Cotação: enviar ao fornecedor por e-mail ou WhatsApp e acompanhar os envios
Cada fornecedor da cotação tem o próprio link de resposta. Você pode mandar esse link por e-mail, por WhatsApp ou copiar e enviar como quiser. Os envios por e-mail e WhatsApp ficam registrados, e a cotação mostra quando cada fornecedor abriu e respondeu.
Caminho
- Pela lista: Estoque › Cotações, botão ⋮ (dica "Mais ações") na linha da cotação › Solicitar por e-mail ou Solicitar por WhatsApp.
- Pela visualização (lupa da linha): botão Compartilhar no topo › Por e-mail, ou o grupo Por WhatsApp (um item por fornecedor), ou o grupo Link de resposta (copia o link de um fornecedor).
Os grupos Por WhatsApp e Link de resposta listam só os fornecedores que ainda não responderam.
Enviar por e-mail
1. Abra Solicitar por e-mail (lista) ou Compartilhar › Por e-mail (visualização). A janela é Solicitar cotação por e-mail.
2. Escolha os Fornecedores, confira Responder para, a Mensagem do e-mail e o Assunto do e-mail.
3. Clique em Enviar. Cada fornecedor recebe a mensagem com o próprio link para responder — você não precisa montar nada.
A mensagem e o assunto vêm do modelo Cotação, que você pode personalizar em Estoque › Opções auxiliares › Modelo de e-mail.
Enviar por WhatsApp
Pela lista (⋮ › Solicitar por WhatsApp): abre a janela Solicitar cotação por WhatsApp, com uma linha por fornecedor.
1. Confira o Contato (celular). Para corrigir, clique no lápis Editar contato e digite no formato (xx) xxxxx-xxxx.
2. Clique no botão verde Enviar pelo WhatsApp da linha. O WhatsApp abre com a mensagem pronta e o link de resposta daquele fornecedor no fim.
3. O botão azul Copiar link da cotação copia só o link, se você preferir mandar de outro jeito.
4. Clique em Fechar ao terminar.
Pela visualização (Compartilhar › Por WhatsApp › nome do fornecedor): abre a janela Enviar por WhatsApp com Número de celular e Mensagem. Ajuste o texto se quiser — o link para responder a cotação vai junto — e clique em Enviar.
O celular vem do cadastro do fornecedor e aparece também na coluna Celular do formulário da cotação.
O texto do WhatsApp: modelo "Cotação por WhatsApp"
A mensagem do WhatsApp sai do modelo Cotação por WhatsApp, em Estoque › Opções auxiliares › Modelo de e-mail — a mesma tela que lista os modelos Compra e Cotação. Ele não tem assunto: é só o texto, enviado sem formatação, e o link de resposta de cada fornecedor entra no final sozinho.
O texto de fábrica é: *"Olá [nome_fornecedor], gostaríamos de convidá-lo a participar da nossa cotação de preços nº [codigo]. Pedimos que o retorno seja enviado até [prazo_recebimento]."*
As etiquetas que dá para usar são as mesmas do modelo Cotação: nome do fornecedor, data da cotação, código e prazo de recebimento.
Se a sua empresa já tinha personalizado o modelo Cotação e ainda não mexeu no Cotação por WhatsApp, o WhatsApp continua usando o texto que você já tinha. Ao personalizar o Cotação por WhatsApp, ele passa a valer.
Acompanhar: abas Envios e Histórico
Na visualização da cotação:
- Envios — cada e-mail e WhatsApp enviado, por fornecedor, com a situação: Enviado, Visualizado ou Erro. Uma falha de e-mail aparece só no fornecedor que falhou.
- Histórico — a linha do tempo da cotação: o cadastro, o prazo de recebimento ("Prazo para receber as respostas" enquanto não chega; "O prazo de recebimento das respostas foi atingido" depois), cada envio, as falhas, "*fornecedor* abriu a cotação" e "*fornecedor* respondeu a cotação".
Na lista de cotações, a coluna Fornecedores mostra cada um com ✔ (respondeu) ou relógio (aguardando resposta). No resumo da visualização aparece Respostas X de Y.
A abertura do link conta como visualizada quando o fornecedor abre. A prévia que o WhatsApp gera ao colar o link e a abertura feita por alguém logado na sua empresa não contam.
O que o fornecedor vê
A página de resposta mostra os dados da sua empresa, a cotação com o Prazo de recebimento, os Produtos (ele preenche o valor unitário de cada um), o campo Suas observações e o quadro Frete e total, com a chave Somar o frete ao total e o botão Enviar cotação. Ele vê as Observações para o fornecedor, mas não vê as observações internas nem os anexos da cotação — anexos são só da sua equipe e passam para a compra gerada.
O fornecedor não precisa de senha nem de cadastro, e não vê o que os outros responderam.
Quando dá errado
- "Este link de cotação não está mais disponível. Entre em contato com quem enviou a cotação." — o fornecedor já respondeu, ou o Prazo de recebimento da cotação passou. Depois do prazo o link não aceita mais resposta. Para receber a resposta, aumente o prazo na edição da cotação e reenvie.
- Não aparece Solicitar por e-mail / Solicitar por WhatsApp no ⋮ — o seu usuário não tem a permissão de enviar cotação por e-mail; ela vale para os dois.
- Envio com Erro na aba Envios — o servidor de e-mail não aceitou a mensagem para aquele fornecedor. Confira o e-mail do fornecedor e reenvie, ou mande o link por WhatsApp.
- O fornecedor não aparece em Por WhatsApp nem em Link de resposta — ele já respondeu.