Hotmart: o mesmo infoproduto como produto ou como serviço — o vínculo, como trocar e o que muda na venda
Este é o ponto mais sensível da integração com a Hotmart, e é o que mais gera dúvida fiscal. Leia a próxima frase antes de qualquer coisa: alterar o vínculo NÃO converte o cadastro que você já tem no ERP. O aplicativo cria um cadastro NOVO, copiado do antigo, e apaga apenas a amarração do lado do Hotmart. O cadastro antigo continua existindo no ERP e a venda já lançada continua com o item antigo. Você fica com dois cadastros parecidos e precisa decidir, dentro do ERP, o que fazer com o antigo.
UM VÍNCULO POR INFOPRODUTO
Cada infoproduto da Hotmart é amarrado no aplicativo a um lado só: ou a um produto do ERP, ou a um serviço do ERP. Nunca aos dois ao mesmo tempo. É por isso que o aplicativo tem duas listas separadas, Produtos e Serviços, e cada infoproduto aparece em uma delas, com link para o cadastro dele no ERP.
Esse vínculo nasce na primeira vez que a venda daquele infoproduto entra no ERP. É ali que o tipo fica decidido.
ONDE VOCÊ ESCOLHE O TIPO
São dois caminhos, e a lista é fechada.
O primeiro é a sincronização de vendas. Na tela Sincronizar vendas você preenche o campo Tipo, que tem duas opções e só essas duas: Venda de produtos e Venda de serviços. Todas as vendas daquele intervalo entram no tipo escolhido.
O segundo é venda por venda, na lista de vendas do aplicativo. Cada linha tem os botões Gerar produto e Gerar serviço. O botão que você clicar abre a tela de venda do ERP daquele tipo, já com os dados da Hotmart, e você confirma o lançamento. Se aquela venda já tiver sido sincronizada, o aplicativo não deixa gerar de novo e avisa: Esta venda já foi sincronizada.
O QUE MUDA NA VENDA
A escolha do tipo não é cosmética. Ela muda o que o ERP recebe.
Se o tipo é produto, o valor da compra entra como valor dos produtos e o item entra na venda como produto. Se o tipo é serviço, o mesmo valor entra como valor dos serviços e o item entra como serviço. A venda criada no ERP é uma venda de produto num caso e uma venda de serviço no outro, e é essa venda que você abre depois pelo código do pedido, na coluna da lista de vendas do aplicativo.
A categoria financeira da parcela também segue o tipo: o aplicativo busca as categorias de recebimento do módulo de venda de produto ou do módulo de venda de serviço, conforme o caso, e preenche a parcela com uma delas, sem perguntar. Se a empresa não tiver nenhuma categoria naquele módulo, a parcela entra sem categoria. Confira essa categoria no financeiro depois do primeiro lançamento.
O APLICATIVO NÃO EMITE DOCUMENTO FISCAL
Diga isso com todas as letras para quem perguntar: nada dentro deste aplicativo emite nota. O que ele faz é criar o cliente, criar o item se ele não existir e lançar a venda no ERP.
A tela de apresentação da integração traz Emissão de notas fiscais entre os benefícios. Isso quer dizer que a venda importada fica disponível no ERP para virar nota — a emissão em si acontece no módulo fiscal do ERP, pelas telas de nota fiscal, e não dentro do aplicativo. Qual documento sai depois é consequência da escolha entre produto e serviço.
Qual dos dois tipos é o correto para o seu curso, mentoria, ebook ou comunidade é uma decisão sua com o seu contador. O suporte não opina sobre isso e não decide por você.
QUANDO O ITEM AINDA NÃO EXISTE NO ERP
Se o infoproduto ainda não tem cadastro no ERP, o aplicativo cria um na hora do lançamento, usando o nome do infoproduto como nome e o código do infoproduto da Hotmart como código. Depois disso o item passa a existir na lista Produtos ou na lista Serviços do aplicativo.
A MENSAGEM QUE TRAVA A SINCRONIZAÇÃO
Se você mandar sincronizar como serviço um infoproduto que já está vinculado como produto, aquela venda para e o aplicativo registra: O item (nome do infoproduto) já está vinculado como produtos, e não pode ser sincronizado como servicos. O contrário acontece igual, com as palavras trocadas. Essa mensagem aparece na relação de vendas com erro na sincronização. Não é erro de conexão nem falha da Hotmart: é a regra de um vínculo por infoproduto funcionando.
COMO TROCAR O VÍNCULO
São dois lugares, e também é lista fechada.
