Perdas de produção: o que elas fazem com o estoque

O QUE É UMA PERDA DE PRODUÇÃO

A perda é um registro de saída de estoque. Você informa o produto e a quantidade que se perdeu, e o sistema tira essa quantidade do estoque do ERP.

Ela só tira. Não existe perda de entrada, não existe estorno de perda e não existe devolução de perda. Todo movimento gerado por uma perda é de saída.

A perda também não mexe no financeiro. O campo Valor total serve para você saber quanto aquela perda custou; nenhuma conta a pagar, receber ou lançamento de caixa nasce daí.

COMO REGISTRAR

Há dois caminhos, e eles não são iguais.

Pela tela Perdas de produção, no botão Registrar perda. O formulário abre em branco e a perda não fica ligada a nenhuma produção.

Pela listagem de produção, no menu Mais ações da linha, item Registrar perda. Abre uma janela já com os itens da composição daquela produção carregados — os insumos —, e a perda nasce vinculada a ela. É esse vínculo que aparece depois na coluna Nº Produção.

Nas linhas que vieram da produção você só edita a Quantidade. Produto, variação, unidade e valor de custo ficam travados, porque são os do item daquela produção. Essas linhas chegam com a Quantidade em branco, e Quantidade é obrigatória em toda linha: preencha só o que realmente se perdeu e remova as demais. O botão de remover a linha só aparece enquanto houver mais de uma linha na tabela.

A PERDA NÃO ESTÁ PRESA AOS INSUMOS DA PRODUÇÃO

Esse é o ponto que mais confunde. Mesmo abrindo a perda a partir de uma produção, o botão Adicionar produto libera a busca, e a busca devolve qualquer produto ativo do cadastro (tipo produto, não serviço) cadastrado na loja em que você está. Não é uma lista dos insumos daquela produção.

Ou seja: dá para lançar na perda um produto que não estava na produção. O sistema aceita. Se isso não era o esperado, confira a linha antes de gravar, porque depois não tem correção.

OS CAMPOS DO FORMULÁRIO

A lista é fechada, não existe outro campo:

Produto, Variação (a coluna só aparece quando algum produto escolhido tem variação), Quant., Unidade, Vr. custo e Vr. total.

O Vr. total é calculado (quantidade x valor de custo) e não é digitável. O valor de custo vem do cadastro do produto e muda conforme a unidade escolhida.

Abaixo da tabela existe um único campo de texto livre: Observações.

Não existe campo de motivo, nem uma lista de motivos de perda entregue de fábrica. Se você quer registrar por que se perdeu, escreva em Observações.

Também não existe campo de Título: o título que aparece na listagem é gerado pelo sistema, no formato "Perda de Nº" mais o código.

QUANDO A BAIXA ACONTECE E QUANDO NÃO ACONTECE

A baixa depende da configuração do módulo. Em Configurações gerais do Controle de produção, a opção Estoque controle de produção tem duas escolhas: Controlar estoque e Não controlar estoque. Essa opção é por loja.

Em Controlar estoque, gravar a perda tira do estoque.

Em Não controlar estoque, a perda é gravada normalmente, aparece na listagem, imprime, tem valor total, e o estoque não muda. Se o cliente diz "registrei a perda e o estoque não baixou", esta é a primeira coisa a conferir.

Há um segundo filtro, agora por produto: produto marcado no cadastro do ERP para não movimentar estoque não sofre baixa, mesmo entrando na perda. Isso vale para o produto em si — se ele tiver composição, os componentes ainda podem ser baixados, como está explicado abaixo.

E há a conversão de unidade. Se a unidade escolhida na linha for diferente da unidade de saída do produto, o sistema converte pela quantidade de saída cadastrada no produto. A quantidade que sai do estoque pode ficar diferente da que você digitou; isso é conversão, não erro. Pelo mesmo motivo, o valor de custo registrado na movimentação é o valor da linha dividido pela quantidade de saída do produto, e pode não ser o número que você digitou.

O QUE APARECE NO ESTOQUE DO ERP

Cada produto da perda que movimenta estoque gera uma movimentação de saída no Estoque do ERP, com a descrição "Perda de produçao de nº N", onde N é o número da perda. O texto do sistema traz mesmo esse erro de digitação em "produçao"; não é problema do seu cadastro.

Se o produto perdido tiver composição e a opção Estoque produto composição, em Configurações › Gerais do ERP, estiver em Controlar estoque, o sistema também baixa os componentes desse produto. Essas movimentações saem com a mesma descrição, mais o nome do produto entre parênteses. Componente marcado para não movimentar estoque fica de fora.

Um detalhe que costuma passar batido: a baixa dos componentes não depende de o produto principal movimentar estoque. Produto que não movimenta estoque, mas tem composição, não gera movimentação dele mesmo e ainda assim baixa os componentes quando essa configuração está ligada.

ESTOQUE NEGATIVO DEPOIS DE UMA PERDA

O registro da perda não confere saldo antes de baixar. Ele calcula saldo atual menos quantidade e grava, mesmo que o resultado fique abaixo de zero.

