.
Os filtros aceitos são: um texto livre, que procura ao mesmo tempo no nome e na descrição do compromisso; o cliente; o responsável (o profissional do agendamento); o serviço; a situação; a loja; e o período por data inicial e final.
A situação é escolhida numa lista fechada de cinco: Pendente, Confirmado, Em andamento, Finalizado e Cancelado. Não existe situação Reagendado.
No filtro de loja, o relatório sai da loja em que você está quando nenhuma loja é enviada. Com o campo de loja em branco, entram todas as lojas a que você tem acesso.
RELATÓRIO DE COMISSÃO POR FUNCIONÁRIO
Este relatório parte exatamente dos mesmos agendamentos do relatório de agendamentos e aceita exatamente os mesmos filtros. Ele apenas agrupa o resultado pelo responsável do agendamento.
Para cada funcionário sai um bloco com o nome dele e a lista dos agendamentos, nas colunas Compromisso, Cliente, Data, Hora, Duração prevista, Situação, Valor total e Comissão. No fim de cada bloco vem o subtotal de valor e de comissão daquele funcionário, e no fim do relatório o TOTAL GERAL de valor e de comissão. Sem resultado, aparece a mensagem "Nenhuma comissão encontrada para o período informado.".
O que ele soma é o campo de comissão gravado em cada agendamento. Ele não recalcula nada na hora de gerar. É por isso que a regra de cálculo, mais abaixo, importa tanto.
RELATÓRIO DE COMISSÃO POR SERVIÇO
Também parte dos mesmos agendamentos e dos mesmos filtros, e tem um filtro a mais: agrupar.
Sem agrupar, cada agendamento vira uma linha, com Cód. (o número do agendamento), Serviço, Data, Hora, Duração prevista, Valor total e Comissão.
Agrupando, cada serviço vira uma linha só, com Cód. (o número do serviço), Serviço, Quantidade, Duração prevista somada em horas e minutos, Valor total somado e Comissão somada.
Nos dois modos, no rodapé vem o TOTAL GERAL com a soma das horas previstas, o valor total e a comissão total; agrupando, vem também a quantidade total. Atenção: nos dois modos a coluna Serviço mostra o nome do compromisso do agendamento, não o nome cadastrado do serviço.
COMO A COMISSÃO É CALCULADA
Esta é a parte que mais gera dúvida. A comissão não é calculada quando você gera o relatório: ela fica gravada dentro do agendamento e o relatório só soma. O cálculo automático acontece em dois momentos — quando o cliente conclui o agendamento pelo portal e quando você escolhe o serviço e o profissional no formulário de agendamento, que já devolve a comissão preenchida.
A base do cálculo é o valor dos serviços daquele agendamento. Se esse valor estiver zerado ou vazio, a comissão é zero e o cálculo para aí.
Com valor, o sistema procura o vínculo entre o profissional responsável e o serviço agendado. Esse vínculo é o que você configura ao vincular funcionários a um serviço no Agenda PRO, onde cada funcionário tem um tipo de comissão e um valor de comissão.
A regra é esta, e ela é fechada:
Se o vínculo tem tipo percentual, a comissão é o valor do serviço multiplicado pelo percentual dividido por cem.
Se o vínculo tem tipo valor fixo, a comissão é exatamente o valor cadastrado no vínculo, sem conta nenhuma.
Se o vínculo existe mas está sem tipo definido, ou se não existe vínculo nenhum entre aquele profissional e aquele serviço, o sistema cai no campo de comissão do próprio serviço e trata esse campo SEMPRE como percentual: valor do serviço vezes o campo dividido por cem.
Se o valor da comissão do vínculo estiver vazio, a comissão é zero. Se o serviço também não tiver comissão cadastrada, a comissão é zero.
Depois de gravado, o valor só muda se alguém editar o agendamento e alterar o campo de comissão à mão. Trocar a comissão do serviço ou do vínculo depois não mexe em agendamento que já existe.
QUEM VÊ E QUEM ALTERA
Três permissões do Agenda PRO mudam o que aparece nesses relatórios.
Sem a permissão de ver agendamentos de outros usuários, todos os relatórios de agendamento e comissão trazem apenas os agendamentos em que você é o responsável ou foi quem cadastrou.
Sem a permissão de comissões liberada para outros funcionários, a lista de funcionários do filtro traz só você, e o relatório de comissão por funcionário é forçado a trazer só as suas comissões. Com a permissão, a lista traz os usuários ativos das lojas a que você tem acesso, em ordem alfabética.
Sem a permissão de gerenciar comissão, ao editar um agendamento e mudar o valor da comissão você recebe "Comissão não pode ser alterada.". Do mesmo jeito, sem a permissão de alterar valor de venda você recebe "Valor total não pode ser alterado." se mexer no valor total.
Além disso, se você não tem a permissão de comissões e está editando um agendamento em que outra pessoa é a responsável, o valor de comissão que você enviar é simplesmente descartado e o valor antigo é mantido, sem mensagem de erro.
O PERÍODO PERMITIDO
Os três relatórios de agendamento e comissão exigem período. Sem data inicial e final você recebe "É necessário informar um período!" e o relatório nem é gerado. O período máximo permitido é de 5 anos; acima disso vem "O período máximo permitido é de 5 anos!". Os relatórios de clientes e de serviços não passam por essa validação.
