Da cotação à compra: o fluxo completo

A cotação não é só uma lista de preços que você anota. O fornecedor responde sozinho, e a compra nasce da resposta dele. São quatro passos.

Caminho

Estoque › Cotações. Na linha de cada cotação ficam a lupa (Visualizar), o lápis (Editar) e o ⋮ (dica "Mais ações") com Solicitar por e-mail, Solicitar por WhatsApp, Imprimir A4, Duplicar, Solicitar assinatura (ou Ver assinatura) e, por último, Excluir.

1. Você monta a cotação

Data, prazo de recebimento, até 3 fornecedores e os itens que precisa. O passo a passo está no artigo sobre pedir preço a vários fornecedores.

2. Você envia

Pelo ⋮ da linha (Solicitar por e-mail ou Solicitar por WhatsApp) ou, na visualização, pelo botão Compartilhar. Cada fornecedor recebe o próprio link de resposta, que vai junto com a mensagem automaticamente. O envio por WhatsApp é feito pelo próprio sistema e fica registrado. Detalhes no artigo sobre enviar a cotação.

3. O fornecedor responde sozinho

Ao abrir o link, ele vê os Produtos pedidos e preenche o valor unitário de cada um; os totais são calculados sozinhos. Ele informa o frete no quadro Frete e total (com a chave Somar o frete ao total), deixa Suas observações (prazo de entrega, condições de pagamento) e clica em Enviar cotação.

Ele não precisa de senha, de cadastro nem de acesso ao seu sistema, e não vê o que os outros fornecedores responderam. Depois do prazo de recebimento, o link não aceita mais resposta.

4. Você compara e escolhe

Abra a cotação pela lupa. À esquerda fica o resumo: número, data, o valor da melhor resposta e de quem é, Prazo de recebimento, Fornecedores e Respostas X de Y. À direita, as abas: Fornecedores, Produtos, Histórico, Campos extras, Anexos, Assinatura, Envios, Interações (as que não cabem vão para o menu Mais).

Na aba Fornecedores, cada resposta é um card, do menor para o maior total. O mais barato leva o selo Melhor valor. Cada card traz os itens (Item, Quantidade, Valor unitário, Valor total), Produtos, Frete, Valor total e as Observações do fornecedor. Quem ainda não respondeu aparece no card Aguardando resposta, com o botão Copiar link daquele fornecedor.

Repare no frete: é por fornecedor, e é o que faz o mais barato no papel não ser o mais barato na conta final.

Para gerar a compra:
- clique em Gerar compra no cabeçalho do card da resposta escolhida; ou
- no topo da visualização, seta do botão Editar › grupo Gerar compra › nome do fornecedor.

A compra abre já preenchida com aquele fornecedor, aqueles itens e aqueles preços. Os anexos da cotação vão junto. Você confere, completa o pagamento e salva.

Por que isso importa

Você não redigita nada, e o preço que entra na compra é exatamente o que o fornecedor informou — sem erro de transcrição.

A cotação em si continua sem mexer em estoque nem em financeiro. Quem movimenta é a compra gerada a partir dela, conforme a situação da compra.

Dá para gerar compra de mais de um fornecedor da mesma cotação, quando você divide o pedido — uma compra por fornecedor escolhido.

Quando dá errado

  • Não acho o Gerar compra — ele fica na visualização da cotação (lupa), não na lista. E só aparece para fornecedor que já respondeu.
  • Não acho o botão de excluir — saiu da linha: é o último item do ⋮ (ou Excluir cotação na seta do Editar).
  • Imprimir dá erro de permissão sendo o usuário principal — fale com o suporte.