Avisos por e-mail: o sistema te procura
Em Configurações › Avisos por e-mail você monta um resumo automático que chega na sua caixa — sem precisar abrir o sistema para saber como as coisas estão.
É um dos recursos mais úteis e menos usados do sistema.
COMO MONTAR
Cada aviso tem nome, frequência, os relatórios que vão dentro e os destinatários.
A FREQUÊNCIA — quatro opções:
- Diariamente — todos os dias;
- Semanalmente — toda segunda-feira;
- A cada 2 semanas — dia 1º e dia 16;
- Mensalmente — todo dia 1º.
OS OITO RELATÓRIOS QUE PODEM IR NO E-MAIL
- Próximas contas a pagar e receber no dia
- Valor total de vendas no dia anterior
- Valor total de ordens de serviços
- Produtos mais vendidos no dia anterior
- Serviços mais vendidos no dia anterior
- PRODUTOS COM ESTOQUE ABAIXO DO MÍNIMO
- PRODUTOS COM ESTOQUE ABAIXO DE ZERO
- CONTRATOS A VENCER
Os três últimos são os que mais evitam problema, porque avisam ANTES: o produto que está acabando, o que já ficou negativo, e o contrato que vence sem ninguém ter lembrado de renovar.
OS DESTINATÁRIOS
Cabem ATÉ CINCO destinatários por aviso, cada um como Para, Cópia ou Cópia oculta. Ao tentar incluir o sexto, a tela avisa do limite e não deixa adicionar. E há espaço para uma mensagem complementar, que vai junto do resumo.
Isso permite arranjos úteis: o dono recebe o resumo de vendas diariamente; o comprador recebe só o de estoque abaixo do mínimo; o responsável por contratos recebe o de vencimento, uma vez por mês.
POR QUE VALE MONTAR
A maior parte das perdas de operação não vem de erro do sistema — vem de ninguém ter olhado a tela certa no dia certo. O aviso inverte isso: em vez de você procurar a informação, ela chega.
Dá para ter MAIS DE UM aviso cadastrado, com frequências e destinatários diferentes — e é assim que se faz cada pessoa receber só o que interessa a ela. É também a saída quando cinco endereços não bastam: em vez de lotar um aviso, monte outro.