Agenda: compromisso que se repete

O QUE É

Na Agenda você pode marcar um compromisso que se repete: uma visita toda semana, uma reunião todo mês, uma renovação todo ano. Em vez de cadastrar um por um, você liga a recorrência no momento de criar o compromisso e informa de quanto em quanto tempo ele volta e até quando.

Leia esta fonte até o fim antes de configurar. Existe hoje um problema conhecido nessa função, explicado na seção O QUE COSTUMA DAR ERRADO.

ONDE FICA

A recorrência aparece somente quando você está ADICIONANDO um compromisso. Abra a Agenda e clique em Agendar, ou clique direto no dia desejado do calendário. Na janela do compromisso, logo abaixo da descrição, existe um interruptor chamado Ativar recorrência do compromisso.

Esse interruptor não aparece quando você abre um compromisso já cadastrado para editar. A repetição é definida no nascimento da série e não é reconfigurada depois.

O QUE MUDA NA TELA QUANDO VOCÊ LIGA

Com o interruptor desligado a tela mostra Data, Hora e Situação. Ligando o interruptor, o campo Data sai da tela e no lugar entram Periodicidade, Dia de vencimento, Hora, Situação, Quantas vezes e mais um campo que depende do que você escolher em Quantas vezes. Hora e Situação continuam sendo os mesmos campos de sempre, e são copiados para as repetições, porque cada repetição é uma cópia do primeiro compromisso.

AS PERIODICIDADES

A lista de periodicidade é fechada. São sete opções, e não existe nenhuma outra: Diária, Semanal, Mensal, Bimestral, Trimestral, Semestral e Anual. Ao ligar o interruptor, a opção que já vem marcada é Mensal. Não existe repetição quinzenal, não existe escolher dias da semana e não existe intervalo personalizado.

ATÉ QUANDO A REPETIÇÃO VAI

O campo Quantas vezes tem duas opções, e só duas: Até a data e Algumas vezes. Ele já abre em Até a data.

Escolhendo Até a data, aparece um campo de data chamado Até a data e você informa o dia em que a repetição para. O preenchimento é obrigatório.

Escolhendo Algumas vezes, aparece o campo Quantidade de vezes e você informa quantos compromissos a série terá. Também é obrigatório. O primeiro compromisso já conta como uma das vezes, porque ele é a primeira ocorrência da série.

Não existe opção de repetir para sempre.

DIA DE VENCIMENTO E OS MESES CURTOS

O campo Dia de vencimento só aparece quando a periodicidade é Mensal, Bimestral, Trimestral, Semestral ou Anual. Ele não aparece em Diária nem em Semanal, porque nessas duas a próxima data é contada em dias corridos a partir da anterior e o dia do mês não entra na conta.

Quando aparece, o campo já vem preenchido com o dia do compromisso e aceita de 1 a 31. Se você apagar o conteúdo, vale o dia da data do próprio compromisso.

Se você escolher 29, 30 ou 31, existem meses que não têm esse dia. Nesses meses o sistema usa o último dia do mês, e a própria tela avisa isso no ponto de interrogação ao lado do campo. Nos meses seguintes que têm o dia escolhido, ele volta ao dia original, porque o dia que você digitou fica guardado na série e serve de referência a cada nova data.

A DATA DO PRIMEIRO COMPROMISSO

Com a recorrência ligada o campo Data desaparece, então não dá para escolher ali a data do primeiro compromisso. Vale a data que já estava na tela: o dia que você clicou no calendário ou, se você entrou pelo botão Agendar, o dia de hoje. Se o primeiro compromisso precisa cair em outra data, feche a janela e comece de novo clicando no dia certo do calendário.

DEPOIS DE CRIADO: EDITAR E EXCLUIR

Cada repetição é um compromisso comum na sua agenda. Por isso, editar um deles muda só aquele, e excluir um deles apaga só aquele. Não existe editar a série inteira, nem excluir a série inteira. Isso vale também para o primeiro compromisso.

NÃO EXISTE TELA DA SÉRIE

Nenhuma tela mostra que um compromisso faz parte de uma repetição. Não há marca na lista, não há marca no calendário e não há linha na tela de visualização do compromisso. Também não existe tela para consultar, alterar ou encerrar uma repetição depois de criada. Para interromper, o caminho é excluir os compromissos que você não quer, um a um.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO

A queixa mais comum: o cliente liga a recorrência, preenche tudo, salva e vê um único compromisso na agenda. As repetições não aparecem, nem no dia seguinte, nem no mês seguinte.

Isso não é erro de preenchimento. A configuração é gravada corretamente e a rotina que cria as repetições existe no sistema. O que falta é o disparo: essa rotina só roda quando é acionada automaticamente, e esse acionamento não está acontecendo. Cada execução deixaria uma marca de data na série, e nas séries cadastradas essa marca está vazia, com uma única ocorrência por série. É um problema conhecido e já reportado à equipe responsável.

Se você está nessa situação, não refaça o cadastro e não fique esperando. Repetir o processo vai dar o mesmo resultado, porque a falha não está no que você preencheu. Fale com o atendimento para acompanhar o caso.

COMO SEGUIR ENQUANTO ISSO

O caminho seguro é cadastrar os compromissos um a um, com o interruptor de recorrência desligado, nas datas que você precisa.

Não conte com o desvio de criar a repetição no próprio Google Agenda e trazer as datas pela sincronização. Quando a Agenda busca os eventos, ela pede a lista ao Google sem mandar abrir as repetições em ocorrências: uma série inteira volta como um evento só, e o que entra aqui é um compromisso só, não uma data para cada repetição. E há um efeito que costuma pegar de surpresa: evento apagado no Google Agenda também é apagado na Agenda na próxima sincronização.

ALGO MAIS QUE VALE SABER

O lembrete configurado no compromisso acompanha a série: quando as repetições forem geradas, cada uma nasce com os mesmos lembretes do primeiro compromisso. As repetições geradas automaticamente não são enviadas ao Google Agenda, porque essa geração acontece sem a sua sessão aberta.

Cadastro de cliente, fornecedor, transportadora, funcionário e usuário, e também as permissões de acesso, são do ERP e não desta tela.