Excluir usuário: tirar o acesso, liberar a vaga do plano e o que se perde

Quem acessa o sistema fica em Configurações › Usuários. É nessa lista que se tira o acesso de alguém — e é o acesso, não a situação do cadastro, que ocupa vaga no seu plano.

Caminho

Configurações › Usuários e, na linha da pessoa, o botão de excluir.

A janela que abre, e a caixa que muda tudo

A confirmação pergunta se você quer mesmo excluir aquele usuário e avisa que a ação é irreversível: ao excluir, os vínculos entre a pessoa e os registros associados a ela são removidos em definitivo, e você perde os filtros por ela nos relatórios.

Logo abaixo do aviso há a opção Manter cadastro de funcionário, e ela já vem marcada. É ela que decide o que acontece:

  • Marcada (o padrão) — a pessoa deixa de ter acesso e vira um funcionário sem acesso ao sistema. Ela perde o login e o grupo de acesso, as sessões abertas caem na hora, e todos os vínculos com os registros continuam preservados. A vaga do plano é liberada.
  • Desmarcada — o cadastro é removido de vez, com os vínculos desfeitos e a perda dos filtros nos relatórios.

Na dúvida, deixe marcada. É o caminho recomendado para quem já trabalhou na empresa: libera a vaga sem perder histórico.

Liberar vaga para caber num plano menor

Esse é o motivo mais comum para mexer aqui, e tem uma armadilha:

  • Inativar não devolve a vaga. Mudar a Situação do cadastro para Inativo impede a pessoa de entrar, mas a vaga continua ocupada.
  • Tirar o acesso devolve a vaga. É o excluir com a opção Manter cadastro de funcionário marcada.

Então, para abrir espaço no plano, o caminho é tirar o acesso de quem não usa mais — não inativar.

Excluí e a pessoa continua aparecendo

É o efeito da caixa marcada, e não é falha. A pessoa saiu da lista de usuários porque não tem mais acesso, mas o cadastro dela segue existindo em Cadastros › Funcionários, agora como funcionário sem acesso.

O que o sistema recusa

  • Excluir o usuário master.
  • Excluir o cadastro com que você está acessando o sistema naquele momento.

Fora esses dois casos não há trava. O sistema não impede a exclusão de quem tem vendas, comissões ou movimentações no histórico — a decisão é sua. Por isso, havendo histórico, prefira tirar o acesso a excluir de vez.