RELATÓRIO DE CLIENTES
Atenção a este ponto: ele não lista o cadastro de clientes do ERP. Ele lista os clientes de acesso do portal do Agenda PRO, ou seja, quem tem acesso ao portal de agendamento da loja.
As colunas são Nome, Celular, E-mail, Último acesso e Cadastrado em, em ordem de nome decrescente.
Os filtros são: nome, que procura parte do nome; e-mail, que precisa ser exato; telefone, que é comparado com o celular e também precisa ser exato; a loja; e o período.
E o período aqui não é o período de cadastro: ele é aplicado sobre a data do último acesso do cliente ao portal. Essa data é gravada toda vez que o cliente entra no portal. Sem datas informadas, o padrão é o mês atual, do dia 1 ao último dia do mês.
RELATÓRIO DE SERVIÇOS
Este relatório usa o catálogo de serviços do ERP e exige a permissão de gerar relatórios de serviços do ERP.
As colunas são Código, Nome, Grupo, Duração, Valor de custo e Valor de venda, em ordem de nome.
Os filtros são os da consulta de serviços do ERP: nome, código, faixa de valor de venda por valor inicial e final, situação ativo ou inativo e loja.
O PAINEL INICIAL
O painel é a primeira tela do Agenda PRO e traz três blocos.
Antes de qualquer coisa ele checa se a agenda já foi configurada. Se a configuração da loja não existir ou ainda estiver marcada como primeiro acesso, o painel não abre e você é levado para os primeiros passos com a mensagem "A agenda não está configurada.".
O primeiro bloco são os contadores por situação: quantos agendamentos Pendente, Confirmado, Em andamento, Finalizado e Cancelado. O período é sempre o mês atual, do dia 1 ao último dia do mês, e sempre a loja em que você está. Não existe filtro de período nem de loja no painel. Se você não tem permissão de listar agendamentos, os cinco contadores vêm zerados e o bloco de próximos agendamentos vem vazio.
Esses contadores só contam agendamento cujo responsável tem agenda cadastrada naquela loja, e cuja agenda esteja marcada como visível ou seja a sua própria.
O segundo bloco são os próximos agendamentos: no máximo 10, apenas nas situações Pendente, Confirmado e Em andamento, de hoje no horário atual em diante, em ordem crescente de data e hora. Este bloco não se limita ao mês atual e não usa a regra de agenda visível.
O terceiro bloco são os serviços mais agendados. Para cada serviço ativo da loja, o sistema conta quantos agendamentos do mês atual usaram aquele serviço, descarta os que ficaram em zero, ordena do maior para o menor e mostra os 10 primeiros. Essa contagem não filtra situação: agendamento cancelado entra na conta. O total que acompanha o bloco soma todos os serviços com pelo menos um agendamento no mês, e não só os 10 exibidos — por isso ele pode ser maior que a soma da lista que está na tela.
Nos três blocos, sem a permissão de ver agendamentos de outros usuários, só entram os agendamentos em que você é o responsável ou foi quem cadastrou.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
A comissão soma agendamento cancelado. É o caso mais comum. Os relatórios de comissão trazem todos os agendamentos do filtro, qualquer que seja a situação. Se você quer só o que foi feito, filtre a situação Finalizado.
A comissão saiu zerada. Verifique nesta ordem: o agendamento tem valor de serviço; existe vínculo entre aquele profissional e aquele serviço; o vínculo tem valor de comissão preenchido; e o serviço tem comissão cadastrada. Faltando o valor ou faltando os dois lugares de comissão, o resultado é zero mesmo.
Um valor fixo virou percentual. Isso acontece quando o vínculo do funcionário com o serviço ficou sem tipo de comissão. Sem tipo, o sistema ignora o vínculo e usa o campo de comissão do serviço como percentual.
Mudei a comissão do serviço e o relatório não mudou. Não muda mesmo. O valor fica congelado no agendamento. Só afeta agendamentos novos.
O relatório de comissão só mostra o próprio usuário. Falta a permissão de comissões liberada para outros funcionários.
Faltam agendamentos de outras pessoas no relatório. Falta a permissão de ver agendamentos de outros usuários.
O painel não bate com o relatório. São recortes diferentes. O painel é sempre mês atual e loja atual, e ainda exige que o responsável tenha agenda naquela loja, visível ou sua. O relatório não faz essa exigência e aceita outro período e outras lojas.
Na comissão por serviço, o nome exibido na coluna Serviço é o nome do compromisso do agendamento — no modo agrupado, o do primeiro agendamento daquele serviço. Se os compromissos foram cadastrados com nomes diferentes, o agrupamento continua correto pelo código, mas o nome exibido pode surpreender.
Meus clientes não aparecem no relatório de clientes. Esse relatório é dos clientes do portal e filtra pela data do último acesso. Quem nunca entrou no portal, ou entrou fora do período, não aparece. Também confira e-mail e telefone: esses dois filtros exigem o valor exato.
A coluna Grupo do relatório de serviços vem sempre como SEM GRUPO, porque o campo de grupo não é buscado na consulta desse relatório. O grupo do serviço continua correto no cadastro.