O único freio é o aviso de estoque insuficiente do formulário, e ele depende da opção Produto sem estoque, em Configurações › Gerais do ERP. Em Não permitir vender, o formulário avisa, limpa a quantidade das linhas apontadas e não grava. Em Permitir vender, passa direto.

Esse aviso tem dois limites conhecidos. Ele não alcança as linhas que já vieram carregadas da produção. E ele confere a quantidade do jeito que você digitou, sem a conversão de unidade: se a unidade da linha for diferente da unidade de saída do produto, o que sai do estoque pode ser maior do que o que foi conferido.

Então, quando o cliente diz que o estoque ficou negativo depois de uma perda, não é bug de saldo: foi a perda que baixou mais do que havia. O acerto é feito no Estoque do ERP.

NÃO EXISTE EDITAR NEM EXCLUIR

Perda tem quatro ações: listar, visualizar, imprimir e registrar. Não existe botão de editar e não existe botão de excluir, nem escondido em outro lugar.

Isso vale para tudo: quantidade errada, produto errado, perda lançada em duplicidade, perda vinculada na produção errada. O registro fica como está.

O caminho de correção é o Estoque do ERP: você faz o acerto de estoque por lá, para o saldo voltar ao que deveria ser. A perda continua na lista, como histórico, e a movimentação que ela gerou continua no extrato do produto.

Excluir a produção também não resolve: apagar a produção não apaga a perda registrada a partir dela nem estorna o que ela baixou. A perda continua na lista e o Nº Produção dela deixa de mostrar um número.

ONDE VER E COMO IMPRIMIR

A tela Perdas de produção lista o que já foi lançado na loja em que você está, com as colunas Código, Nº Produção, Título, Valor total e Data. O Título é gerado pelo sistema ("Perda de Nº" mais o código). Quando a perda veio de uma produção, o Nº Produção é um link para ela; quando não veio, aparecem tracinhos.

Não há busca simples por nome nessa tela. A busca avançada tem três filtros: Código, Nº Produção e Período.

Em cada linha há duas ações: Visualizar e Imprimir A4.

A visualização abre em três abas: Dados gerais (código, produção, valor total, observação, cadastrado por, cadastrado em e modificado em), Produtos (produto, variação, unidade, quantidade, valor de custo e valor total) e Interações, onde a equipe deixa comentários sobre aquela perda. Quem lançou aparece em Cadastrado por, na primeira aba.

O Imprimir A4 gera o comprovante com o cabeçalho da loja, o título PERDA DE PRODUÇÃO Nº, a data, um bloco com código, valor total, Nº Produção e cadastrado por, a tabela de produtos com o total, a observação quando houver e uma linha para assinatura do responsável. Ele sai em PDF ou em HTML conforme o formato de impressão configurado para a loja.

NUMERAÇÃO

A perda tem numeração própria, separada da numeração da produção. Ela é controlada em Configurações gerais do Controle de produção, no campo Última perda: o sistema usa o próximo número a partir do que está ali.

Se a numeração recomeçou do 1 ou pulou, é esse campo que foi alterado. Vale conferir também Configurar sequências, que aparece para quem tem mais de uma loja e define se a contagem é única por empresa, por loja ou por CNPJ; ao trocar esse método, a contagem passa a sair de outro contador e o número muda de faixa. No método por CNPJ o contador é mantido por CNPJ, e não pelo que está no campo da tela — se o número não bater com o que se vê ali, é esse o motivo.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO

"Não consigo abrir a tela de perda, fala que existem produtos excluídos." Essa checagem só acontece quando a perda parte de uma produção. Se algum produto da produção foi excluído do cadastro, vem "Não é possível registrar a perda. Existem produtos que foram excluídos."; se a variação usada não existe mais no estoque da loja, vem "Não é possível registrar a perda. Existem variações do produto que foram adicionadas ou excluídas.". São essas duas mensagens, e nenhuma outra. Enquanto o cadastro do produto não for resolvido, esse caminho fica bloqueado. Registrar a perda direto pela tela Perdas de produção continua funcionando, mas aí ela não fica vinculada à produção.

"Registrei e o estoque não baixou." Confira, nesta ordem: Estoque controle de produção em Não controlar estoque; produto marcado para não movimentar estoque; e, no caso de composição, a opção Estoque produto composição desligada.

"A quantidade que baixou não é a que digitei." Olhe a unidade escolhida na linha. A conversão pela quantidade de saída do produto muda o número que sai do estoque.

"Lancei errado." Não tem edição nem exclusão. Ajuste pelo Estoque do ERP.

"Não acho onde escrever o motivo." Não existe campo de motivo nem lista pronta: use Observações.

O QUE É DO ERP E NÃO SE RESOLVE AQUI

Movimentações e extrato de estoque, ajuste de estoque, cadastro do produto (movimenta estoque, composição, variações, unidades e quantidade de saída) e as configurações gerais Estoque produto composição e Produto sem estoque são todos do ERP. A perda apenas obedece a esses cadastros; ela não os altera.

As permissões da tela de Perdas estão detalhadas na fonte de permissões do Controle de produção.