Hotmart: de-para de situações e de formas de pagamento
Toda compra que vem da Hotmart chega com duas informações que o ERP não conhece: a situação do pedido e o meio de pagamento. Antes de gerar a venda, o aplicativo precisa traduzir essas duas informações para uma situação de venda e uma forma de pagamento que existam no seu ERP. Essa tradução é o de-para. Enquanto ela não acontece, a sincronização automática não consegue lançar a venda.
AS DUAS CAUSAS MAIS COMUNS DE VENDA QUE NÃO ENTRA
Uma é o meio de pagamento sem tradução. A venda para com a mensagem "Forma de pagamento do pedido não foi mapeada para o ERP".
A outra é a situação do pedido sem tradução. A venda para com a mensagem "Situação do pedido não foi mapeada para o ERP".
O sistema confere primeiro a forma de pagamento. Se as duas traduções estiverem faltando, a mensagem que aparece é a da forma de pagamento — resolvida ela, a próxima tentativa pode parar na situação.
As duas mensagens são registradas por venda, identificadas pelo código da transação, dentro da mensagem da sincronização que estava rodando. Elas não aparecem como alerta na tela: quem sincroniza por lote precisa abrir a sincronização para ler. Uma venda que parou por esse motivo não é gravada: nem cliente, nem venda, nem parcela.
O MECANISMO QUE NINGUÉM ADIVINHA: O CASAMENTO POR NOME
Se você não cadastrou o de-para daquela referência, o sistema não desiste na hora. Ele tenta casar sozinho pelo nome.
O nome que ele usa é o nome da referência como aparece nas listas deste documento — "Aprovado", "Pix", "Cartão de crédito" — e não o código técnico que a Hotmart manda. Para a situação, ele procura no seu ERP uma situação de venda com esse nome exato. Para o pagamento, procura uma forma de pagamento com esse nome exato. Exato mesmo: acento, maiúscula e espaço contam.
Se achar nome idêntico, a venda entra usando esse registro. Se não achar, a venda para com uma das duas mensagens acima.
É por isso que a mesma integração funciona para uma empresa e falha para outra sem ninguém mudar nada: uma tinha uma situação chamada "Aprovado" no ERP, a outra não.
E é por isso que renomear cadastro do ERP não é a solução. O nome do ERP é seu, você vai mexer nele de novo, e no dia em que mexer as vendas param outra vez. A solução correta é cadastrar o de-para. Cadastrado o de-para, o nome deixa de contar: vale o registro que você amarrou.
AS 17 SITUAÇÕES DA HOTMART - LISTA FECHADA
Estas são todas as situações que a Hotmart envia, e a lista é fechada: não existe outra, e não dá para criar referência nova.
Aprovado, Atrasado, Bloqueado, Boleto Impresso, Cancelado, Completo, Em Análise, Estorno, Expirado, Iniciado, Parcialmente Reembolsado, Pré-Pedido, Processando Transação, Protestado, Reembolsado, Sem Fundos, Aguardando Pagamento.
OS 17 MEIOS DE PAGAMENTO DA HOTMART - LISTA FECHADA
Estes são todos os meios de pagamento que a Hotmart envia, e a lista também é fechada.
Boleto, Boleto financiado, Cartão de crédito, Carteira, Débito, Dinheiro, Google Pay, Híbrido, Hotcard, Parcela financiada, Paypal, Paypal Internacional, Picpay, Pix, Samsung Pay, Transferência, Transferência manual.
Não procure nessas listas o nome dos seus cadastros. O que aparece nelas é o vocabulário da Hotmart. O nome do seu cadastro aparece do outro lado do de-para.
COMO CADASTRAR O DE-PARA
O cadastro é feito nas telas Situações e Formas de pagamento do próprio aplicativo da Hotmart. Elas são do aplicativo, não são as telas de cadastro do ERP - mudar coisa lá no ERP não cria de-para nenhum.
Em cada linha você escolhe duas coisas: a referência da Hotmart, tirada das listas fechadas acima, e o registro do seu ERP que vai receber aquelas vendas. Os dois lados vêm de listas prontas.
As situações oferecidas são as situações de venda cadastradas no seu ERP. As formas de pagamento oferecidas são as formas do seu ERP que servem para recebimento; forma marcada só como pagamento não aparece ali, e isso é esperado.
