Agenda: por onde se entra e como a tela funciona

O QUE É ESTA TELA

A Agenda é o aplicativo de compromissos da operação. A tela principal tem duas partes que andam juntas: um calendário em cima e, logo abaixo, o quadro Compromissos para o período. As duas mostram sempre o mesmo intervalo de datas, porque a listagem é carregada a partir do período que o calendário está exibindo. É por isso que mudar o mês no calendário muda a lista de baixo.

COMO ENTRAR NA AGENDA

O caminho certo é o painel do usuário. No canto superior direito da tela fica a sua foto, ou as suas iniciais quando você não tem foto cadastrada. Clique nela: abre um painel lateral. Logo abaixo dos seus dados e do botão Meus dados fica a primeira seção do painel, chamada Ferramentas. Clique em Agenda. Pronto, você está na tela de compromissos.

Esse item está fixo na lista de Ferramentas e não é filtrado por permissão nem por contratação. Se alguém disser que não encontra a Agenda, o primeiro passo não é revisar permissão: é localizar o painel do usuário, que é o mesmo lugar onde ficam Meus dados e o botão Sair.

O endereço é /agenda, e ele leva direto para a listagem de compromissos, em /agenda/agendamentos.

O ÍCONE DE CALENDÁRIO DO TOPO E POR QUE ELE ÀS VEZES NÃO APARECE

Existe também um ícone de calendário na barra superior, ao lado do sino de notificações. Ele abre um painel rápido chamado Compromissos, com o atalho Minha agenda no topo. Quando há compromissos para listar ali, aparece também o link Ver todos os agendamentos no rodapé, e os dois levam para a mesma listagem. Quando não há nada para mostrar no momento, o painel exibe apenas Sem novos compromissos.

Esse ícone é condicional, e essa é a maior fonte de confusão. Ele só é exibido quando o sistema encontra pelo menos um compromisso em que você é o responsável indicado ou em que você foi quem cadastrou. Se você ainda não tem nenhum, o ícone simplesmente não é desenhado, e não há nada de errado nisso.

A resposta dessa verificação fica guardada no seu navegador por 7 dias. O motivo é desempenho: assim o sistema não repete a consulta a cada tela aberta. Só que essa memória é apagada em duas situações, e as duas resolvem o caso na hora: quando você salva um compromisso e quando você abre a listagem da Agenda. É por isso que quem acabou de cadastrar o primeiro compromisso passa a ver o ícone, e quem não tem nenhum pode ficar até 7 dias sem ele mesmo depois de algo mudar.

Mais um detalhe que evita chamado: enquanto você está dentro da própria Agenda, esse ícone não aparece na barra superior. Ele é um atalho para quem está no ERP, e não se repete dentro do aplicativo que ele mesmo abre.

O número amarelo que às vezes aparece grudado no ícone não é o total do dia. Ele conta apenas compromissos de hoje, seus, ainda não vistos, que estejam sem hora ou com hora dentro de uma janela de uma hora para trás e uma hora para frente do horário atual. Quando você abre o painel, esses compromissos passam a contar como já vistos e o número zera. Ele não zera porque algo foi apagado.

O CALENDÁRIO

No computador o calendário abre no modo Mês e oferece três visões: Mês, Semana e Dia. No celular ficam só duas, Mês e Dia, e a que abre por padrão é a visão de Dia, porque a grade do mês inteira não cabe bem numa tela estreita. As setas de avançar e voltar e o botão de hoje ficam à esquerda do cabeçalho.

Dentro do calendário você faz três coisas.

Arrastar um evento para outro dia muda a data do compromisso. A alteração é gravada na hora, sem passar por tela de confirmação, e o sistema avisa que a data foi atualizada. Nas visões de Semana e de Dia, arrastar o evento para outro horário também muda a hora. Se a gravação falhar, o calendário é recarregado e o evento volta para o lugar de origem, para não ficar mostrando uma data que não foi salva.

Clicar num dia, fora de um evento, abre o cadastro de compromisso já com aquela data preenchida. É o atalho mais rápido para agendar, e ele depende da mesma permissão do botão Agendar: sem ela, o clique não abre nada.

Clicar em cima de um evento abre a lista dos compromissos daquele dia, com Compromisso, Data, Hora, Entidade, Local e Situação, um botão Visualizar em cada linha e um botão Adicionar compromisso. O clique no evento não abre direto o compromisso: abre o dia, porque no mesmo dia costuma haver mais de um. Quem não tem permissão de visualizar compromisso não vê essa janela abrir.

Trocar de mês recarrega a lista de baixo para o novo intervalo.

OS BOTÕES E A BUSCA

Acima do calendário ficam o botão verde Agendar, o botão Mais ações, o campo Buscar compromisso e o botão Busca avançada.

O botão Agendar só é exibido para quem tem permissão de cadastrar compromisso. Se ele não está aí, é permissão, e permissão é assunto do ERP.

O menu Mais ações reúne quatro itens, mas nem todos ficam visíveis ao mesmo tempo. Gerenciar situações aparece para quem tem permissão de listar situações. Os outros três dependem do vínculo com o Google Agenda: sem vínculo, aparece Vincular com o google agenda; com a conta já vinculada, aparecem Sincronizar google agenda e Desvincular do google agenda. Então você nunca vê Vincular e Desvincular ao mesmo tempo.