Nas listas Produtos e Serviços do aplicativo, cada linha de item já sincronizado tem um botão com ícone de elo e a dica Alterar vínculo. Ele pede confirmação com a frase Este infoproduto está sincronizado como Produto. Deseja alterar o vínculo para Serviço? (ou o inverso, quando você está na lista de Serviços). Confirmando, o aplicativo troca o vínculo e leva você para a outra lista.
E na lista de vendas, quando você clica em Gerar produto ou Gerar serviço num tipo diferente do vínculo que já existe, aparece a confirmação Esta venda inclui um infoproduto vinculado anteriormente como Produto. Deseja alterar o vínculo para Serviço? Se você confirmar, o vínculo é trocado e a tela da venda abre em seguida.
Os dois caminhos executam a mesma troca; o que muda é só para onde você vai depois de confirmar.
O QUE ALTERAR O VÍNCULO FAZ DE VERDADE
Ao confirmar, o aplicativo pega o cadastro que está vinculado hoje no ERP, cria um cadastro novo do outro tipo com os mesmos dados, inclusive o mesmo nome e o mesmo código, e passa a apontar o infoproduto para esse cadastro novo. Em seguida ele apaga a amarração antiga, que é o registro do lado do Hotmart, não o cadastro do ERP.
Resultado: o produto (ou serviço) antigo continua lá, do jeito que estava, com o histórico dele. O novo nasce sem histórico. Quando o novo é um produto criado a partir de um serviço, ele nasce com a movimentação de estoque desligada.
Se o cadastro que estava vinculado tiver sido excluído do ERP, a troca não acontece e o aplicativo responde que aquele produto (ou serviço) não foi vinculado ainda.
Depois da troca, decida no ERP o que fazer com o cadastro antigo. Essa parte é cadastro comum do ERP e se responde pelas fontes de produto e de serviço.
O QUE ACONTECE COM AS VENDAS JÁ GERADAS
Nada. Venda já lançada não muda de tipo. Uma venda que entrou como venda de produto continua venda de produto no ERP, com o item antigo, mesmo depois de você trocar o vínculo. Na lista do aplicativo aquela venda também continua marcada com o tipo em que nasceu. O vínculo novo vale para as próximas sincronizações e para os próximos lançamentos.
Se uma venda já lançada está no tipo errado, o caminho é mexer nela no ERP, pela venda, e não pelo botão de vínculo.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
Cadastro duplicado depois da troca. É o mais comum. O cliente troca o vínculo esperando conversão, e aparece um segundo item com o mesmo nome no ERP. Está correto pelo funcionamento atual: um é o antigo, o outro é o novo. Nenhum dos dois é apagado sozinho.
Trocar o vínculo achando que a venda já gerada vai mudar. Não vai. A venda antiga fica no tipo em que nasceu.
Erro de item já vinculado no meio de uma sincronização grande. Você escolheu Venda de serviços no campo Tipo, mas aquele infoproduto entrou antes como produto. Só aquela venda para; as outras seguem normalmente e o erro fica listado no fim. Resolva o vínculo e sincronize de novo o período.
Infoproduto baixando estoque. Depende do caminho por onde o cadastro nasceu, e são só dois. Pelo Alterar vínculo e pelos botões Gerar produto e Gerar serviço, o produto é criado com a movimentação de estoque desligada. Pela sincronização de vendas em lote, não: ali o aplicativo não manda essa marcação e o ERP cria o produto com a movimentação de estoque ligada, que é o padrão dele para produto novo. Como infoproduto não tem estoque físico, é assim que aparece estoque negativo depois de um lote grande. O ajuste é no cadastro do produto, dentro do ERP, e ele não mexe nas vendas que já foram lançadas.
Nota que não sai do jeito esperado. Antes de abrir chamado de nota, confirme duas coisas: se a venda no ERP é de produto ou de serviço, e em qual lista do aplicativo o infoproduto aparece. Com isso na mão, o atendimento sobre a emissão continua pelas fontes de nota fiscal do ERP.
O QUE NÃO É DESTA FONTE
Cadastro de produto e de serviço, venda, categoria financeira, forma de pagamento e emissão de nota fiscal são do ERP e se respondem pelas fontes do ERP. Regra tributária, escolha entre produto e serviço e efeito contábil são do seu contador. Preço, taxa e regra comercial da plataforma são da Hotmart.
Esta fonte responde pelo VÍNCULO: um tipo por infoproduto, o que muda na venda e o que a troca faz. Como a sincronização em lote roda, as listas do aplicativo, os relatórios e o caminho de gerar a venda uma a uma têm cada um a sua fonte nesta pasta.