Notas de compras: baixar da SEFAZ e manifestar no sistema

O sistema busca na SEFAZ as notas que os fornecedores emitiram contra o seu CNPJ, guarda os arquivos na sua conta e permite dizer se você aceita ou não cada uma. É assim que você para de depender do fornecedor mandar o XML por e-mail.

ONDE FICA
Estoque › Compras, e ali no botão NOTAS DE COMPRAS. A listagem mostra chave (ou o número, quando é nota de serviço), data, fornecedor, compra vinculada, tipo, situação, valor total e loja. O botão de colunas, ao lado, liga e desliga o que aparece. A busca avançada filtra por loja, chave, fornecedor, tipo e período.

DOIS TIPOS DE NOTA NA MESMA TELA
A coluna Tipo separa NF-e (mercadoria) de NFS-e (serviço), e o caminho de cada uma é diferente:
- NF-e vem da SEFAZ ou do arquivo do fornecedor, passa pela manifestação e vira compra de produtos;
- NFS-e entra só pela importação manual do arquivo, NÃO tem manifestação — nota de serviço é da prefeitura, a SEFAZ não distribui — e vira compra de serviços.

COMO TRAZER A NOTA
O botão IMPORTAR XML abre duas opções: PRODUTOS e SERVIÇOS.

Em PRODUTOS a tela tem dois cartões:
- Envie o XML da nota de compra — clique em Selecionar arquivo XML ou arraste o arquivo que o fornecedor mandou para a área tracejada. Escolher o arquivo já envia; não há botão de confirmar;
- Veja como funciona, ao lado — explica os três passos e, embaixo, traz o botão Importar da Sefaz, para quem não tem o arquivo: o sistema se conecta à SEFAZ e baixa as NF-e emitidas para o seu CNPJ nos últimos 90 dias.

No Importar da Sefaz aparece a pergunta "Você deseja importar suas notas fiscais de compras?". Confirme e aguarde: a busca varre a fila de documentos e pode demorar. No fim, o sistema avisa que as notas foram importadas e mostra a listagem.

Em SERVIÇOS existe só a importação manual do XML. Assim que o arquivo entra, o sistema já oferece gerar a compra de serviços na hora.

PRECISA DE CERTIFICADO para falar com a SEFAZ. Quem usa certificado A3 precisa do aplicativo desktop rodando no computador também nessa hora.

O QUE VEM E O QUE AINDA NÃO VEM
A nota importada da SEFAZ entra apenas REGISTRADA: não mexe em estoque, não cria conta a pagar. É só o registro do que foi emitido contra você.

E, no primeiro momento, quase sempre vem só o resumo — chave, fornecedor, data e valor. O arquivo XML completo ainda não. É a manifestação que libera o arquivo.

A SITUAÇÃO DE CADA NOTA
A coluna Situação mostra:
- NÃO INFORMADA — chegou e você ainda não disse nada à Receita;
- CONFIRMADA — você reconheceu a operação;
- RECUSADA — você desconheceu a operação;
- INFORMADA — a SEFAZ respondeu que aquela nota já tinha manifestação registrada, feita antes e fora daqui.

Essa coluna é sobre a SUA manifestação. Ela não diz se o fornecedor cancelou a nota: o sistema não guarda os eventos do emitente, então o cancelamento dele não aparece nessa tela nem antes nem depois de você manifestar. Para conferir a situação de uma chave específica, a consulta é no portal da SEFAZ — e manifestar nota já cancelada é permitido pelas regras fiscais.

COMO MANIFESTAR
Clique em cima da situação quando ela estiver como Não informada — só nesse estado ela é clicável. O sistema pergunta se você quer CONFIRMAR ou RECUSAR aquela nota emitida para a sua empresa.
- Confirmar registra a confirmação da operação: a mercadoria é sua.
- Recusar registra o desconhecimento da operação: você não reconhece aquela nota.

Depois de manifestar, o sistema avisa que em breve a nota estará disponível para download. O XML não cai sozinho na sua conta: quem busca é a importação. Cerca de uma hora depois, a listagem passa a mostrar um aviso amarelo ("Você possui N novas notas de compra na Receita para baixar") com o botão Baixar nota(s), que faz a busca na hora.

Cada nota se manifesta uma vez pelo sistema. Se você tentar de novo, aparece que a nota já foi informada — inclusive quando a manifestação foi feita em outro programa.

O QUE DÁ PARA FAZER COM A NOTA
Na coluna de ações de cada linha:
- GERAR COMPRA — transforma a nota em compra, com produtos, quantidades e valores já preenchidos. Nessa tela, para fornecedor, transportadora e produto que ainda não existem no seu cadastro, o sistema pergunta se você quer cadastrar (Sim, Não ou Buscar no sistema, para apontar um já existente);
- BAIXAR XML — salva o arquivo no seu computador;
- IMPRIMIR DANFE — abre a nota impressa;
- DELETAR — remove o registro.

As três primeiras só funcionam com o XML já em mãos. Se você clicar nelas antes de manifestar, o sistema avisa que a nota está indisponível e pede para Confirmar ou Recusar primeiro.

Deletar não funciona se a nota já gerou uma compra — e tentar gerar compra de novo também não: o sistema mostra o link da compra que já existe.

O botão EXPORTAR XML'S, no topo, baixa em lote os XML das notas de compra do período — é o que se manda para a contabilidade.

QUANDO APARECE AVISO DE CONSUMO INDEVIDO
Se a listagem mostra um aviso de consumo indevido na SEFAZ, é porque houve consultas demais em pouco tempo e o acesso ficou bloqueado. O sistema também segura a próxima consulta por uma hora e informa a data e a hora em que ela volta a ser possível. O que resolve:
- se você consultou e recebeu "Não existem notas fiscais para serem importadas", espere 1 hora antes de tentar de novo;
- garanta que só UM software esteja capturando notas com o seu certificado;
- verifique se a contabilidade não está fazendo a mesma busca por outro sistema;
- e se outro funcionário não está consultando ao mesmo tempo.