Agenda: lembrete antes da hora e aviso na tela
DUAS COISAS DIFERENTES COM O MESMO APELIDO
Na Agenda existem dois avisos e eles não se misturam. O primeiro é o lembrete do compromisso: você escolhe no cadastro quanto tempo antes quer avisar e por qual canal, e a mensagem sai para fora da plataforma, por e-mail, SMS ou WhatsApp. O segundo é o aviso interno, que aparece no sino da própria plataforma para compromissos do dia. O aviso interno não depende do lembrete: ele acontece mesmo que você tenha escolhido Não enviar lembrete. Antes de qualquer coisa, identifique qual dos dois você está esperando, porque cada um tem um destinatário e uma regra diferente.
ONDE SE CONFIGURA O LEMBRETE
O lembrete é configurado dentro do próprio compromisso, no campo Lembrar com antecedência. Assim que você escolhe uma antecedência, aparece ao lado o campo Canal de envio, que passa a ser obrigatório: antecedência sem canal não é salva e a tela avisa "O campo Canal de envio é obrigatório". Escolher um canal também torna a Hora obrigatória e obriga a informar a pessoa da entidade, porque sem esses dois dados não há como calcular o disparo nem para quem enviar.
Os campos Lembrar com antecedência e Canal de envio só aparecem quando a Entidade do compromisso é Cliente, Fornecedor, Transportadora ou Funcionário. Se a Entidade for Outros, os campos não aparecem e não existe lembrete para esse compromisso. O motivo é simples: o lembrete usa o telefone e o e-mail de um cadastro de pessoa, e Outros é só um texto livre, sem cadastro por trás.
AS ANTECEDÊNCIAS DISPONÍVEIS
A lista é fechada. Você escolhe uma destas dez opções e não existe campo para digitar um valor próprio: Não enviar lembrete, 5 minutos, 15 minutos, 30 minutos, 1 hora, 2 horas, 4 horas, 6 horas, 12 horas e 1 dia. A antecedência é contada para trás a partir da data e da hora do compromisso.
OS CANAIS E QUEM RECEBE CADA UM
A lista de canais também é fechada: E-mail, SMS e WhatsApp. Você pode marcar mais de um ao mesmo tempo, e nesse caso é criado um lembrete para cada canal marcado, todos com a mesma antecedência.
Quem recebe muda conforme o canal, e este é o ponto que mais gera reclamação. No e-mail, o lembrete vai para duas pessoas: o responsável do compromisso e a pessoa da entidade. Se o contato do responsável for igual ao da pessoa da entidade, o sistema envia uma vez só, para não duplicar. No SMS e no WhatsApp, o lembrete vai somente para a pessoa da entidade, ou seja, para o cliente, o fornecedor, a transportadora ou o funcionário vinculado ao compromisso. O responsável nunca entra como destinatário de SMS nem de WhatsApp. Por isso, se você marcou SMS ou WhatsApp esperando ser lembrado no seu próprio celular, você não vai receber nada: o sistema não errou, ele enviou para a outra pessoa.
O telefone e o e-mail usados são sempre os do cadastro da pessoa, e não algo digitado no compromisso. Para o cliente, o fornecedor e a transportadora, o sistema usa o celular e, se não houver, o telefone. Para o funcionário, usa o primeiro celular, depois o segundo celular e, por último, o telefone. Se não houver nenhum telefone no cadastro, o envio por SMS ou WhatsApp falha, porque não existe para onde mandar. O mesmo vale para o e-mail: sem e-mail no cadastro, aquele destinatário não recebe.
O texto do lembrete é fixo. Ele traz o nome do compromisso e o horário de início, e não existe campo para personalizar essa mensagem. No e-mail, o assunto é "Lembrete de Compromisso" seguido do nome do compromisso.
SALDO DA CARTEIRA PARA SMS E WHATSAPP
SMS e WhatsApp consomem saldo da carteira no momento do envio do lembrete, e não no momento em que você salva o compromisso. E-mail não consome: é gratuito. Quando você marca um canal pago, a tela mostra o aviso de que envios por SMS e WhatsApp são tarifados, com o link Ver Custos, que abre a tabela de valor por canal. Se o valor for debitado e o envio falhar no provedor, o sistema estorna o débito.
Se não houver saldo suficiente quando você marca SMS ou WhatsApp, a tela reage na hora: ela limpa todas as marcações do campo Canal de envio, inclusive o E-mail que já estivesse marcado, e mostra o alerta de saldo insuficiente com o link para adicionar saldo. É por isso que a marcação parece sumir sozinha. Não é permissão, não é bloqueio de usuário e não adianta procurar outra tela: é saldo. Ao salvar, o saldo é conferido de novo e, se ainda estiver insuficiente, o salvamento é interrompido.
