Importação de dados: o que dá para trazer por planilha

Dá para começar a usar o sistema sem digitar tudo à mão. O que se importa:

POR PLANILHA (Excel):
- clientes e fornecedores;
- produtos (inclusive com variações e lotes) e serviços;
- contas a pagar e contas a receber;
- vendas, ordens de serviço e orçamentos;
- no CRM: prospectos e negócios.

POR XML:
- notas fiscais de COMPRA, que já lançam os produtos e a entrada de estoque;
- notas fiscais de VENDA emitidas pela sua empresa em outro sistema;
- compras direto da SEFAZ, sem precisar do arquivo em mãos.

POR ARQUIVO DO BANCO:
- extrato bancário em formato OFX, para conciliar o que entrou e saiu da conta;
- arquivo de retorno dos boletos, para dar baixa nos pagos.

DE OUTRAS ORIGENS:
- clientes a partir da nota fiscal de venda.

O QUE NÃO SE IMPORTA
Não existe importação de movimentações de estoque por planilha, nem de contas bancárias. Saldo de estoque entra pelo próprio cadastro do produto (a coluna de estoque na importação de produtos), pelo ajuste de estoque ou pela nota de compra; conta bancária se cadastra à mão, uma vez.

Onde fica a importação por planilha

Cada cadastro tem o botão de importar no Mais ações da própria lista: Cadastros › Clientes, Cadastros › Fornecedores, Itens › Produtos, Itens › Serviços, Financeiro › Contas a pagar, Financeiro › Contas a receber, Vendas › Produtos, Vendas › Serviços, Ordens de serviços › Gerenciar O.S., Orçamentos › Produtos e Orçamentos › Serviços. O rótulo é Importar de uma planilha, Importar planilha ou Importar, conforme a lista.

Ao abrir a importação de clientes, fornecedores, produtos ou serviços, o caminho no topo da tela mostra Importação. Clique nele para ver a tela Importação, que pergunta "O que você vai importar?" e mostra os cadastros em grupos (Cadastros, Financeiro e Vendas). Aparecem só os cadastros que você tem permissão para importar.

Prospectos e negócios do CRM se importam pelo Mais ações das listas do próprio CRM, com regras próprias.

Como funciona

A importação tem três etapas: Planilha, Conferência e Importação.

1. Planilha. Envie o arquivo. Pode ser a planilha que você já usa: não precisa ser a planilha modelo. Se quiser um ponto de partida, a tela oferece o link Baixar planilha modelo (com 3 exemplos).
- Formatos aceitos: .xlsx ou .xls, de até 10 MB. Arquivo CSV não é aceito: abra no Excel e salve como .xlsx.
- Depois do envio aparece a Prévia da planilha, com as primeiras linhas do jeito que a importação vai ler.

2. Conferência. O sistema analisa as colunas sozinho e sugere qual campo do cadastro cada coluna preenche. Você confere antes de importar: nada entra sem a sua confirmação.
- No modo Simples, você vê cada campo, de qual coluna ele vem e exemplos da planilha. Campo em que a análise ficou em dúvida aparece destacado para você conferir.
- No modo Avançado, você troca o campo de qualquer coluna, escolhe ajustes de valor (por exemplo, remover o símbolo de moeda) e liga ou desliga A primeira linha é o cabeçalho. Coluna que não vira nenhum campo fica fora da importação.
- Quando a planilha cita outro cadastro (cidade, grupo, cliente da venda, fornecedor da conta), o card Vínculos com outros cadastros mostra quantos valores existem no sistema e quantos não existem. Para os que não existem, você escolhe:

| Opção | O que acontece |
|---|---|
| Cadastrar o que não existir | cria o cadastro com o nome da planilha e vincula |
| Deixar sem vínculo | importa a linha com o campo em branco |
| Não importar a linha | a linha vai para a planilha de erros, para você corrigir |
| Guardar só o texto | grava o nome como texto, sem vincular a nenhum cadastro |

As opções que aparecem dependem do cadastro e da coluna. Cadastrar o que não existir só aparece se você tem permissão para cadastrar aquilo.

3. Importação. O sistema importa em partes e mostra o andamento. No fim, aparece o resultado com quantos foram Importados, Atualizados, Com erro e com Campo em branco.
- Linha com problema não trava as outras. Use Baixar planilha com os erros para receber uma planilha só com as linhas que falharam e o motivo de cada uma; corrija e envie essa mesma planilha de novo.
- Ver (por exemplo, Ver clientes) mostra só os registros desta importação.
- Nova importação começa outra planilha.

Se a importação parar no meio

Se a página recarregar, a aba fechar ou a internet cair, o que já entrou fica gravado. Ao voltar à importação, no mesmo navegador e logo em seguida, aparece o aviso de importação interrompida com o botão Continuar de onde parou. Se passar mais tempo ou você abrir em outro navegador, confira no Histórico o que entrou antes de enviar a planilha de novo, para não duplicar.

Histórico e desfazer

O botão Histórico, no topo da tela de importação, lista as importações anteriores, com a situação de cada uma e o botão para baixar a planilha de erros. A planilha de erros fica disponível por 90 dias.

Desfazer remove o que a importação criou. Ele tem limites:
- só nos 10 minutos depois de a importação terminar;
- só quem fez a importação (e tem permissão para excluir aquele cadastro) ou o usuário master;
- até 10.000 registros criados;
- cadastro que a importação atualizou não volta ao que era;
- o que já foi usado depois (em venda, no financeiro, em nota fiscal) ou editado depois da importação fica onde está.

Passado o prazo, o conserto é pelo próprio cadastro.

Recomendações que evitam retrabalho

  • comece por uma planilha PEQUENA (umas 10 linhas) para conferir se o resultado é o esperado antes de subir 5.000;
  • na conferência, olhe os exemplos de cada coluna: data e valor no formato errado viram outro valor;
  • verifique duplicidade antes: "João da Silva ME" e "Joao da Silva ME" são dois nomes diferentes para o sistema.

Ao importar XML de compra, há a opção de importar SEM gerar lançamento financeiro — útil quando a conta já foi lançada, e evita duplicar a despesa.