Empresas e lojas: abrir uma filial no sistema

Em Configurações › Empresas / Lojas ficam as unidades da empresa. Toda conta começa com uma (a Matriz), e novas lojas se cadastram aqui.

POR QUE ISSO IMPORTA
Quase tudo no sistema é por loja: estoque, caixa, numeração de documento, relatório. Abrir uma filial no sistema é o que separa o que é de uma unidade do que é de outra.

OS DADOS FISCAIS
Cada loja tem os SEUS: Tipo (pessoa jurídica, física ou estrangeiro), CNPJ, nome fantasia, razão social, inscrição estadual (com opção de ISENTA), inscrição municipal e CNAE principal.

Mais dois campos que decidem a tributação:
- REGIME TRIBUTÁRIO — Simples Nacional, Simples Nacional com excesso de sublimite, Regime Normal ou MEI.
- REGIME ESPECIAL DE TRIBUTAÇÃO — sem regime, microempresa municipal, estimativa, sociedade de profissionais, cooperativa, MEI, ME/EPP, autônomo ou notário e registrador.

Esses dois são os que mais causam rejeição de nota quando preenchidos errado: a SEFAZ e a prefeitura comparam o que você declara com o que consta no cadastro delas.

Há ainda o bloco de I.E. DE SUBSTITUTOS TRIBUTÁRIOS, para quem faz operação com substituição e precisa registrar a inscrição do substituto na UF de origem da mercadoria.

VINCULAR CADASTROS — O ATALHO QUE POUPA HORAS
Ao criar uma loja nova, existe a opção de VINCULAR CADASTROS de uma loja existente: contas bancárias, formas de pagamento, produtos, grupos de produtos e serviços.

É o que evita recadastrar o catálogo inteiro na filial. Vale usar no momento da criação — depois, o trabalho é manual.

Se você NÃO quer o catálogo copiado — filial que vende outra coisa, por exemplo — basta não marcar a vinculação e a loja nasce limpa.

COMO DEIXAR UM PRODUTO OU SERVIÇO SÓ EM UMA LOJA
Essa é outra decisão, e ela não se resolve aqui: resolve-se no próprio item.

No cadastro do produto e no do serviço existe uma aba LOJAS, com a lista de lojas e uma marcação para cada. É ali que você diz em quais unidades aquele item existe.

  • Ao cadastrar um item novo, todas as lojas vêm marcadas. Para deixar em uma só, desmarque as outras.
  • Pelo menos uma precisa continuar marcada.
  • Dá para mudar depois, editando o item.
  • A aba só aparece se você tiver acesso a mais de uma loja, e lista apenas as lojas que você enxerga.

Não é preciso criar usuário restrito nem fazer o cadastro "de dentro" da filial para isso — basta a aba Lojas do item.

PERMISSÕES DE USUÁRIOS — QUEM VÊ ESSA LOJA
No mesmo formulário você escolhe quais usuários têm acesso àquela loja.

Essa é uma segunda camada de controle, diferente das permissões de tela: o grupo de acesso diz O QUE a pessoa pode fazer; a permissão de loja diz ONDE ela pode fazer.

Daí uma causa comum de confusão: usuário com permissão de vendas que não enxerga uma loja não vê as vendas dela — e parece que sumiram.

CONTATO E ENDEREÇO
E-mail, telefone, celular, site e o endereço completo. O endereço da loja é o que sai na nota e nos documentos emitidos por ela.