O QUE ACONTECE QUANDO VOCÊ EDITA O COMPROMISSO
Ao salvar uma edição, os lembretes daquele compromisso são refeitos do zero: os antigos são apagados e os que estiverem marcados na tela são criados de novo, prontos para disparar. Mudar a data ou a hora, portanto, rearma o lembrete com o novo horário. O efeito colateral disso é que salvar de novo um compromisso cujo lembrete já saiu deixa o lembrete pronto para sair outra vez. Se o horário do disparo já tiver passado, ele sai no ciclo seguinte, inclusive em compromisso de data antiga.
Para o compromisso deixar de enviar lembrete, a ordem importa: primeiro desmarque todos os canais no campo Canal de envio e só então mude Lembrar com antecedência para Não enviar lembrete. Trocar apenas a antecedência não apaga os canais que já estavam marcados, e o lembrete continua sendo criado ao salvar.
Editar também rearma o aviso interno do sino: o aviso anterior daquele compromisso é removido e o compromisso volta a poder gerar um novo.
O QUE A TELA DE VISUALIZAÇÃO MOSTRA E O QUE ELA NÃO MOSTRA
Na visualização do compromisso existe a aba Lembretes, que só aparece quando há lembrete configurado. Ela lista duas colunas: o canal e a antecedência. É só isso.
A aba não mostra se a mensagem foi enviada, a que horas saiu, para qual número ou e-mail foi, nem o motivo de uma falha. O sistema guarda internamente o resultado de cada tentativa, mas esse dado não é exibido em nenhuma tela. Então, se a dúvida for "saiu ou não saiu" ou "por que falhou", não há como você conferir sozinho: abra um chamado com o atendimento informando o compromisso e a data.
O AVISO INTERNO NO SINO
O aviso interno é outro caminho. Ele é criado pelo sistema para compromissos com data de hoje que ainda não foram avisados, e aparece no sino da plataforma para o responsável do compromisso. Ele entra quando a hora do compromisso está dentro da faixa de uma hora antes até uma hora depois do momento da verificação; compromisso de hoje sem hora preenchida também gera esse aviso. Não há nada para configurar: ele não depende do campo Lembrar com antecedência e acontece mesmo em compromisso sem nenhum canal escolhido.
Dois detalhes importantes. Ele é do responsável: se outra pessoa é a responsável pelo compromisso, o sino é dela, não seu. E ele aparece uma vez por compromisso, porque o sistema marca o compromisso como avisado depois de gerar o aviso; só uma edição do compromisso o libera de novo.
Não existe promessa de horário exato, de frequência de verificação nem de confirmação de leitura, nem para o sino nem para os lembretes.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
Marquei SMS ou WhatsApp e não recebi no meu celular. Causa: esses dois canais enviam apenas para a pessoa da entidade. O responsável não é destinatário de SMS nem de WhatsApp. Se você quer ser avisado, use o canal E-mail, que inclui o responsável.
O cliente não recebeu o SMS ou o WhatsApp. Causa quase sempre é cadastro: sem celular e sem telefone no cadastro da pessoa, o envio falha antes de sair. Confira o cadastro do cliente, fornecedor, transportadora ou funcionário no ERP.
Marquei o canal e a seleção sumiu sozinha. Causa: saldo insuficiente na carteira. A tela limpa as marcações e mostra o alerta com o link para adicionar saldo.
O compromisso está sem hora e o lembrete nunca chegou. Causa: sem hora não existe de onde contar a antecedência, e o lembrete fica parado sem nunca disparar. Preencha a hora e salve o compromisso.
Não encontro o campo de lembrete no compromisso. Causa: a Entidade está como Outros. Troque para Cliente, Fornecedor, Transportadora ou Funcionário e escolha a pessoa.
Recebi o lembrete duas vezes, ou recebi de um compromisso antigo. Causa: o compromisso foi salvo de novo e os lembretes foram recriados. Ao salvar, eles voltam à fila; se a hora do disparo já passou, saem no ciclo seguinte.
Coloquei Não enviar lembrete e mesmo assim saiu mensagem. Causa: os canais continuavam marcados. Volte ao compromisso, escolha uma antecedência para o campo Canal de envio reaparecer, desmarque todos os canais e só então selecione Não enviar lembrete.
Um destinatário recebeu o e-mail e o outro não. Causa: um dos dois está sem e-mail no cadastro, ou o e-mail dele recusou a mensagem. Quando ao menos um destinatário recebe, o sistema considera o lembrete enviado.
Quero mudar o texto do lembrete. Não é possível: a mensagem é padrão do sistema.
O QUE NÃO SE RESOLVE POR AQUI
Cadastro de cliente, fornecedor, transportadora e funcionário, cadastro de usuário e permissões de acesso são telas do ERP, não da Agenda. Quando o problema for telefone, e-mail ou acesso de alguém, o caminho é o cadastro correspondente no ERP. E nunca informe senha, token ou código de acesso ao pedir ajuda.