Agenda PRO: campos extras, grupo do usuário e o que sincroniza com o ERP
O QUE ESTA FONTE COBRE
O Agenda PRO é o aplicativo de atendimento com hora marcada: cada profissional tem a sua agenda, os serviços agendáveis são serviços do ERP e o cliente marca o horário sozinho pelo portal.
Esta fonte trata de três assuntos do aplicativo Agenda PRO: os campos extras do agendamento, o efeito do grupo do usuário dentro do aplicativo e o que o Agenda PRO sincroniza com o ERP.
Tudo aqui vale para as telas do Agenda PRO. Cadastro de cliente, cadastro de serviço, cadastro de usuário e a lista de permissões continuam sendo do ERP e se respondem pelas fontes do ERP. O próprio menu do aplicativo já mostra isso: o item Usuários abre o cadastro de usuários do ERP e o item Sistema ERP devolve você para a tela inicial do ERP.
As telas do aplicativo são Agendamentos, Clientes, Campos extras, Acessos clientes, Serviços agendáveis, Grupos de serviços, Agendas e Configurações. Clientes e Acessos clientes são duas telas diferentes e não se confundem — veja a seção CLIENTES E ACESSOS CLIENTES.
CAMPOS EXTRAS DO AGENDAMENTO
Campo extra é um campo que você cria para pedir uma informação que o agendamento não pede de fábrica. Placa do veículo, tipo de cabelo, número da ficha. Fica no menu Campos extras do Agenda PRO.
O campo extra é da empresa, não da loja. A busca de campos extras filtra apenas por empresa. Por isso o campo que você cria aparece em todas as lojas da mesma empresa. Não existe campo extra só para uma loja.
Nome é obrigatório e não pode repetir dentro da empresa. Se repetir, a resposta é "Nome já cadastrado.".
A lista de campos extras sai em ordem alfabética de nome e mostra Nome e Cadastrado em.
TIPOS DE CAMPO EXTRA
O campo extra do Agenda PRO não tem escolha de tipo. O cadastro pede o Nome e o "Exibir no formulário", e no compromisso o campo é preenchido como texto livre. Os tipos dos campos extras do restante do ERP (Texto, Números, Data, CPF, CNPJ, Seleção única e Múltipla seleção) não existem aqui: não dá para criar uma lista de opções nem um campo que confira CPF ou data.
ONDE O CAMPO EXTRA APARECE
Em dois lugares: no compromisso, dentro do aplicativo, e no formulário de agendamento do portal do cliente. Nos dois casos o sistema envia todos os campos extras da empresa.
Cada campo extra tem, no cadastro, uma marcação de visibilidade no agendamento. Ela vai junto com o campo, mas quem monta a lista não a usa para filtrar: o servidor devolve todos os campos extras da empresa e entrega a marcação junto, para a tela decidir. Então confira essa marcação quando um campo não aparecer para o cliente, mas não prometa que mexer nela resolve — se não resolver, registre o chamado.
Campo em branco não vira registro. Ao salvar o compromisso, campo extra sem conteúdo é ignorado. Se o campo já tinha conteúdo e você apaga e salva, o valor é excluído do compromisso. No agendamento feito pelo portal vale a mesma regra: em branco, não grava.
RENOMEAR E EXCLUIR CAMPO EXTRA
Renomear um campo extra reescreve o nome também nos compromissos que já usaram aquele campo. É proposital: o sistema atualiza a descrição gravada em todos os registros daquele campo. Não espere ver o nome antigo nos compromissos antigos.
A exclusão tem dois bloqueios. Se já existe qualquer compromisso com aquele campo preenchido, a resposta é "Este campo extra não pode ser deletado, pois existem agendamentos relacionados.". Se o campo estiver marcado como não excluível, a resposta é "Este campo extra não pode ser excluído.". Nos dois casos o caminho é parar de usar o campo, não excluir.
O GRUPO DO USUÁRIO DENTRO DO AGENDA PRO
O Agenda PRO olha uma marca do grupo de usuários do ERP: a marca de grupo master. Ela não é um item da lista de permissões, é uma característica do grupo. Grupo com essa marca, inclusive, não pode ser excluído no ERP.
Essa marca muda três coisas dentro do aplicativo.
Uma. Na tela Agendas, quem não está em grupo master enxerga apenas a própria agenda. Quem está em grupo master enxerga as agendas de todos os profissionais da loja.
Duas. Ao montar o calendário e a lista de agendas do agendamento, quem não está em grupo master enxerga as agendas marcadas como visíveis mais a sua própria. Agenda de outro profissional que não esteja marcada como visível não aparece.
Três. Ao buscar os horários de um serviço dentro do aplicativo, o profissional cuja agenda não está visível é pulado para quem não está em grupo master.
Independente de grupo, agenda inativa não entra na busca de horários para ninguém.
ISSO NÃO É A PERMISSÃO DO ERP
Grupo master e permissão são coisas diferentes e resolvem problemas diferentes.
A marca de master é do grupo e responde por "de quem eu vejo a agenda". O Agenda PRO lê essa marca direto, sem passar pela lista de permissões.
A lista de permissões do ERP responde por outra pergunta: "o que eu posso fazer". Visualizar, editar, excluir compromisso, alterar situação, alterar valor de venda, gerenciar comissão, gerar venda de serviço, orçamento ou ordem de serviço. E também por quais compromissos aparecem para o usuário: sem a liberação correspondente, ele só enxerga os compromissos em que é quem cadastrou ou o responsável.