O campo Buscar compromisso procura o texto digitado no nome e também na descrição do compromisso. Não é preciso escrever o nome inteiro, porque a busca é por parte do texto.

A Busca avançada abre um painel com seis campos, e esta lista é fechada: Lojas, Responsável, Cliente/pessoa, CPF/CNPJ, Período e Situação. Dois deles são condicionais. Lojas só aparece para quem tem mais de uma loja liberada no usuário, porque com uma só o filtro não teria efeito. Responsável só aparece para quem tem a permissão de enxergar compromissos de outros funcionários. O campo Cliente/pessoa procura pelo nome do cliente, do fornecedor, da transportadora, do funcionário ou pelo texto digitado em Outros. O campo CPF/CNPJ procura o documento no cadastro de cliente, de fornecedor e de transportadora. O painel tem os botões Buscar e Limpar.

Quando uma busca está ativa, o calendário some da tela e aparece um botão Voltar no lugar dos botões Agendar e Mais ações. Isso é proposital: o resultado da busca não é um período contínuo, então ele é mostrado só na lista. O botão Limpar zera os campos, mas quem traz o calendário de volta é o Voltar.

O QUADRO COMPROMISSOS PARA O PERÍODO

Logo abaixo do calendário fica o quadro com o resultado. Ele tem sete colunas, e esta lista é fechada: Compromisso, Entidade, Data, Hora, Situação, Funcionário e Ações.

A coluna Situação mostra a etiqueta colorida da situação e é clicável: clicar nela abre a janela Alterar situação daquele compromisso, sem precisar entrar na edição.

A coluna Ações tem até três botões: visualizar, editar e excluir. Visualizar aparece para quem tem permissão de visualizar compromisso, e editar aparece para quem tem a mesma permissão do botão Agendar, a de cadastrar compromisso. O botão de excluir sempre aparece: a exclusão pede confirmação antes e, se o seu usuário não tem permissão de excluir, ao clicar você recebe o aviso de que não tem permissão para essa ação.

Quando nada é encontrado, o quadro mostra a frase Nenhum compromisso cadastrado até o momento. Leia essa frase com cuidado: ela aparece sempre que o filtro atual não retorna nada, e não significa que a base está vazia nem que algo foi perdido.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO

Quase todo chamado de compromisso sumiu cai em um destes três pontos. Confira nesta ordem antes de pensar em qualquer outra hipótese.

Primeiro, o período. A tela nunca lista tudo: ela lista um intervalo de datas. Ao abrir, o período é o mês atual, do dia 1 até o último dia do mês. Um compromisso marcado para outro mês simplesmente não está nesse intervalo, e não vai aparecer nem no calendário nem na lista. A correção é navegar com as setas do calendário até o mês certo, ou abrir a Busca avançada e ajustar o campo Período. Vale lembrar que, quando você aperta Limpar na busca avançada, o período volta a ser um mês inteiro.

Segundo, a situação. Cada situação de compromisso tem uma configuração chamada Exibir na Listagem, que aceita Sim ou Não. Quando você não escolhe nenhuma situação no filtro, a consulta traz apenas os compromissos cujas situações estão marcadas para exibir na listagem. Ou seja, um compromisso com situação marcada como Não existe, está salvo, mas fica fora da lista padrão. Para vê-lo, escolha exatamente aquela situação no filtro Situação da busca avançada. Para mudar o comportamento de vez, vá em Mais ações, Gerenciar situações, abra a situação e ajuste o campo Exibir na Listagem.

Terceiro, de quem é o compromisso e de qual loja. Enquanto você não aciona nenhuma busca, a tela traz apenas os compromissos em que você é o responsável, e apenas os da loja em que você está no momento. Isso vale inclusive para quem tem a permissão de ver a agenda de outros funcionários: essa permissão só passa a valer depois que você usa a busca. Então, se o compromisso foi cadastrado com outra pessoa como responsável, ou em outra loja sua, abra a Busca avançada e clique em Buscar. Sem escolher ninguém no campo Responsável, o resultado passa a incluir os compromissos dos outros usuários das suas lojas. Escolhendo um nome, o resultado fica só com o dele.

Há ainda um detalhe da busca que confunde. Se você preencher o campo Buscar compromisso e, ao mesmo tempo, Cliente/pessoa ou CPF/CNPJ, apenas um desses critérios acaba sendo aplicado. Faça uma busca por vez para ter certeza do resultado.

Só depois de checar esses pontos vale falar em qualquer outra causa. Não trate o caso como perda de dado antes disso.

O QUE NÃO SE RESOLVE NESTA TELA

Cadastro de cliente, de fornecedor, de transportadora e de funcionário, cadastro de usuário e permissões do sistema são do ERP, e não da Agenda. Aqui você apenas escolhe quem já está cadastrado e sofre o efeito das permissões que já existem. Se o botão Agendar não aparece, se o filtro Responsável não aparece, ou se falta a opção Gerenciar situações, o ajuste é feito nas permissões do usuário, no ERP.