Agenda PRO: o agendamento — campos, situações, edição e conversão em venda
O QUE É UM AGENDAMENTO NO AGENDA PRO
O agendamento é o registro central do aplicativo. Cada agendamento guarda um serviço, um profissional responsável, um cliente, a data, a hora de início, a hora de fim, o valor e a situação.
É um serviço por agendamento. Se o cliente escolhe três serviços de uma vez, o sistema grava três agendamentos separados, um para cada serviço, cada um com seu profissional e seu horário. Por isso a listagem costuma mostrar mais linhas do que o cliente acha que marcou.
COMO UM AGENDAMENTO NASCE
O caminho de marcação é o mesmo nos dois lugares: escolher o serviço, o profissional e o horário. O cliente faz isso pelo portal do Agenda PRO e a loja faz isso por dentro do aplicativo — as duas telas chamam a mesma rotina de gravação, e as regras abaixo valem para as duas.
Ao gravar, o sistema calcula a hora de fim somando a duração do serviço à hora escolhida. Você não digita a hora de fim.
Antes de gravar, o sistema confere se aquele profissional já tem outro agendamento naquele intervalo. Se tiver, recusa com a mensagem de que o horário do serviço já está ocupado e pede para alterar a data ou o horário. Se você marcar vários serviços de uma vez com o mesmo profissional em horários que se cruzam, também recusa. Agendamentos cancelados não ocupam horário e não bloqueiam nada. Se a agenda do profissional estiver marcada para atender serviços simultâneos, essa checagem não é feita e o horário pode ser reutilizado.
O agendamento nasce Pendente. Com a confirmação automática ligada nas configurações do aplicativo, ele nasce Confirmado e, já nesse momento, o sistema dispara a confirmação e o lembrete conforme os canais marcados. A gravação também abre o histórico do agendamento com a primeira linha, "Agendamento cadastrado".
Quando quem marca é alguém da loja e informa nome mais celular ou e-mail sem escolher um cliente já cadastrado, o sistema cadastra esse cliente no ERP como pessoa física e cria o acesso dele dentro do Agenda PRO. Se já existir um acesso registrado com aquele dado, ele não cria: devolve a mensagem dizendo que o número ou o e-mail já está registrado em nome de outro cliente e pede que você use outro dado ou selecione o cliente associado.
O QUE O AGENDAMENTO GUARDA
Ficam gravados no agendamento: o nome, montado como "nome do serviço - nome do profissional"; a descrição do serviço; o serviço e seu nome; o cliente, o telefone e o e-mail dele; o profissional responsável, o nome e o e-mail dele; quem criou o agendamento; a data, a hora de início, a hora de fim e a duração prevista; o local, que recebe o nome da loja; as observações; o valor dos serviços, o valor total e o valor da comissão; a situação e o nome da situação.
Esses dados são cópias tiradas no momento da gravação. Alterar depois o cadastro do serviço, do cliente ou do profissional não reescreve o que já ficou gravado no agendamento.
Quando o agendamento vem do portal, o sistema grava também o fuso horário do cliente e a data e hora convertidas para UTC e para o fuso dele. É isso que permite o cliente ver o horário certo mesmo estando em outro fuso.
QUEM PODE CRIAR E QUEM PODE VER
Para marcar por dentro do aplicativo, o usuário precisa da permissão de adicionar agendamento do Agenda PRO. Sem ela, o sistema recusa com a mensagem de que você não tem permissão para adicionar um agendamento.
Quem não tem a liberação para ver os agendamentos dos outros só enxerga os agendamentos que criou ou nos quais é o responsável. Isso vale para a listagem, para o calendário, para a visualização e para tudo o que depende dela, inclusive excluir.
Além dessa, o aplicativo tem permissões separadas para: visualizar, editar, excluir, alterar situação, ver o valor total, alterar o valor de venda, gerenciar comissão e acessar dados de outros funcionários. Quem administra permissões é o ERP; a fonte de permissões e grupos de usuário do ERP é que explica onde se marca cada uma.
