Agenda: visão geral do aplicativo e do compromisso
O QUE É A AGENDA
A Agenda é o aplicativo de compromissos da operação: a visita marcada, a reunião, a entrega, o retorno para um cliente. Cada compromisso guarda o que precisa ser feito, quem responde por ele, com quem ele é, a data, a hora, o local e a situação em que está.
Esta fonte é a visão geral. Ela responde o que a Agenda é, onde ela fica e o que um compromisso guarda. Cada assunto mais fundo tem fonte própria, indicada no fim.
ONDE FICA A AGENDA
O caminho que sempre funciona é o painel do usuário. Clique na sua foto ou nas suas iniciais, no canto superior direito, vá até a seção FERRAMENTAS e escolha AGENDA. Por aí você entra em qualquer situação.
Existe também um atalho na barra do topo, um ícone de calendário, que mostra os próximos compromissos e leva para a agenda. Ele é condicional: só aparece para quem já tem compromisso como responsável ou como criador. Quem acabou de começar a usar não vê esse ícone, e isso não é falta de permissão nem limite do plano. A verificação fica guardada por sete dias, então o ícone pode demorar a aparecer.
Muita gente procura a Agenda no menu lateral ou na lista de Meus aplicativos, não encontra e conclui que ela sumiu. Não sumiu. O acesso é pelo painel do usuário, em Ferramentas.
A TELA EM UMA OLHADA
A Agenda abre direto na listagem de compromissos. A tela tem um calendário em cima e, logo abaixo, o quadro Compromissos para o período. Os dois mostram sempre o mesmo intervalo de datas, por isso mudar o mês no calendário muda a lista de baixo. Acima deles ficam o botão Agendar, o botão Mais ações, o campo Buscar compromisso e a Busca avançada.
O QUE UM COMPROMISSO GUARDA
Esta é a lista inteira dos campos do formulário do compromisso. Não existe outro campo além destes.
COMPROMISSO, o nome dele. É obrigatório.
RESPONSÁVEL, o usuário que responde pelo compromisso. É obrigatório e já vem preenchido com quem está criando. É ele que separa a agenda de cada pessoa, em vez de existir uma agenda única da empresa.
ENTIDADE, com quem o compromisso é. A lista é fechada: Cliente, Fornecedor, Transportadora, Funcionário e Outros. O campo abre em Cliente. Ao lado dele fica o campo da pessoa, que muda de nome conforme a entidade escolhida e busca no cadastro correspondente. Com Outros, você digita o nome livremente.
DESCRIÇÃO, o detalhe do que precisa ser feito.
DATA, obrigatória. Ela sai da tela quando você liga a recorrência, porque aí a primeira data vem do dia em que você clicou no calendário.
HORA e SITUAÇÃO.
LEMBRAR COM ANTECEDÊNCIA e CANAL DE ENVIO, que definem o aviso enviado antes da hora. Esses dois não aparecem quando a entidade é Outros.
LOCAL, onde o compromisso será.
SINCRONIZAR COM O GOOGLE AGENDA, uma caixa que só aparece quando o responsável escolhido tem conta do Google ligada.
ATIVAR RECORRÊNCIA DO COMPROMISSO, um interruptor logo abaixo da descrição, que só existe quando você está adicionando um compromisso. Ele não aparece na edição.
O QUE VOCÊ VÊ DEPOIS DE SALVAR
A tela de visualização do compromisso tem até três abas. Dados gerais aparece sempre, com Funcionário, Empresa/Pessoa, Descrição, Data/Hora, Local, Situação, Responsável, Cadastrado por, Cadastrado em e Modificado em. Histórico só aparece quando a situação já foi trocada pelo menos uma vez. Lembretes só aparece quando o compromisso tem lembrete configurado. Aba que não aparece não é erro: é conteúdo que ainda não existe naquele compromisso.
Repare na diferença entre Responsável e Cadastrado por. O responsável é quem vai cumprir o compromisso e pode ser trocado. Cadastrado por é quem criou o registro, e serve para você saber a origem dele.
OS CADASTROS QUE VOCÊ ALCANÇA DAQUI
De dentro da Agenda você abre as telas de cliente, fornecedor, transportadora, funcionário, usuários, grupos de usuários e permissões. São as mesmas telas e os mesmos cadastros do ERP, não uma base separada, e o que você alterar aqui vale no sistema inteiro. Como cadastrar ou editar essas pessoas, e como funciona a tela de permissões, se responde pelas fontes do ERP, não por esta.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
Não acho a Agenda. A causa é procurar no lugar errado: ela não fica no menu lateral nem em Meus aplicativos. Entre pelo painel do usuário, em Ferramentas.
O compromisso sumiu da lista. Antes de falar em perda de dado, confira três coisas nesta ordem. Primeiro o período, porque a tela abre sempre no mês atual e compromisso de outro mês fica fora do intervalo. Segundo a situação, porque situação marcada com Exibir na Listagem igual a Não some da lista e do calendário. Terceiro de quem é o compromisso e de qual loja, porque enquanto você não aciona a busca a tela mostra apenas os compromissos em que você é o responsável e apenas os da loja em que você está.
Não aparece a caixa de sincronizar com o Google Agenda. A causa é o vínculo ser de cada usuário, e não da empresa: a caixa só aparece quando o responsável escolhido ligou a própria conta do Google. Não é falta de permissão.
Liguei a repetição e veio só um compromisso. É um problema conhecido, tratado na fonte do compromisso que se repete. Não é erro de quem cadastrou.
Não recebi o lembrete. O lembrete tem regras próprias de canal e de quem recebe cada um, explicadas na fonte do lembrete.
ONDE ESTÁ CADA ASSUNTO
Entrada, calendário, visões de Mês, Semana e Dia, busca e colunas da lista: Agenda, por onde se entra e como a tela funciona.
Cadastrar, editar, excluir e trocar a situação de um compromisso: Agenda, cadastrar, editar e acompanhar a situação do compromisso.
Compromisso que se repete: Agenda, compromisso que se repete.
Aviso antes da hora e aviso do sino: Agenda, lembrete antes da hora e aviso na tela.
Ligar e desligar a conta do Google e o que vai para lá: Agenda, ligação com o Google Agenda.
Cadastro de situações, permissões da Agenda e relatório de agendamentos: Agenda, situações, permissões e relatório.