Cliente: importar por planilha
Em vez de digitar cliente por cliente, você pode trazer todos de uma vez por planilha. O caminho é Cadastros › Clientes › Mais ações › Importar de uma planilha. Se você ainda não tem nenhum cliente cadastrado, a própria lista mostra o botão Importar clientes.
Esta importação é só de clientes. Vendas, ordens de serviço e orçamentos têm a importação própria, em Mais ações › Importar na lista de cada um.
A importação aceita a planilha que você já usa: não precisa ser a planilha modelo, embora ela esteja disponível para baixar na etapa Planilha. O arquivo pode ser .xlsx ou .xls, de até 10 MB. O sistema identifica sozinho o que é cada coluna, você confere e importa. Etapas, planilha de erros, histórico e desfazer funcionam igual para todos os cadastros e estão explicados em "Importação de dados: o que dá para trazer por planilha".
AS COLUNAS QUE ENTRAM
Nome do cliente / Nome fantasia (o único obrigatório), CPF/CNPJ, Razão social, CNPJ, I.E., I.M., CPF, RG, Data de nascimento, E-mail, Telefone, Celular, FAX, Site, CEP, Endereço, Número, Complemento, Bairro, Cidade, Estado, Observações e Tipo (pessoa física ou jurídica). Coluna que não corresponde a nenhum desses campos pode virar um campo extra do cadastro, na conferência em modo Avançado.
VALOR INVÁLIDO NÃO DERRUBA O CLIENTE
Se uma coluna opcional traz um valor que não serve (um e-mail sem @, um CPF/CNPJ com número errado de dígitos), o cliente é cadastrado do mesmo jeito e só aquele campo fica em branco. No fim, o botão Ver campos em branco mostra quais foram. Esses clientes não precisam ser importados de novo: basta completar o campo no cadastro.
CLIENTE QUE JÁ ESTÁ CADASTRADO
A importação pode atualizar o cadastro que já existe em vez de criar outro:
- No modo Avançado da conferência, no quadro Antes de importar, fica a chave Atualizar cadastro que já existe, ligada de início. Logo abaixo, em Procurar o cadastro pelo, você escolhe como o sistema reconhece o cliente: CPF/CNPJ ou nome, Só CPF/CNPJ ou Só nome.
- No modo Simples, quando a planilha tem CPF/CNPJ, o sistema pergunta ao clicar em Importar: "E se o cliente da planilha já estiver cadastrado?". Escolha Atualizar o cadastro que já existe ou Não mexer no cadastro que já existe.
Ao atualizar, coluna em branco na planilha não apaga o que já está no cadastro.
Se você escolher não mexer no cadastro que já existe, o que acontece com a linha repetida depende de uma configuração da sua empresa: ela é recusada (com a mensagem "Já existe um cliente utilizando este CPF." ou "…este CNPJ.") ou vira um segundo cadastro.
Para atualizar clientes, além da permissão de importar você precisa da permissão de editar clientes. Sem ela, a linha de um cliente que já existe volta com "Já existe um cliente com este CPF/CNPJ, e você não tem permissão para editar clientes."
Se houver dois clientes com o mesmo CPF/CNPJ no sistema, a linha não é importada: não dá para saber qual dos dois atualizar. Resolva o cadastro repetido e importe essa linha de novo pela planilha de erros.
LOJA
A importação de clientes não pergunta loja: os clientes ficam disponíveis para a empresa toda.
OUTRO CAMINHO: XML DAS NOTAS
Se você já emite nota fiscal, existe outro caminho no mesmo menu: Cadastros › Clientes › Mais ações › Importar de notas fiscais, que traz os clientes a partir dos XMLs das suas notas de venda, sem preencher planilha nenhuma.