AS CINCO SITUAÇÕES
A lista é fechada: Pendente, Confirmado, Em andamento, Finalizado e Cancelado. Não existe outra. O sistema não obriga nenhuma ordem entre elas: você pode ir de Pendente direto para Finalizado. Ele só recusa um valor que não esteja nessa lista.
Cada situação tem uma cor própria na tela: Pendente cinza, Confirmado verde, Em andamento laranja, Finalizado azul e Cancelado vermelho.
Toda troca feita pela ação de alterar situação faz três coisas. Primeiro, cancela os lembretes que ainda estavam pendentes daquele agendamento. Segundo, grava uma linha no histórico do agendamento com a nova situação e a observação que você escreveu (se você não escrever nada, fica "Agendamento atualizado"). Terceiro, registra a mudança no log de auditoria.
Mudar para Confirmado é o que dispara o aviso de confirmação e o lembrete, e só sai o que você marcar: as caixas de confirmação por e-mail, confirmação por SMS, lembrete por e-mail e lembrete por SMS são independentes. Se nenhuma for marcada, nada é enviado.
Mudar para Cancelado dispara o aviso de cancelamento, também só se você marcar o canal.
Pendente, Em andamento e Finalizado não disparam aviso nenhum.
EDITAR UM AGENDAMENTO
Na edição você mexe em data, hora, serviço, responsável, cliente, local, valores, observações, campos extras e situação. A hora de fim é recalculada sozinha a partir da hora e da duração do serviço. A edição não refaz a checagem de horário ocupado.
Dois bloqueios aparecem aqui. Se você mudar o valor total sem ter a permissão de alterar valor de venda, o sistema responde "Valor total não pode ser alterado" e não salva. Se mudar a comissão sem a permissão de gerenciar comissão, responde "Comissão não pode ser alterada". E se você editar o agendamento de outro funcionário sem a liberação para acessar outros funcionários, a comissão é mantida como estava, mesmo que a tela mostre outro valor.
Ao salvar, o sistema compara o que mudou em horário, situação, serviço, responsável, cliente e local. Se houve mudança em algum desses e a situação passa a ser Confirmado ou Em andamento, ele pode avisar o cliente com um texto que lista o que mudou, de que valor para que valor — mas só nos canais que você marcar na tela. Se o horário do agendamento já passou, essa comparação não é feita e nenhum aviso de alteração sai.
Trocar a situação por dentro da edição grava a linha do histórico, mas não cancela lembretes nem dispara o aviso de confirmação ou de cancelamento: isso é da ação de alterar situação.
CANCELAR E EXCLUIR NÃO SÃO A MESMA COISA
Cancelar é mudar a situação para Cancelado. O agendamento continua existindo, sai da disputa por horário, aparece na lista de cancelados e guarda todo o histórico.
Excluir apaga o registro. Exige a permissão de excluir agendamento e leva junto todos os lembretes ligados àquele agendamento. Não tem volta e não deixa o registro para consulta. Para conservar o histórico, cancele em vez de excluir.
O cliente também pode cancelar sozinho, pelo portal, um agendamento que seja dele. Esse cancelamento pelo portal só muda a situação para Cancelado: ele não grava linha no histórico de situações e não dispara aviso de cancelamento para ninguém. Por isso um agendamento pode aparecer como cancelado sem que a loja tenha recebido ou enviado qualquer mensagem.
O PROFISSIONAL E A COMISSÃO
O agendamento tem um único profissional responsável, e é por ele que o horário é reservado, é dele a agenda consultada e é dele a comissão.
A comissão é calculada na gravação, a partir do vínculo entre o profissional e o serviço: se esse vínculo tem comissão em percentual, aplica o percentual sobre o valor dos serviços; se tem valor fixo, grava o valor; se o vínculo não define tipo de comissão, o sistema usa a comissão percentual cadastrada no próprio serviço. Sem valor de serviço ou sem comissão definida, grava zero.