Você não precisa amarrar as 17 de uma vez. Amarre as que os seus pedidos realmente usam. Mas toda referência que chegar sem de-para e sem nome idêntico no ERP vai parar a venda.
AS REGRAS DO CADASTRO
Cada referência da Hotmart só pode ser amarrada uma vez. Se você tentar cadastrar a mesma referência de novo, o sistema recusa com "Referência já cadastrada." Para mandar aquelas vendas para outro registro do ERP, edite o de-para que já existe em vez de criar um segundo.
O caminho contrário é permitido: vários de-para diferentes podem apontar para a mesma situação ou para a mesma forma de pagamento do ERP. É assim que se joga Aprovado e Completo na mesma situação, por exemplo.
Os três campos são obrigatórios. Faltando um, o cadastro é recusado com "O ID da forma de pagamento é obrigatório.", "O nome da forma de pagamento é obrigatório." ou "A referência é obrigatória." Nas situações as recusas são "O ID da situação é obrigatório.", "O nome da situação é obrigatório." e "A referência é obrigatória."
Cadastrar e alterar o de-para fica registrado no log do sistema, com o nome do registro do ERP e a referência da Hotmart.
O QUE O DE-PARA DE PAGAMENTO DECIDE NO FINANCEIRO
A forma de pagamento escolhida no de-para não serve só para preencher um campo. Ela manda nas parcelas da venda.
Quando a compra tem mais de uma parcela, a venda entra como parcelada, com o mesmo número de parcelas que veio da Hotmart. O intervalo entre os vencimentos vem do intervalo de parcelas configurado naquela forma de pagamento do ERP. Se essa forma não tiver intervalo configurado, o sistema usa 30 dias. Esse mesmo intervalo vale para a primeira parcela: ela não vence na data do pedido, vence um intervalo depois dela. O valor é dividido igualmente e o ajuste de centavos do arredondamento cai na última parcela.
Quando a compra é em parcela única, a venda entra à vista, com uma parcela só, vencendo na data do pedido.
Trocar o de-para para uma forma de pagamento com outro intervalo muda as vendas que entrarem daí em diante. Não mexe nas que já entraram.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
Amarrar a referência errada. O cadastro aceita qualquer combinação, então dá para ligar Cancelado a uma situação de venda concluída sem o sistema reclamar. A venda entra, sem erro nenhum, na situação errada - e o erro só aparece depois, no relatório ou no estoque. Confira a linha antes de salvar.
Excluir o de-para para "limpar". Assim que ele sai, aquela referência volta a depender do casamento por nome. Se não existir no ERP um registro com o nome exato, as próximas vendas voltam a parar com a mensagem de não mapeada.
Esperar que o de-para conserte vendas antigas. Ele não reprocessa nada. As vendas que falharam antes continuam de fora; elas precisam entrar de novo pela sincronização, depois que o de-para estiver certo.
Amarrar a situação a um registro do ERP e depois excluir esse registro no ERP. O de-para passa a apontar para o vazio e a venda para de novo, com a mesma mensagem.
Confundir a referência com o cadastro. Ninguém precisa ter uma forma de pagamento chamada Hotcard ou Boleto financiado no ERP. Essas são referências da Hotmart; você pode mandar todas elas para uma única forma de pagamento sua, se for isso que o seu financeiro precisa.
O DE-PARA NÃO TRAVA O CAMINHO DE UMA VENDA SÓ
Faltando o de-para, quem para é a sincronização em lote. Os botões Gerar produto e Gerar serviço, que abrem o formulário de venda linha a linha, não param: sem de-para e sem nome idêntico no ERP, a situação e a forma de pagamento simplesmente chegam em branco no formulário, e você escolhe na hora. É a saída para destravar uma venda urgente enquanto o de-para não é criado, e esse caminho tem fonte própria nesta pasta.
ONDE ISSO NÃO SE RESOLVE
Como cadastrar situação de venda, forma de pagamento, intervalo de parcelas e conta bancária é assunto do ERP, e está nas fontes do ERP - este aplicativo só consome o que já existe lá.
O erro de não mapeada que aparece durante um lote, junto com o código da transação, é assunto da sincronização de vendas da Hotmart.
O desenho comum de de-para entre canais e o roteiro geral de integração de meio de pagamento estão nas fontes de marketplaces e e-commerce e de meios de pagamento.