Produtor rural: rejeições de série e de numeração duplicada (495 e 539)

Quem emite NF-e com CPF — o caso do produtor rural — tem duas regras de numeração que não valem para empresa com CNPJ. Ignorar qualquer uma das duas dá rejeição, e as duas se resolvem no mesmo campo: a SÉRIE.

CPF DO EMITENTE COM SÉRIE INCOMPATÍVEL (495)
A SEFAZ separa faixas de série por tipo de emitente. Quem emite como pessoa física não pode usar a mesma faixa de quem emite como pessoa jurídica.

Para emitir por sistema próprio, como o seu, o emitente pessoa física usa série entre 920 e 969. A faixa de 890 a 899 existe, mas é reservada às emissões feitas dentro do próprio sistema da SEFAZ — não serve aqui. A regra vale para NF-e, NFC-e e MDF-e.

O conserto é trocar a série para um número dentro de 920 a 969. Você faz isso em dois lugares:
- na nota que está reprovada, no campo Série dos dados gerais, para resolver o caso de agora;
- em Configurações › Gerais, aba Fiscal, no campo Série NF-e, para as próximas nascerem certas.

DUPLICIDADE DE NF-e, COM DIFERENÇA NA CHAVE DE ACESSO (539)
Esta é a que mais confunde, e o motivo é pouco conhecido: no produtor rural a SEFAZ controla a sequência de numeração pelo CPF, NÃO pela inscrição estadual.

Quem tem mais de uma propriedade tem mais de uma inscrição estadual, todas amarradas ao mesmo CPF. Se você usa a mesma série nas duas, a nota número 136 emitida por uma inscrição colide com a número 136 emitida pela outra: para a SEFAZ é o mesmo CPF repetindo o número. A chave de acesso sai diferente porque a inscrição é outra — daí a mensagem falar em "diferença na chave de acesso".

A solução é dar UMA SÉRIE PARA CADA INSCRIÇÃO ESTADUAL. Com três propriedades, por exemplo, use 920, 921 e 922 — uma para cada. As sequências passam a correr separadas e param de colidir.

Para descobrir quantas inscrições estão ligadas ao seu CPF, consulte o Cadastro Centralizado de Contribuintes (CCC). É comum aparecerem inscrições antigas de que o produtor nem lembrava — e são elas que costumam causar a colisão.

SE VOCÊ TEM MAIS DE UMA PROPRIEDADE NO SISTEMA, cada uma é uma loja em Configurações › Empresas / Lojas, e a série é configurada dentro de cada uma.