CAMPOS EXTRAS
Os campos extras (atributos) definidos para a empresa aparecem no formulário e são gravados por agendamento. Na edição valem três regras: campo extra novo e vazio é ignorado; campo extra que já tinha conteúdo e você apaga é removido do agendamento; qualquer outro caso é salvo.
O QUE O AGENDAMENTO VIRA DEPOIS
A partir do agendamento você pode gerar três documentos do ERP: venda de serviço, orçamento de serviço e ordem de serviço. Cada um exige a permissão de adicionar do documento correspondente no ERP; sem ela, a resposta é que você não tem permissão para acessar esta área.
Gerar não cria o documento sozinho: abre o formulário do documento já preenchido com os dados do agendamento. O cliente, o nome do cliente, a data, as observações, o valor dos serviços, o desconto e o valor total vêm do agendamento, e o profissional responsável entra como vendedor do documento. O item vem como uma linha de serviço, quantidade 1, com o valor total do agendamento e o detalhe "nome do serviço - AgendaPro", sem movimentar estoque. O documento só passa a existir quando você salva.
Depois de salvo, o agendamento guarda o vínculo com o pedido gerado. Gerar o documento não altera a situação do agendamento: se ele estava Pendente, continua Pendente até você mudar.
O sistema não exige nenhuma situação específica para gerar o documento — não é preciso estar Finalizado.
O QUE O ERP EXPLICA, NÃO ESTA FONTE
Como se cadastra o cliente, como se cadastra o serviço e seu preço, como funciona o financeiro da venda gerada, a nota fiscal, a ordem de serviço depois de criada, os usuários e as permissões: tudo isso é do ERP e se responde pelas fontes do ERP. O Agenda PRO tem telas com nomes iguais, mas o que vale aqui é o comportamento do aplicativo, não o do cadastro central.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
"O agendamento sumiu da lista." A listagem já vem filtrada de hoje até o último dia do mês atual. Agendamento de data passada, ou de mês seguinte, não aparece enquanto você não mudar a data inicial e a data final do filtro.
"Marquei e não aparece para ninguém." A listagem cruza obrigatoriamente o agendamento com a agenda do profissional responsável. Se aquele profissional não tem agenda cadastrada, o agendamento existe mas não aparece na lista.
"Não vejo os agendamentos dos outros." É a liberação de ver outros usuários. Sem ela, você só vê onde criou ou é o responsável.
"Não acho no calendário." O calendário não mostra cancelados, de propósito; mostra só as agendas que estiverem selecionadas; e, sem mudar o período, mostra o mês atual.
"O cliente não recebeu a confirmação / o lembrete / o aviso de cancelamento." Os avisos só saem se a caixa do canal for marcada no momento em que a situação muda, e só nas situações Confirmado e Cancelado. Confira o histórico de envios dentro do próprio agendamento, que mostra o destino, o canal, a mensagem e o resultado das últimas trinta tentativas. E lembre que o cancelamento feito pelo cliente no portal não dispara aviso nenhum.
"Mudei o valor e ele voltou." Ou o sistema recusou por falta da permissão de alterar valor de venda, ou é a comissão sendo mantida porque o agendamento é de outro funcionário e falta a liberação de acessar outros funcionários.
"O horário está livre e ele diz que está ocupado." Existe outro agendamento não cancelado do mesmo profissional cruzando aquele intervalo, ainda que parcialmente. Se a intenção é atender mais de um cliente ao mesmo tempo, isso se resolve na agenda do profissional, com o atendimento simultâneo.
"Gerei a venda e o agendamento continua igual." É o esperado. A geração não muda a situação; mude você para Finalizado se for o caso.
"A venda nasceu sem cliente." O cliente do documento vem do vínculo entre o acesso do cliente no Agenda PRO e o cadastro de cliente do ERP. Acesso criado sem esse vínculo gera documento sem cliente preenchido.
"Alterei o serviço e o agendamento antigo continua com o nome velho." Os dados do agendamento são cópias do momento da gravação; alterações posteriores no cadastro não voltam para trás.