Como se cria grupo, como se marca permissão e onde ficam essas telas é assunto do ERP. Use a fonte de usuários e permissões do ERP.
O QUE O AGENDA PRO SINCRONIZA COM O ERP
O Agenda PRO não tem cadastro próprio de usuário nem de serviço. Ele se apoia no ERP e cria por conta própria só o que é dele. Os serviços agendáveis são os serviços já cadastrados no ERP.
Usuário. Toda vez que um usuário logado abre uma tela do Agenda PRO, o sistema verifica se já existe a configuração daquele usuário naquela loja. Se não existe, cria na hora, marcada como primeiro acesso. É por isso que um usuário novo do ERP entra no Agenda PRO sem ninguém cadastrar nada lá dentro.
Agenda do profissional. Nos primeiros passos, se o usuário logado ainda não tem agenda naquela loja, o sistema cria uma para ele: cor cinza, visível, ativa, com a chave de serviços simultâneos LIGADA e horários de uma hora das 08:00 às 12:00 e das 14:00 às 18:00, de segunda a sexta. Se apareceu uma agenda que ninguém criou, foi isso. Depois você ajusta os horários. Repare na chave de serviços simultâneos ligada: enquanto ela ficar assim, essa agenda não faz checagem de conflito e todo horário aparece livre no portal mesmo já tendo compromisso em cima. Como essa checagem funciona é assunto da fonte da agenda do profissional.
Configuração da loja. Enquanto a configuração da loja ou a do usuário não existir, o aplicativo responde "É necessário configurar os dados da sua AgendaPro!" e manda para Configurações. Não é erro, é a configuração inicial pendente.
Preferência por usuário. A visualização do calendário é salva por usuário, não por loja. Cada um vê do jeito que deixou.
Clientes. O cliente do portal é um registro do Agenda PRO, em Acessos clientes, e não é o cadastro de clientes do ERP. Ao cadastrar um acesso, o sistema procura no cadastro de clientes do ERP: primeiro por e-mail e celular juntos, depois só por celular, depois só por e-mail. Se encontrar exatamente um cliente, vincula sozinho. Se não encontrar nenhum, ou encontrar mais de um, o acesso fica sem vínculo. Você pode vincular e desvincular o cliente do ERP depois, manualmente.
Exclusões feitas no ERP. Existe uma rotina automática que lê a fila de exclusões vinda do ERP. Cliente excluído no ERP tem o vínculo apagado do acesso do portal. O acesso continua existindo, só perde a ligação com o cadastro.
Integração. O Agenda PRO é ligado e desligado por loja em Integrações, e cada ligar e desligar fica registrado no log. Sem integração ativa para a loja, o portal do cliente responde "Este portal não está disponível no momento.".
CLIENTES E ACESSOS CLIENTES
Existe sim uma tela Clientes dentro do Agenda PRO, e ela não é a mesma coisa que Acessos clientes.
Clientes lista os clientes do ERP e marca quais deles já têm acesso ao portal. É só listagem e busca. Cadastrar e editar cliente abrem as telas do próprio ERP — o aplicativo não tem cadastro de cliente.
Acessos clientes é a tela dos acessos ao portal, essa sim própria do aplicativo. É o registro que o cliente usa para entrar e agendar.
É o mesmo princípio do resto desta fonte: o aplicativo mostra o dado do ERP, mas quem é dono do cadastro é o ERP. Vale para usuário, vale para serviço e vale para cliente.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
"Criei o campo extra e ele não aparece para o cliente no portal." O campo existe e é enviado ao portal, com a marcação de visibilidade junto. Confira essa marcação no cadastro do campo. Dentro do aplicativo ele continua aparecendo. Se a marcação já estiver certa, registre o chamado.
"Criei o campo em uma loja e ele apareceu em todas." É assim mesmo. Campo extra é por empresa.
"Preenchi o campo extra e ele sumiu do compromisso." Confira se o conteúdo não foi apagado antes de salvar. Campo em branco não é gravado, e apagar o conteúdo de um campo já preenchido exclui o valor.
"Mudei o nome do campo e os compromissos antigos mudaram junto." É o comportamento correto. O nome é reescrito em todos os registros daquele campo.
"Não consigo excluir o campo extra." Ou já existe compromisso com ele preenchido, ou o campo está marcado como não excluível. A mensagem diz qual dos dois é.
"Diz que o nome já existe." Já existe outro campo extra com esse nome na empresa, mesmo que criado em outra loja.
"O funcionário não vê a agenda dos colegas." Grupo sem a marca de master só vê a própria agenda e as agendas marcadas como visíveis. Marque a agenda do colega como visível ou mova o usuário para um grupo master.
"O profissional não aparece na hora de escolher o horário." Agenda inativa não aparece para ninguém. Agenda ativa mas não visível não aparece para quem não é master.
"Cadastrei o cliente no Agenda PRO e ele não está no cadastro de clientes do ERP." São registros diferentes. O vínculo automático só acontece quando a busca por e-mail ou celular encontra exatamente um cliente. Vincule manualmente.
"Aparece 'É necessário configurar os dados da sua AgendaPro'." Falta concluir a configuração da loja ou a do usuário dentro do aplicativo.
"O portal do cliente diz que não está disponível no momento." A integração do Agenda PRO não está ativa para essa loja.