Usuários e grupos de acesso: quem entra e o que vê

É aqui que se resolve a frase mais comum do suporte: "não aparece essa opção para mim". Fica em Configurações › Usuários.

A LISTAGEM
Mostra Nome, Grupo, E-mail e Cadastrado em, com busca avançada. A situação não tem coluna própria: quem está inativo ou pendente ganha uma etiqueta ao lado do nome, escrita Inativo ou Pendente, e quem está ativo aparece sem etiqueta nenhuma. Na busca avançada você continua filtrando por situação. E tem um botão GRUPOS ao lado do Adicionar — é por ali que se chega às permissões do grupo. Na linha de cada pessoa há também um ícone de cadeado, que abre as permissões individuais dela.

CADASTRAR UM USUÁRIO
O formulário é uma página só, com os blocos um embaixo do outro: dados gerais, comissionamento, descontos, horários de acesso, acessos por IP, foto, contatos, endereço, lojas de acesso e anexos. Você desce a página preenchendo o que precisar e salva no final. Alguns blocos só aparecem quando fazem sentido: descontos, horários e IPs pedem que o acesso ao sistema esteja liberado; campos extras, que a sua empresa tenha criado algum; lojas de acesso, que você tenha mais de uma loja.

Se você conhecia essa tela com abas, elas deixaram de existir: é tudo uma página só agora, e o que era a aba Dados secundários virou três blocos separados — descontos, horários de acesso e acessos por IP.

Em Dados gerais: Nome completo, E-mail de autenticação, GRUPO DE ACESSO, CPF, RG, data de nascimento, sexo e observações.

A própria tela avisa: o usuário recebe um e-mail com as instruções de acesso e a solicitação de definir a senha. Ou seja, você NÃO cria a senha dele — quem define é a pessoa, pelo link que chega no e-mail.

Daí a importância do e-mail de autenticação estar certo: e-mail errado significa convite que nunca chega, e usuário que não consegue entrar.

VER OU TROCAR A SENHA DE OUTRO USUÁRIO
Ninguém vê a senha de ninguém — nem o usuário master, nem o administrador. E o cadastro do usuário também NÃO tem campo para você digitar uma senha nova por ele. O que resolve:
- quem esqueceu a senha usa "Esqueci minha senha" na tela de entrada, e o link chega no e-mail de autenticação do cadastro;
- se esse e-mail está errado, o administrador corrige o e-mail de autenticação em Configurações › Usuários, e a pessoa pede o link de novo;
- quem ainda está Pendente (nunca criou a senha) tem, na listagem, um envelope ao lado do e-mail para reenviar o e-mail de confirmação.

O BLOCO COMISSIONAMENTO
A porcentagem de comissão fica no cadastro do USUÁRIO, e não em outro lugar. É por isso que o vendedor precisa ser um usuário do sistema para a comissão ser calculada.

O GRUPO É O PONTO DE PARTIDA DO ACESSO
A permissão nasce no GRUPO a que a pessoa pertence. Criar o grupo é simples — só o nome — e as permissões são definidas depois, pelo cadeado na lista de grupos.

A consequência prática é a que mais surpreende: mexer nas permissões de um grupo muda o acesso de TODOS os usuários dele, de uma vez.

MAS EXISTE O AJUSTE INDIVIDUAL
Cada usuário também tem a sua própria tela de permissões, pelo cadeado na linha dele. E o que está marcado no usuário SOBREPÕE o que está no grupo.

São os dois caminhos para liberar algo para uma pessoa só: criar um grupo separado para ela, ou ajustar direto no cadastro dela. E é também a explicação do caso "liberei no grupo e ela continua sem ver" — pode haver bloqueio no individual.

QUANDO ALGUÉM DIZ QUE NÃO VÊ UMA TELA
A sequência é esta:
1. Confirme em qual grupo o usuário está.
2. Verifique se aquele grupo tem a permissão da tela.
3. Verifique também as permissões individuais do usuário.
4. Peça que ele saia e entre de novo, para o acesso ser recarregado.

E SE NÃO APARECE PARA NINGUÉM?
Se a opção não aparece para NINGUÉM da empresa, nem para o usuário master, o que fazer a seguir depende do que está faltando, porque são duas coisas diferentes:

  • APLICATIVO — os que ficam em Meus aplicativos, cada um com o seu card: agenda, CRM, cobranças, assinatura digital, as integrações com bancos e com marketplaces, entre outros. Abra Meus aplicativos › Ver todos os aplicativos e olhe o botão do card daquele aplicativo. Se estiver escrito TESTAR GRÁTIS, a própria empresa liga na hora, por 7 dias, sem precisar falar com ninguém. Se estiver ACESSAR e mesmo assim não abrir, o teste já foi usado ou o prazo terminou — aí sim o caso é de contratação, com quem cuida do plano.
  • PARTE DO PRÓPRIO SISTEMA — vendas, ordens de serviço, orçamentos, compras, financeiro, estoque, fiscal, contratos e afins. Essas telas não têm card em Meus aplicativos, não têm teste grátis e não são vendidas à parte. Se uma delas não aparece nem para o master, volte para a tela de Permissões: o bloco inteiro pode estar desligado para o conjunto, ou a tela foi aberta por outro caminho.

USUÁRIO CONSOME VAGA DO PLANO
Cada usuário com acesso ocupa uma vaga do seu plano. Por isso, quem saiu da empresa deve ser DESATIVADO — isso libera a vaga e preserva o histórico do que a pessoa fez, que seria perdido se o cadastro fosse excluído.