Estoque: ajuste e transferência
São os dois lançamentos manuais de estoque, e a diferença entre eles é o que mais confunde.
AJUSTE muda o total da empresa. TRANSFERÊNCIA só muda de lugar.
AJUSTE DE ESTOQUE (Estoque › Ajustes)
Corrige o saldo para a quantidade real, quando o sistema e a prateleira não batem. É o caminho para inventário, perda, quebra, sobra e erro de digitação.
No formulário, no card "Defina o tipo do ajuste", você escolhe a Movimentação — Entrada ou Saída. Entrada aumenta o saldo, Saída diminui; trocar o tipo limpa a lista de produtos. Depois, no card "Informe os produtos do ajuste", monta a lista: para cada item, a Quantidade e o Custo. Passe o mouse na quantidade para ver o estoque atual e comparar antes de confirmar.
Se o produto tem variação, você escolhe qual. Se tem controle de lote, informa o lote — e, numa entrada, também a data de fabricação e a validade.
Há campos de valor de frete e valor total, e o card "Anote as observações do ajuste". Vale usar a observação: seis meses depois, "por que este ajuste foi feito" precisa ter resposta.
DEPOIS DE LANÇADO
Na lista, cada ajuste tem os botões Visualizar, Clonar e Imprimir A4. Clonar abre um ajuste novo já preenchido com os mesmos itens (a tela se chama "Clonar ajuste"), útil para repetir um lançamento. Na visualização ficam os botões Clonar e Imprimir. Ajuste lançado não se edita nem se exclui: o conserto é outro ajuste.
O QUE O AJUSTE NÃO FAZ — e é onde mora a dúvida
O valor que você informa no ajuste é apenas informativo, para o seu controle interno e para os relatórios de estoque. Ele:
- NÃO gera lançamento no financeiro. Ajuste de entrada não cria conta a pagar, e ajuste de saída não cria conta a receber. Se você comprou mercadoria, o caminho é a compra, não o ajuste.
- NÃO recalcula o custo do produto nem o custo médio. Quem mexe nesses dois é a compra. Ajuste de entrada com valor de custo diferente não puxa a média para cima nem para baixo.
O mesmo vale para a transferência: ela move quantidade, e não gera financeiro nem mexe no custo.
TRANSFERÊNCIA (Estoque › Transferências)
Move quantidade de uma loja para outra: sai de uma, entra na outra, e o total da empresa não muda.
Você escolhe a Loja de origem e a Loja de destino, e depois os produtos, com variação e lote quando houver. A lista de produtos só abre depois de escolhida a loja de origem, porque é o saldo dela que será consumido. O valor total é a soma do custo dos itens.
Cada transferência ganha um Código próprio, que aparece na lista (transferências antigas mostram "----") e pode ser usado na busca avançada.
NF-E DA TRANSFERÊNCIA
Na lista, cada transferência tem os botões Visualizar, Imprimir A4 e Gerar NF-e; na visualização, o botão Gerar NF-e fica no topo. Ele abre o formulário da nota já preenchido com a transferência. A nota sai pelo CNPJ, pela numeração e pelo certificado da loja de origem, com o valor de custo de cada item (não o de venda). Depois de emitida, o número aparece na coluna NF-e da lista e na aba Nota fiscal da visualização, com o botão Imprimir DANFE.
Cancelar a nota fiscal NÃO desfaz a transferência: o estoque continua transferido.
Quando o Gerar NF-e não segue, o sistema diz o motivo:
- "A emissão de NF-e não faz parte do seu plano."
- "Você não possui permissão para emitir NF-e!"
- "Já existe uma nota fiscal vinculada a esta transferência!"
- "A nota fiscal desta transferência está sendo enviada. Aguarde o retorno da SEFAZ."
- "Antes de emitir a primeira nota é preciso concluir a configuração fiscal." — com os botões Agora não e Configurar agora.
- "Apenas a loja de origem, (nome da loja), pode emitir a NF-e desta transferência." — troque para a loja de origem.
Se já existe uma nota em rascunho para a transferência, o botão abre essa nota para você terminar.
Por isso a transferência só faz sentido para quem tem mais de uma loja. Com uma loja só, origem e destino seriam a mesma, e não há o que transferir — nesse caso o que você quer é ajuste.
AS DUAS SÓ VALEM para produto marcado como "Movimenta estoque".
QUAL USAR
- O saldo está errado e você quer corrigir: ajuste.
- A mercadoria mudou de loja: transferência.
- Produto quebrou ou foi perdido: ajuste de saída.
- Achou mercadoria que não estava no sistema: ajuste de entrada.
- Chegou mercadoria do fornecedor: nem um nem outro — é compra.