Importar XML: qual dos caminhos é o seu

COMECE POR AQUI: DE QUEM É O XML?

"Como importo o XML" tem caminhos diferentes no sistema, e escolher o errado faz perder tempo. Uma pergunta separa quase todos os casos: de quem é esse arquivo?

Na prática, quase toda dúvida cai nos dois primeiros casos abaixo. Transporte e manifesto são os mais raros — só entram quando a pessoa fala mesmo em conhecimento de transporte ou em manifesto de carga.

1. O XML É DE UM FORNECEDOR — A NOTA DE COMPRA (o caso mais comum)

É o XML da nota que o fornecedor emitiu contra você, e o objetivo é dar entrada na mercadoria e no financeiro.

COMO CHEGAR: Estoque › Compras › Produtos e, no topo da listagem, o botão Mais ações › Importar XML. Para nota de serviço tomada, o mesmo Mais ações na tela de Compras › Serviços.

A tela abre com dois lados, e é isso que resolve a maior parte dos casos:

  • IMPORTAR XML MANUALMENTE — quando você JÁ TEM o arquivo. Clique em "Selecionar arquivo XML" e envie.
  • IMPORTAR XML AUTOMATICAMENTE — quando você NÃO TEM o arquivo. O botão "Importar da Sefaz" busca na Sefaz as NF-e emitidas nos últimos 90 dias para o CNPJ da sua empresa e arquiva na sua conta.

Guarde o segundo: "o fornecedor não me mandou o XML" quase sempre se resolve ali mesmo, sem depender de ninguém. O limite é o prazo — a busca alcança os últimos 90 dias.

Também dá para anexar o XML a uma compra que você já lançou à mão, pela própria linha da compra na listagem.

O que decide o custo que vai para o produto e como o sistema reconhece um produto que você já tem cadastrado é configuração, não o arquivo — isso tem conteúdo próprio.

2. AS NOTAS RECEBIDAS QUE JÁ ESTÃO NO SISTEMA

Depois de importadas, as notas do fornecedor ficam guardadas em uma listagem própria, e é dali que nasce a compra.

COMO CHEGAR: Fiscal › Notas de compras — ou, sem sair de Compras, o mesmo Mais ações › Notas de compras.

Na linha de cada nota você tem Gerar compra, que cria a compra com os itens e valores da nota, além de Baixar XML e da exclusão.

É aqui que se responde "importei e não entrou no estoque": importar apenas GUARDA a nota. Quem movimenta estoque e financeiro é a compra gerada a partir dela, conforme a situação escolhida.

3. AS NOTAS QUE VOCÊ MESMO EMITIU, EM OUTRO SISTEMA

É o caso de quem migrou: você tem os XML das suas próprias vendas, emitidos no sistema anterior, e quer o histórico aqui dentro.

COMO CHEGAR: Fiscal › Opções auxiliares › Importar XML. Nas listagens de nota existe o mesmo atalho, com o nome "Importar minhas notas emitidas".

Atenção à diferença: essa tela é para as SUAS notas. XML de fornecedor colocado aí não dá entrada em estoque — para isso o caminho é o do caso 1.

Essa tela recebe só NF-e e NFC-e. Nota de serviço (NFS-e) colocada nela é recusada como arquivo inválido: a NFS-e tem tela própria, no caso abaixo.

3B. AS NOTAS DE SERVIÇO (NFS-e) QUE VOCÊ EMITIU FORA DO SISTEMA

É a NFS-e que você emitiu no portal da prefeitura, no emissor nacional ou em outro sistema, e quer ver na sua lista de notas de serviço.

COMO CHEGAR: Fiscal › Notas de serviços, botão Mais ações no topo, opção Importar XMLs.

1. No quadro "Escolha o que cadastrar junto com as notas", deixe ligado o que o sistema deve criar a partir do XML: Notas fiscais, Clientes (tomadores que não estão cadastrados) e Serviços (serviços das notas que não estão cadastrados).
2. Solte os arquivos na área tracejada ou clique nela para selecionar. Vão até 50 arquivos .xml por vez, de até 5 MB cada. O envio começa na hora.
3. Ao terminar, você volta para a lista de NFS-e com as notas importadas.

A nota importada entra como já autorizada e não é enviada de novo à prefeitura. Quem emitiu a nota (o prestador) precisa ser uma loja ativa da sua empresa à qual você tenha acesso.

Se a NFS-e foi emitida por OUTRA empresa para você (serviço que você contratou), ela não entra por aqui: o sistema avisa e indica Notas de compras › Importar XML de NFS-e. A mesma tela tem o atalho Importar nota de compra.

4. O XML É DE UM CT-e (conhecimento de transporte)

Só vale quando o documento é mesmo um conhecimento de transporte. A importação fica dentro do aplicativo CT-e e tem regra própria: no envio manual, o CNPJ de quem emitiu o arquivo precisa ser o da loja aberta, então CT-e de uma transportadora costuma ser recusado por aí — nesse caso o caminho é a busca na Sefaz, dentro do mesmo aplicativo.

5. O XML É DE UM MDF-e (manifesto de carga)

Também tem importação própria, dentro do aplicativo MDF-e, para trazer um manifesto emitido em outro sistema.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO

"Importei e não entrou no estoque." Importar guarda a nota; a entrada acontece na compra gerada a partir dela, e depende da situação em que essa compra fica.

"O fornecedor não me mandou o XML." Use Importar da Sefaz, na mesma tela do caso 1. Ela alcança os últimos 90 dias.

"Importei minha nota antiga de venda e não achei em Compras." Nota que você emitiu não vira compra: ela entra pelo caso 3 e fica no Fiscal.

"Coloquei o XML do fornecedor em Opções auxiliares e o estoque não mexeu." É a tela errada para esse objetivo — refaça pelo caso 1.

"Tentei importar o XML da minha NFS-e e deu arquivo inválido." Você usou a tela da NF-e (Opções auxiliares › Importar XML ou "Importar minhas notas emitidas"). NFS-e entra pelo caso 3B, na lista de Notas de serviços.

"Este arquivo é um XML de NF-e (produtos). Importe-o em NF-e › Importar XML." É o contrário: XML de nota de produto enviado na tela da NFS-e. Use o caso 3.

"Esta NFS-e foi emitida por outra empresa para você. Importe-a em Notas de compras › Importar XML de NFS-e." A nota é de um prestador que atendeu você; não é sua nota emitida.

"O prestador desta NFS-e não é uma loja ativa da empresa." O CNPJ de quem emitiu a nota não é de nenhuma loja ativa sua.