NFS-e: "Já existe um lote declarado com esta numeração" e nota que consta na prefeitura mas não no sistema
Ao emitir NFS-e, a prefeitura pode devolver mensagens como "Já existe um lote declarado com esta numeração". O texto exato varia por cidade, mas o mecanismo é o mesmo.
O QUE ACONTECEU
A NFS-e sai de um RPS enviado em lote, e a numeração desse RPS/lote é uma sequência única combinada com a prefeitura. A mensagem quer dizer que o número enviado JÁ FOI USADO lá: a prefeitura já tem um lote declarado com ele. Quem recusa é o sistema da prefeitura — a mensagem só é repassada.
POR QUE ACONTECE
- Alguém (muitas vezes o contador) emitiu ou declarou nota direto no portal da prefeitura, consumindo números da sequência.
- VIRADA DO ANO: em várias cidades a numeração do RPS/lote carrega o próprio ano. Na primeira emissão de janeiro a numeração muda, e é quando esses erros mais aparecem — se a sequência estiver fora de sincronia, a prefeitura acusa número já usado.
O QUE CONFERIR
O ponto de partida é o portal da prefeitura: consulte lá qual foi o último RPS/lote declarado e compare com o que o sistema está enviando. A numeração do RPS se ajusta nas configurações fiscais da empresa (Configurações › Gerais, aba Fiscal, bloco da NFS-e — os campos variam por cidade).
UMA SITUAÇÃO PARENTE: A NOTA CONSTA NA PREFEITURA, MAS NÃO NO SISTEMA
Às vezes o inverso aparece: a nota consta como emitida no portal da prefeitura (por exemplo, no GISS Online) e no sistema ela está reprovada ou com erro. Isso indica que o lote foi processado lá, mas o retorno não chegou a ser refletido aqui. Antes de emitir de novo, confira no portal se a nota já existe — reemitir sem conferir pode gerar nota em duplicidade na prefeitura.