Permissões do cadastro de Clientes: quem enxerga a lista, quem exporta e quem importa
Quando um funcionário não enxerga clientes ou não consegue fazer algo na tela de clientes, siga esta ordem.
1. Clientes não é módulo contratado à parte
Diferente das integrações, o cadastro de clientes existe em qualquer plano — não há o que contratar para a linha aparecer. Por isso, aqui, pule direto para os dois próximos passos.
2. Onde fica
Configurações › Usuários (ou Grupos de usuários) › cadeado na linha. Na lista, o cadastro de clientes fica no bloco Cadastros, na linha Clientes. Se você abriu a tela de permissões de dentro de um aplicativo — o CT-e, por exemplo —, o bloco pode aparecer com o nome Clientes em vez de Cadastros: é o mesmo cadastro.
Atenção a um detalhe que responde metade dos chamados: a tela abre no Modo básico. No modo básico a linha chama-se Cadastro de clientes, e a caixa "Exportar e-mails" não existe sozinha — ela está fundida dentro de "Exportar". Clique em Modo avançado, no alto da tela, para separar as duas.
3. O usuário ou o grupo dele
O usuário herda tudo o que o grupo dele tem. Marcar a linha-título "Clientes" libera de uma vez todas as caixas abaixo. Usuário e grupo master não têm as permissões alteradas e já enxergam tudo.
4. As duas que mais geram chamado — e que não são botão
- Acessar de outros funcionários — sem ela, a lista mostra só os clientes em que a pessoa é o vendedor. A queixa que chega é "sumiram os clientes", "a lista está vazia", "só aparecem os meus". Não é filtro nem falha: é essa caixa. Ela muda o que a lista mostra, não um botão.
- Acessar de outras lojas — sem ela, a lista mostra só os clientes das lojas do usuário. Só faz diferença se a empresa tiver mais de uma loja ativa; com uma loja só, marcar ou desmarcar não muda nada.
5. As demais
- Listar, Visualizar, Adicionar, Editar e Deletar — o básico do cadastro. Adicionar faz mais do que parece: sem ela some também o atalho de cadastrar um cliente na hora, dentro de outras telas — venda, PDV, orçamento, ordem de serviço, nota de serviço, contas a receber, cheque, caixa, contrato, negócio e tarefa do CRM, atendimento e painel inicial. Quem reclama que "não consigo cadastrar o cliente durante a venda" quase sempre está sem ela.
- Exportar — a planilha de clientes. Exportar e-mails é uma caixa separada, só para os e-mails (lembre do modo avançado).
- Importar — a importação da planilha de clientes.
- Gerar relatórios — libera dois relatórios de uma vez: o de clientes e o de aniversariantes. Não há como separar um do outro.
6. Três coisas que costumam ser confundidas com permissão
- A trava de limite de crédito não é permissão. Quando a venda é barrada pelo limite do cliente, a solução está no cadastro do próprio cliente (o limite e a opção de permitir ultrapassá-lo), não na tela de permissões.
- Prospectos é outro cadastro, com permissões próprias. Liberar em Clientes não libera em Prospectos.
- Na tela de permissões aberta pela Gestão de Cobranças, quatro caixas de Clientes não aparecem: Gerar relatórios, Importar, Exportar e Exportar e-mails. Se a empresa também usa o sistema completo, marque essas quatro pela tela de permissões do sistema principal.
Para o funcionamento do cadastro em si — campos, campos extras, vendedor responsável —, veja as fontes do cadastro de clientes.